Keď dokumenty prestanú byť len výstupom HR procesov, je potrebné prehodnotiť architektúru ich správy. Vo väčších enterprise prostrediach sa správa dokumentov postupne oddeľuje od HR procesov a vytvára samostatnú vrstvu zodpovednú za životný cyklus dokumentov.

V praxi to znamená, že HR procesy, dokumenty a práca s ich obsahom majú v architektúre jasne definované role.

V tomto článku

Oddelenie rolí systémov ako základ

V cieľovej architektúre sú kompetencie rozdelené:

SAP SuccessFactors
→ riadi HR procesy a personálne dáta

dokumentová vrstva
→ riadi životný cyklus dokumentov

AI vrstva
→ pomáha s orientáciou v obsahu dokumentov

Každá vrstva má jasnú zodpovednosť. HR udalosť v SAP SuccessFactors slúži len ako spúšťač. Všetky operácie s dokumentmi (verzie, podpisy, archivácia) prebiehajú v dokumentovej vrstve nezávisle od procesu.

„V projektoch sa opakovane potvrdzuje, že architektúra nie je o pridávaní systémov, ale o tom, aby každý systém robil to, na čo je určený.“
Oleksii Bielykh, Senior SAP Consultant

Ako architektúra funguje v praxi

Nasledujúci diagram znázorňuje, ako sú HR procesy, dokumenty a ďalšie systémy prepojené v rámci jednej architektúry.

Prepojenie HR procesov, dokumentov a ďalších systémov v rámci jednej architektúry umožňuje pracovať s dokumentami naprieč celým životným cyklom zamestnanca.

Typický priebeh:

  • HR udalosť v SAP SuccessFactors
  • automatické vytvorenie alebo načítanie dokumentu
  • uloženie do dokumentovej vrstvy
  • správa verzií, podpisov a archivácie
  • AI asistuje pri navigácii

HR sa sústreďuje na proces a zamestnanca – nie na správu úložiska alebo dokumentov.

AI pomáha HR Business Partnerom napríklad rýchlo overiť kompletnosť dokumentácie.

Úloha IT a dlhodobá udržateľnosť

Oddelenie vrstiev má zásadný dopad na IT:

  • stabilná a prehľadná architektúra
  • centralizované riadenie prístupov
  • menej neštandardných úprav HR systému
  • jednoduchší dlhodobý rozvoj riešenia

Kľúčové najmä tam, kde sa HR systém vyvíja, ale dokumenty musia zostať dostupné dlhodobo.

Komplexný pohľad na správu HR dokumentov v prostredí SAP SuccessFactors nájdete v článku HR dokumenty v SAP SuccessFactors: architektúra, scenáre a úloha AI.

Autor

Lukáš Fiala
Head of SAP Team, IXTENT

Lukáš Fiala má viac ako 16 rokov skúseností s riešeniami SAP a ich integráciou s dokumentovými procesmi. Podieľal sa na implementáciách pre spoločnosti ako O2, KIA, Ivoclar, Acushnet (USA), VOITH a Škoda Auto. Špecializuje sa na architektúru správy dokumentov a integráciu s enterprise systémami.

Riešite HR dokumenty v SAP SuccessFactors? Prejdeme možnosti riešenia.

Zavolajte nám

Ozvite sa mi

Napsat zprávu