O klientovi
Klient je švajčiarska konštrukčná spoločnosť s viac než 100-ročnou tradíciou. Rodinnú firmu vedie už štvrtá generácia rodu. Táto spoločnosť prepája stabilitu s inováciami a neustále hľadá nové koncepty. Vďaka širokému portfóliu služieb ponúka optimálne riešenie zložitých úloh takmer vo všetkých aspektoch procesu výstavby.
Situácia klienta
Klient sa obrátil na spoločnosť IXTENT vo veci nahradenia systému na zakladanie projektových webov. Spoločnosť doteraz používala šablónový systém, ktorý si vyvinula sama, ten však časom prestal spĺňať zvyšujúce sa nároky klienta.
Zadanie klienta
Dopytované riešenie malo slúžiť pre 50 oddelení firmy, každé oddelenie má svoj web, pričom každý tento web môže mať x podradených webov podľa počtu projektov. Na hlavnej stránke projektového webu je zoznam všetkých podwebov a ich statusy. Klient požadoval overený a spoľahlivý nástroj na rýchlu tvorbu týchto projektových webov, súčasne inováciu svojho existujúceho SharePointu na najnovšiu verziu (z verzie 2013 na 2019). Nové riešenie malo byť používateľsky prívetivé, maximálne automatizované, prispôsobené na zakladanie projektových webov „na jeden klik“.
Naše navrhované riešenie
Spoločnosť IXTENT ponúkla klientovi osvedčené a efektívne riešenie projektovej kancelárie, produkt Project Office. Ide o riešenie vyvinuté spoločnosťou IXTENT implementovateľné do akéhokoľvek prostredia SharePoint. Toto riešenie umožňuje prispôsobiteľnú tvorbu a správu projektov. Každý projekt je reprezentovaný webom SharePoint v kolekcii webov. Ide o škatuľové riešenie, ktoré je ľahko škálovateľné/prispôsobiteľné svojmu používateľovi cez XML.
Najsilnejšou funkciou produktu Project Office je jeho schopnosť nastavovať nové projekty podľa vysoko konfigurovateľných šablón projektov. Šablóna projektu je súbor XML, ktorý obsahuje nastavenie projektu a môže obsahovať mnoho ďalších artefaktov (preddefinované štruktúry „priečinkov“ podľa metodiky projektu alebo vnútorných predpisov a dokonca aj šablóny, ako sú kontrolné zoznamy, formuláre alebo štandardizované dokumenty).
Riešenie bolo ďalej upravené podľa požiadaviek klienta, bola nastavená podpora 4 jazykov (angličtiny, francúzštiny, taliančiny, nemčiny), boli pridané ďalšie požadované parametre – nastavenie vlastníkov konkrétnych webov, prístupové práva a ďalšie.
Celkové riešenie nasadené do prostredia SharePoint 2019 v tejto spoločnosti sa teda skladá z niekoľkých kolekcií webov obsahujúcich štandardné weby, artefakty služby SharePoint a doplnkové riešenie Project Office od spoločnosti IXTENT.
Kolekcia koreňových webov slúži ako prezentačná vrstva celého riešenia SharePoint a je hlavným
vstupným bodom pre každého používateľa.
Ďalej existujú špecializované kolekcie webov, ktoré sú súčasťou vrstvy spolupráce a poskytujú používateľom priestor na vytváranie, spoluprácu alebo hľadanie informácií. Pre každú divíziu a oddelenie spoločnosti existuje kolekcia webov, ktorá poskytuje ďalšie podweby cez šablóny.
Prínos riešenia pre klienta
Ako to vyzerá v praxi? Klient pracuje s kolekciou 52 webov, pričom každá kolekcia môže obsahovať ľubovoľné množstvo ďalších webov. Celkovo sú ich stovky…
Projektový manažér si pri zakladaní ďalšieho projektu jednoducho nakliká parametre, t. j. vyberie šablónu projektu (podľa účelu webu collaborate/knowledge), požadovaný jazyk a vzhľad prostredia SharePoint… a projekt môže začať. Oprávnenie pre používateľa, šablóny pre typy dokumentov, auto-klasifikácia dokumentov a ďalšie funkcie sa už nastavia automaticky.
Miroslav Kačena, vedúci tímu SharePoint, k projektu poznamenal: „Medzi rozhodujúce prínosy implementácie produktu Project Office od spoločnosti IXTENT je zároveň eliminácia chýb, ktoré bývajú bežne spôsobené manuálnym vykonávaním procesu.“ Klient si teda celkovo uľahčil prácu so zakladaním projektových webov, odstránil chybovosť, maximálne zefektívnil procesovanie svojich projektov. To, čo predtým vytvárali manuálne zamestnanci x hodín, teraz realizujú na jeden klik – rýchlosť a zefektívnenie práce vzrástla o stovky percent.
Projektová kancelária pre tohto klienta je najväčším projektom pre prostredie SharePoint vo Švajčiarsku, kde má spoločnosť IXTENT lokálne zastúpenie, v spolupráci s partnerom, spoločnosťou Iseolabs.
Ukážka systému – Validácia a prepnutie fázy projektu