Hoci sa spoločnosť ESMO stále prispôsobuje a učí sa novému spôsobu práce, sme s týmto riešením spokojní. Chcel by som všetkým poďakovať za ich podporu a za dobre vykonanú prácu v rámci projektu SharePoint. “ poznamenal k realizovanému projektu Cesare Melchiorre, ITDS Department Head, ESMO.

O spoločnosti

Európska spoločnosť pre lekársku onkológiu (ESMO) je popredná európska profesionálna lekárska onkologická organizácie, ktorá zahŕňa sieť viac ako 25 000 onkologických odborníkov vo viac než 160 krajinách.

Misiou spoločnosti je prepojenie odborníkov s rozmanitými skúsenosťami s cieľom zlepšiť starostlivosť o pacientov. Spoločnosť ESMO sa usiluje o vymazanie hraníc v starostlivosti o rakovinu – medzi krajinami a špecializáciami. Svoje poslanie plní na poli onkológie po celom svete.

V spoločnosti ESMO sa neustále snažia riešiť problémy, ktoré ovplyvňujú jednotlivcov aj onkologickú profesiu ako celok. Jej cieľom je rozvíjať a propagovať špecializáciu lekárskej onkológie, poskytovať postgraduálne vzdelávanie a školenie lekárskym onkológom a vytvárať platformy na šírenie a zdieľanie znalostí. Podporuje multidisciplinárny prístup k liečbe rakoviny s cieľom predchádzať rakovine a zabezpečiť optimálnu liečbu pre všetkých pacientov s touto chorobou.

Počiatočná situácia klienta

Spoločnosť ESMO oslovila spoločnosť IseoLabs AG, Zug (ktorá poverila technickou implementáciou spoločnosť IXTENT) s požiadavkou na modernizáciu intranetového systému a riešenie pre lepšiu spoluprácu tímov naprieč širokým združením.

Spoločnosť ESMO vytvorila prvú verziu Intranetu na platforme SharePoint vlastnými silami v rámci interného oddelenia IT. Vzhľadom k váhavému prijatiu Intranetu medzi používateľmi a stále sa zvyšujúcej komplexnosti neštandardizovaného riešenia sa spoločnosť ESMO rozhodla pre reimplementáciu modernej platformy podľa aktuálnych priemyselných štandardov.

Riešenie spoločnosti IXTENT

Intranet V2 je označenie celkového intranetového riešenia nasadeného do prostredia Office 365 v spoločnosti ESMO, ktoré realizovala spoločnosť IXTENT. Ide o nástupcu pôvodného intranetového riešenia, ktoré implementovalo IT oddelenie spoločnosti ESMO. Riešenie sa skladá z niekoľkých desiatok moderných webov zoskupených do logických oblastí podľa oddelení, tímov a spolupráce s externými partnermi.

Spoločnosť IXTENT poskytla spoločnosti ESMO intranetové riešenie kombinované so systémom na riadenie dokumentov založených na platformách Microsoft 365 a SharePoint Online. V ďalšej fáze budú všetky dokumenty chránené pomocou služby Azure Information Protection service.

Dodané riešenie možno rozdeliť do nasledujúcich/hlavných oblastí: spoločný domovský web ako rázcestník do ostatných častí riešenia, portál pre jednotlivé oddelenia, centrum na spoluprácu a extranet na externé zdieľanie (ESMO „Drop Box“).

Okrem toho spoločnosť ESMO paralelne s novým riešením prevádzkuje doteraz nemigrované časti pôvodného intranetového riešenia (klasické stránky a workflow) a úložisko OneDrive pre každého používateľa. Spoločnosť ESMO vykonala migráciu hlavnej časti obsahu doteraz intenzívne používaného File systému do nových stránok pre spoluprácu a podarilo sa jej dosiahnuť novú úroveň prijatia medzi používateľmi.

Prínos IXTENT riešenia:

Riešením zákazky pre spoločnosť ESMO je jedna centrálna domovská stránka Intranetu, ktorá funguje jednak ako portál na interné zdieľanie informácií či komunikáciu, a taktiež ako brána k všetkým zdrojom a zdieľaným nástrojom vnútri aj mimo firmy.

Ďalej sa weby delia podľa typov na: 1) Weby jednotlivých oddelení – pridelené konkrétnemu oddeleniu/práci, aktivitám. 2) Stránky pre tímovú prácu – „otvorené a riadené“ naprieč oddeleniami pre spoluprácu na konkrétnych projektoch alebo pracovných činnostiach súvisiacich s obchodnými procesmi. 3) Extranet – weby na externé zdieľanie.

Web každého oddelenia alebo tímu obsahuje 4 hlavné knižnice: tímovú pre oddelenie/tím, verejnú pre ostatné oddelenia/tímy, striktne dôvernú pre manažment a archívnu. Okrem toho web obsahuje aj spoločný kalendár, obrázkovú galériu, video galériu, či zoznam kontaktov.

Prínos riešenia spoločnosti IXTENT

Klient má teraz k dispozícii nástroj, pomocou ktorého môže pohodlne interne aj externe spolupracovať na dokumentoch a obchodných procesoch. Riešenie spoločnosti IXTENT poskytuje platformu pre odborovú spoluprácu, kanál na šírenie informácií z organizácie a portál pre spoluprácu naprieč oddeleniami zahŕňajúci najrôznejšie tímové nástroje či prostriedky na externé zdieľanie.

Všetci používatelia spoločnosti ESMO môžu ľahko vyhľadávať uložené dokumenty, môžu odkiaľkoľvek využívať „mobilnú kanceláriu“ (bez potreby VPN pripojenia) a je zaistená ochrana ich dát (GDPR). Dokumenty sú klasifikované, prepojené s ďalšími systémami a obchodnými procesmi, ako je projektové riadenie, denné činnosti, rôzne workflow vrátane vysokej úrovne bezpečnosti, prepojenie všetkých zariadení, klasifikácia dokumentov, prideľovanie prístupových práv v závislosti od rolí v rámci organizácie atď.

Systém aktuálne spokojne využíva 110 interných používateľov a 250 externistov.

Cesare Melchiorre (ITDS Department Head, ESMO) k realizovanému projektu poznamenal:

„2. januára 2020 sme spustili nový ESMO SharePoint Intranet. Takmer po mesiaci používania môžeme povedať, že nasadené riešenie a migrácia dokumentov vykonaná počas vianočných sviatkov bola úspešná. Od dnešného dňa sme poskytovali podporu všetkým oddeleniam a individuálne väčšine používateľov. Hoci sa spoločnosť ESMO stále prispôsobuje a učí sa novému spôsobu práce, sme s týmto úspechom spokojní. Chcel by som všetkým poďakovať za ich podporu a za dobre vykonanú prácu v rámci projektu SharePoint. “