Zmluvná dokumentácia medzi obchodnými subjektmi je na trhu s drahými kovmi kľúčová vzhľadom na samotnú povahu obchodovanej veci. Zmluvy, protokoly, formuláre alebo iné dokumenty musia byť v dokonalom poriadku a prístupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek (ideálne všetky elektronicky). Preto má spoločnosť IXTENT vo svojom portfóliu riešenie na elektronizáciu procesu odovzdávania dokumentov s využitím technológie biometrického podpisovania dokumentov pomocou podpisovacích tabletov.

O spoločnosti
Spoločnosť GOLDEN GATE je lídrom na českom trhu s investičnými drahými kovmi. Klientom však môže ponúknuť niečo ešte cennejšie ako drahé kovy: ekonomický kontext a pochopenie princípov fungovania sveta peňazí a v neposlednom rade dlhodobú víziu, ako budovať vlastné bohatstvo v súlade s ekonomickými cyklami. Spoločnosť Golden gate určuje trendy v oblasti sporenia do drahých kovoch vytvorením revolučného produktu s názvom Komoditný účet, ktorý ako prvý na trhu ponúka sporenie do zlata, striebra a platiny v rámci jedného produktu.

Situácia/zadanie klienta
Spoločnosť GOLDEN GATE v súčasnosti vykonáva veľký počet dokumentových operácií súvisiacich s bežným fungovaním spoločnosti manuálne, pričom používa papierové kópie dokumentov. S rastom spoločnosti a počtu jej zákazníkov rastie aj zložitosť obsahu a objemu zmluvnej dokumentácie. To má za následok zvýšenie nákladov na archiváciu, ale predovšetkým na správu dokumentov vo všeobecnosti.

Elektronizácia kľúčových dokumentových agend, najmä procesu odovzdávania drahých kovov zákazníkovi alebo výkupu kovov, má za cieľ ušetriť náklady, zjednodušiť prácu svojim zamestnancom a v neposlednom rade zvýšiť komfort služieb zákazníkov. Zároveň je dôležité, aby bol celý proces v súlade s platnými právnymi predpismi a aby nové digitalizované dokumenty obstáli v prípadných právnych sporoch.
Požiadavkou klienta je tiež využiť existujúcu platformu (informačný systém GOLDEN GATE – GIS) ako centrálne úložisko dokumentov.

Návrh riešenia spoločnosti IXTENT
Po analýze potrieb klienta bol vybraný vhodný softvér (od nemeckého výrobcu Signotec), ktorý sa špecializuje výlučne na oblasť elektronického podpisovania. Výhodou ponúkaného riešenia je jeho robustnosť, osvedčenosť a integrácia so systémami tretích strán v akomkoľvek prostredí pomocou štandardizovaných rozhraní na komunikáciu so systémami.
Riešenie pozostáva zo softvéru signoSign UNIVERSAL a podpisových tabletov vrátane implementácie založenej na poskytovaní služieb na príjem dokumentu a automatické odosielanie podpísaného dokumentu do webovej služby zákazníckeho informačného systému.

Softvér signoSign/Universal Server je multiplatformové riešenie, ktoré dokáže zabezpečiť podpisovanie na pracovných staniciach a notebookoch prostredníctvom podpisových podložiek, a takisto aj na špeciálnych tabletoch s aktívnym displejom a perom. Na tabletoch môže byť nainštalovaný systém Windows, Android alebo iOS. Samotné podpisovanie sa vykonáva priamo v internetovom prehliadači.

Opis scenára riešenia
Systém signoSign/Universal možno integrovať takmer s akýmkoľvek systémom. Po úvodnej analýze bola na komunikáciu s IS klienta a proces podpisovania zvolená integrácia pomocou služieb REST – REST API:
V rámci implementácie sa vytvorí webová služba na prijímanie dokumentov.

Koncový zákazník sa po príchode na výdajné miesto spoločnosti GOLDEN GATE ohlási na recepcii. Recepcia ho zaradí do „fronty“ v informačnom systéme GIS (GOLDEN GATE). Zamestnanec, ktorý vydáva tovar vidí zákazníka v systéme GIS (Vyzdvihnutie > Pobočka) – po novom je tam tlačidlo „Odoslať doklad do tabletu“, ktoré stlačí, systém GIS vygeneruje predvyplnený protokol/zmluvu už podpísanú za stranu Golden gate, v PDF je jedno pole na vyplnenie čísla OP a jedno pole na podpis. Zdrojový systém odošle dokument PDF prostredníctvom REST-API na podpísanie.

GIS spolu s dokumentom odošle tieto údaje:
• ID dokumentu (jedinečný identifikátor);
• Používateľ.

Dokument sa uloží do internej DB podpisového servera a je prístupný prostredníctvom zásobníka dokumentov Document Pool. Klientský pracovník vezme tablet, tovar (počas výdaja) a ide na výdajné miesto. Pracovník otvorí na tablete aplikáciu na podpisovanie a prihlási sa (odkaz na bod vyššie – Používateľ).

Zobrazí sa zásobník dokumentov s dokumentmi na podpísanie. Každý dokument má ikonu fotoaparátu na zhotovenie fotografickej prílohy k dokumentu.

Scenár výdaja bez plnej moci:
Podpisové polia sa automaticky pridávajú v rámci otvorenia dokumentu podľa definície. Zároveň sa do dokumentu pridá formulárové pole na vyplnenie čísla preukazu totožnosti. Zamestnanec GOLDEN GATE požiada o OP a vyplní číslo OP na tablete do protokolu. Odovzdá tovar klientovi a ukáže mu na tablete odovzdávací protokol. Klient skontroluje protokol a biometricky ho podpíše. Po podpísaní dokumentu sa dokument uloží pomocou tlačidla s ikonou diskety.

Klientský pracovník dokončí úpravy dokumentu na tablete a podpísaný dokument PDF sa prenesie späť do systému GIS, ktorý ho uloží. Klient odchádza. Podpisový server odošle podpísaný dokument do systému GIS, ktorý ho tiež e-mailom zašle zákazníkovi. Dokument sa odstráni zo zásobníka dokumentov. (Pozn. Ak prebieha odovzdanie sprostredkovateľovi, sprostredkovateľ dostane ďalšie dve kópie odovzdávacieho protokolu pre koncového zákazníka, ktoré však nemajú žiadny vplyv na biometrický podpis.)

Scenár na výdaj s plnou mocou:
Podpisové polia sa automaticky pridávajú v rámci otvorenia dokumentu podľa definície. Zároveň sa do dokumentu pridá formulárové pole na vyplnenie čísla preukazu totožnosti. Zamestnanec GOLDEN GATE si vyžiada OP a splnomocnenie, vyplní číslo OP na tablete do protokolu a priamo v miestnosti odfotí tabletom splnomocnenie. Fotografia plnej moci sa stane súčasťou súboru PDF. Odovzdá tovar klientovi a ukáže mu na tablete odovzdávací protokol. Klient skontroluje protokol a biometricky ho podpíše. Po podpísaní dokumentu sa dokument uloží pomocou tlačidla s ikonou diskety.

Klientský pracovník odíde s papierovou plnou mocou, dokončí úpravu dokumentu na tablete a podpísaný dokument PDF sa prenesie späť do systému GIS, ktorý ho uloží a pošle e-mailom klientovi. Klient odchádza. Dokument sa odstráni zo zásobníka dokumentov.

Scenár výkupu bez plnej moci:
Zamestnanec spoločnosti GOLDEN GATE požiada o OP a vyplní číslo OP na tablete v kúpnej zmluve. S klientom skontroluje podstatné náležitosti zmluvy – číslo účtu a cenu. Skontroluje tovar od zákazníka a skontroluje zoznam na zmluve (na tablete). Ak je potrebné v zmluve niečo opraviť, vráti sa na svoje pracovisko k počítaču so systémom GIS, vykoná opravu v systéme GIS a stlačením tlačidla „Odoslať dokument do tabletu“ opäť odošle aktualizovanú verziu zmluvy do tabletu. Klient skontroluje konečnú zmluvu a biometricky ju podpíše. Tovar sa odovzdá. Po podpísaní zmluvy na tablete sa zmluva odošle do systému GIS, ktorý ju prostredníctvom e-mailu zašle zákazníkovi.

Klientskýk pracovník sa klienta opýta, či chce papierovú verziu zmluvy. Ak áno, odíde s tovarom späť a vytlačí zmluvu zo systému GIS. Vráti sa do miestnosti a podá klientovi papierovú zmluvu. Klient odchádza.

Scenár výkupu s plnou mocou:
Jediný rozdiel je v tom, že plná moc sa odfotografuje hneď po uvedení čísla OP. Po uložení podpísaného dokumentu späť do systému GIS sa dokument vo všetkých prípadoch odošle na e-mail zákazníka. Ak ide o výdaj alebo výkup na základe plnej moci, pracovník (bez papierovej verzie odovzdávacieho protokolu alebo zmluvy) ju uloží do archívu zoradeného podľa dní. Papierové plné moci sa preto stále uchovávajú v papierovej forme! Ich fotografia je zároveň súčasťou protokolu.

Každý podpis obsahuje:

Vizuálna podoba podpisu v dokumente (podpis).

Podpisové údaje v zašifrovanej forme. Po dešifrovaní tieto údaje použije súdny znalec na porovnanie podpisov. T. j. proces je totožný ako v prípade papierového podpisu a nie je potrebné mať databázu podpisov na porovnanie.

Biometrické podpisovanie prebieha v 12 pobočkách a obsluhuje ho približne 20 používateľov, pričom v každej pobočke sú dve podpisovacie zariadenia. Proces podpisovania možno vykonať aj „v teréne“ (vyžaduje sa pripojenie na internet), podpisovacie zariadenie sa pripojí k centrálnemu serveru, ktorý je prístupný z internetu. Podpísaný dokument sa môže uložiť v systéme GIS a poslať e-mailom na príslušnú adresu.

Hlavné výhody a pridaná hodnota riešenia spoločnosti IXTENT

  • Osvedčené riešenie na svetovej úrovni s mnohými relevantnými referenciami;
  • Škálovateľnosť a budúce využitie riešenia aj pre iné typy dokumentov;
  • Licenčný model podľa používateľov a nie podľa množstva podpísaných dokumentov;
  • Jednoduché používateľské rozhranie a z toho vyplývajúca pozitívna používateľská skúsenosť;
  • Integrita softvéru v infraštruktúre klienta;
  • Riešenie „Compliance“ – riešenie je plne kompatibilné s českou legislatívou a legislatívou EÚ.

Z legislatívneho hľadiska je novozavedené riešenie v súlade s európskou (eIDAS) aj českou legislatívou. To umožní ex-post zaručenú identifikáciu podpísaných osôb a nemennosť podpísaného dokumentu, čo v skutočnosti znamená právne „rovnocenné“ postavenie elektronického dokumentu s biometrickým podpisom s papierovou verziou zmluvy. Okrem toho sa eliminuje potreba fyzickej archivácie zaraďovačov alebo vytvárania papierových kópií dokumentov a minimalizuje sa starnutie, poškodenie alebo strata dokumentov.

Cieľom riešenia bolo tiež využiť existujúcu platformu (informačný systém GOLDEN GATE GIS) ako centrálne úložisko dokumentov, čo sa podarilo. Týmto krokom spoločnosť GOLDEN GATE využila svoju existujúcu IT infraštruktúru a priblížila sa k svojej vízii fungovania spoločnosti bez papierovania, pričom drží krok s konkurenčnými inovátormi na trhu. Riešenie sa v súčasnosti používa na biometrické podpisovanie odovzdávacích protokolov, ale v budúcnosti ho bude možné (po úpravách) používať aj na podpisovanie iných dokumentových agend.