Práve naopak – prechodom na elektronickú správu dokumentov ušetríte peniaze, čas a problémy. Zefektívni vám prácu s dokumentmi, ušetrí ľudské zdroje, zjednoduší dodržiavanie predpisov, a to všetko pri súčasných počítačových zručnostiach, nemusíte sa učiť nič iné. Zostať pri papierových archívoch a zakladačoch je preto len zbytočným a nákladným odkladaním problému.

…digitalizácia vás oslobodí od zložitého papierovania:
Jednoduché a fulltextové vyhľadávanie dokumentov v centrálnej podnikovej databáze (všetky prípady/spisy/klientov/protistrany môžete jednoducho vyhľadávať priamo z počítača alebo mobilného telefónu – s ich najnovšou verziou a celou históriou spojenou s dokumentom (kto ho vytvoril, schválil, komentoval, kedy) v požadovanom kontexte (prípad, podprípad…).

Zvýšte produktivitu podniku – znížte prevádzkové náklady pomocou nástrojov na verziovanie dokumentov, schvaľovanie pracovných postupov, automatické porovnávanie dokumentov.

Udržujte poriadok v dokumentoch, skoncujte s roztrieštenosťou informácií, prepojte svoje údaje, pracujte z používateľsky prívetivých prostredí, na ktoré ste zvyknutí – MS Explorer, Outlook a Word.

Archivujte dokumenty bezpečne a elektronicky, s prístupom len pre oprávnené osoby, elektronický archív je plnohodnotnou náhradou papierového archívu, evidujte inteligentne aj obsah dátových schránok, e-mailov s prílohami alebo fyzickej pošty.

Komu už pomáhame:
Pomohli sme jednej z najväčších advokátskych kancelárií v Českej republike s 30-ročnou tradíciou, 70 odborníkmi a sídlom v Prahe zdigitalizovať jej archív spisov. Pracovníci teraz môžu ľahko zistiť, kto a kedy pracoval na akom dokumente a môžu spätne skontrolovať všetky úpravy. Pracujú efektívnejšie a bez zbytočného zdržiavania vďaka jednoduchému vyhľadávaniu dokumentov a ich prepojeniu s aplikáciami Outlook, Excel alebo Word. Medzi ďalšie obľúbené funkcie patrí napríklad úprava prístupových práv k dokumentom alebo ich verziovanie.

Medzi našich ďalších spokojných klientov patrí spoločnosti E.ON, Aegon, O2

S naším riešením získate aj:

  • elimináciu potenciálnych rizík, možnosť riadenej komunikácie s protistranou, štandardizáciu procesov, automatizované operácie, pripravenosť na audit,
  • poistené ukladanie dokumentov,
  • bezpapierový systém práce v súlade s českou a európskou legislatívou,
  • zabezpečený archív dokumentov.

Viete, že…

  • až 30 % času zamestnanci strávia hľadaním dokumentov, ktoré sú roztrieštené na rôznych miestach?
  • až 92 % zamestnancov hľadá potrebné dokumenty komplikovane pomocou e-mailu namiesto toho, aby ich našli jedným kliknutím v centrálnom úložisku?
  • 30 – 50 % podnikových informácií sa vôbec nedá ľahko elektronicky vyhľadávať, pretože nie sú digitalizované?
  • až 83 % zamestnancov denne stráca čas v oblasti verziovania – nevedia, či je najnovšia verzia na serveri alebo v e-maile)?

(Zdroje: Štúdia IDC, prieskum Harris Interactive)