(z rozhovoru pre časopis Automa, k diskusii na tému „DIGITÁLNA KANCELÁRIA V PRIEMYSLE“, otázky kládol Radim Adam)

„Čo je však pre efektivitu našej práce zásadné, je pracovný nástroj. Haldy papierov miznú zo stolov, pracujeme pomocou elektronických nástrojov na spracovanie dokumentov, transformujeme vývojové, plánovacie, výrobné, prevádzkové, kontrolné a iné systémy… skrátka všetko, čo môže byť automatizované, postupne preberá SW. V softvéri napojenom na stále dostupnejšie snímače a v schopných ľuďoch v rozhodovacom procese je naša budúcnosť.“

INDIVIDUÁLNE NÁROKY NA PROSTREDIE V KANCELÁRII, PREDOVŠETKÝM NA TEPELNÚ POHODU, VLHKOSŤ, OSVETLENIE PRACOVISKA, HLUK, ERGONÓMIU A INÉ POŽIADAVKY PREDSTAVUJÚ PRÍLEŽITOSŤ NA NASADZOVANIE CHYTRÝCH TECHNOLÓGIÍ. AKO SA BUDÚ V BUDÚCNOSTI TIETO POŽIADAVKY USPOKOJOVAŤ?
Rozdeľme kancelárske vybavenie na: prostredie a zariadenie a pracovné nástroje.
Prostredie a zariadenie bude slúžiť na skvalitnenie práce a chuť pracovať. Stavajú sa nové, „zelenšie budovy“ automaticky osadzované modernou technikou, čistejšie, šetrnejšie, ponúkajúce väčší životný i pracovný komfort. Všetci výrobcovia neustále posúvajú hranice ako má vyzerať nová ergometria stoličky, alebo stôl s polohovacou plochou, lepšie fungujúca vzduchotechnika a pod.
Popritom si vybavujeme svoje vlastné domáce kancelárie. Bez dobrej stoličky, stola a pokoja na prácu budú naše výsledky obmedzené.
Čo je však pre efektivitu našej práce zásadné, je pracovný nástroj. Haldy papierov miznú zo stolov, pracujeme pomocou elektronických nástrojov na spracovanie dokumentov, transformujeme vývojové, plánovacie, výrobné, prevádzkové, kontrolné a iné systémy… skrátka všetko, čo môže byť automatizované, postupne preberá SW. V softvéri napojenom na stále dostupnejšie snímače a v schopných ľuďoch v rozhodovacom procese je naša budúcnosť.

PRÁCA V KANCELÁRII JE DNES VNÍMANÁ AKO PRÁCA S VÝPOČTOVOU TECHNIKOU. AKÉ VÝZNAMNÉ ZMENY OČAKÁVATE VO VYUŽÍVANIU SW V PRIEMYSELNÝCH PODNIKOCH V BUDÚCNOSTI?
Priemyselné podniky pôjdu ďalej. Zber dát budú automatizovať, pridajú sa rozhodovacie systémy. Ľudskú prácu budú ďalej nahrádzať systémy. Pozrite sa napríklad na automobilky. Dnes už zamestnávajú len jednotky percent ľudí, prácu vykonávajú roboty. Tie neodvrávajú a pracujú. A keď príde koniec hospodárskeho cyklu, nie sú (ani automobilky, ani štát) tak náchylné na deštrukciu celého hospodárstva. Čo však neznamená, že nebudú fňukať. Jednoducho odstavíte robota. Za posledné roky urobili obrovský skok. Smutné je, že ostatné priemyselné odvetvia ich príliš nenasledujú. Je to však vecou rozhodnutia vlastníkov a manažérov.
Skúsenosti zákazníkov už teraz zbiera a vyhodnocuje celý rad odvetví. Výsledky sa budú premietať do servisu, nového vývoja, prípadne do predaja. Všetko bude smerovať do on-line informovania o produkte, či o zákazníkovi a výrobcovi.
Rozhodnutie, alebo kvalita algoritmov na rozhodovanie, je a bude stále priestor pre človeka. Závisí však aj na kvalite, množstve a vyhodnotení dát. V logike algoritmizácie a vyhodnocovania sme úplne na začiatku. Tu je obrovský priestor. Umelá inteligencia je v zárodkoch, či už sa vás mnohí snažia marketingovo presvedčiť o opaku.

V KANCELÁRIÁCH PRACUJÚ ĽUDIA, KTORÍ SI MÔŽU OKAMŽITE OZNAMOVAŤ PRACOVNÉ AJ OSOBNÉ VECI. POVEDÚ MODERNÉ METÓDY KOMUNIKÁCIE K ROZVOJU ALEBO SKÔR K ÚTLMU OSOBNÝCH VÄZIEB PRI PRÁCI?
Sledovali sme COVID 19. Štandardná práca s dostupnými informáciami. Ešte pred oficiálnymi opatreniami sme rozhodli o totálnom odchode na home office pre celú firmu v dvoch štátoch. Bez výnimky. Prijatie rozhodnutia bolo prácou niekoľkých minút. Cieľom bolo zabezpečiť nerušený chod spoločnosti, našich domácností a zákazníkov.
Spoločnosť ide na 100 % ďalej, avšak z nášho pracovného súkromia. Zákazník rozdiel prakticky nerozozná.
Nemožno nechať všetko na technológii. Ale technológia nám výborne slúži. Neohrozujeme seba, svoje okolie a ani biznis zákazníka. Sme rýchlejší, dostupnejší a flexibilnejší. Telefóny miznú, nahrádzajú ich aplikácie, videá atď. Je to lepšie a efektívnejšie.
Bez predchádzajúcich rokov technologickej prípravy do iného systému fungovania by sme tento krok nemohli urobiť. Ak majú niektoré podniky problémy, my fungujeme úplne v pohode bez obmedzenia. Spoločne s nami prešli na podobný režim aj zákazníci, obchodní partneri.
Forma sa zmenila, ale obsah zostal. Spoločnosť okolo nás zmenu akceptovala. S tímom som v spojení 24 hod. denne a 7 dní v týždni. Je len na vás, ako si nastavíte hygienu práce. Tabuľu v zasadačke nahradíte virtuálnou. Poradu tímu videokonferenciou s videozáznamom. Školenia e-learningom. Dokumenty rotujú v rámci dokument manažment systému a workflow tak, ako sme zvyknutí normálne. Pretváranie myšlienok do elektronickej podoby tiež. Personalistika prebieha on-line, plánovanie a riadenie výroby tiež. Len si spolu nedáme fyzicky kávu, virtuálne áno. Coffee talk však zostáva. Ale samozrejme sa tešíme, až sa opäť všetci uvidíme.
Pozitívne je zistenie, že technologicky môžeme ísť ešte ďalej. Ľudská duša má ďaleko od limitov.
Človek je spoločenský tvor a nájde si cestu, ako v novom prostredí rozvíjať osobné vzťahy. Napríklad vďaka možnosti často a jednoducho hovoriť s klientmi sa mi počas virtuálneho podnikania pozitívne zmenili moje vzťahy či názory voči mnohým ľuďom, ktorí predtým neboli dosiahnuteľní alebo viditeľní.
Obchod robia ľudia s ľuďmi. Zatiaľ sa nedá dlhodobo sa nevidieť. Krátkodobé odlúčenie preverí partnerské vzťahy. Čo je zdravé, prežije, čo je choré, nie. Ak niečo potrebujete vyrobiť v inej časti sveta, partnera rýchlo pomocou technológií nájdete. Existencia štátu v ekonomickom prostredí je už minulosťou, hranice neexistujú, projekt EÚ je už prekonaný. Pre ďalší rozvoj je nevyhnutný voľný trh tovaru, pohyb peňazí a ľudského kapitálu. Všetky tieto požiadavky technológia spĺňa. Ľudské zdroje technológia uvoľňuje a zabezpečuje ich dostupnými. A div sa svete, bez technológie by sme napríklad nezískali a nemohli zamestnávať svojich pracovníkov/partnerov, ktorí sedia v inej časti planéty. Planéta je naša virtuálne pracovisko. Aspoň zatiaľ. A utlmení nie sme, skôr naopak.

HOME OFFICE PREDSTAVUJE ALTERNATÍVU K SÚČASNÝM TYPOM KANCELÁRIÍ. MAJÚ RAD KLADOV, ALE AJ ZÁPOROV. OD MOŽNOSTI SÚSTREDENIA SA NA PRÁCU, MOŽNÝCH PROBLÉMOV S ODBORNOU DISKUSIOU, ZÍSKAVANIA PODKLADOV, PO BEZPEČNOSŤ KOMUNIKAČNÝCH PROSTRIEDKOV. POVAŽUJETE TIETO DNEŠNÉ PREKÁŽKY DO BUDÚCNOSTI ZA OBMEDZUJÚCE?
Každý limit sa dá časom obísť, zdvihnúť, odstrániť. Veľa pracovníkov snívalo o možnosti home office a žiadalo ju od zamestnávateľa. COVID 19 jasne ukázal, že iba 4 % pracovníkov pravidelne využívali home office pred koronténou. Má to niekoľko dôvodov. Tieto 4 % sa však môžu považovať za skupinu na home office vybavenú a natoľko morálne a pracovne skúsenú, že home office nijako neznižuje ich pracovné výkony.
Ostatní, bohužiaľ, tieto parametre nespĺňajú alebo ich budú spĺňať len čiastočne. Ich limity treba posúvať – výchovou, kultúrou, skúsenosťami, technologickou vybavenosťou a schopnosťou s ňou pracovať. A, samozrejme, schopnosťou motivovať a kontrolovať.
Naším cieľom nie je principiálne prejsť na home office, teda vyhovieť snu mnohých zamestnancov, ako uniknúť… Ide nám primárne o možnosť vyrábať inak, mať možnosť geograficky sa oslobodiť napríklad od predražených miest, nehnuteľností, nedôstojného komunálneho systému a služieb, nekomfortného života, nekvalitného životného prostredia a pritom si udržať a rozvíjať svoju prácu.
Technológie tu zohrávajú jednoznačne pozitívnu úlohu. Ja si ju užívam. A čo vy?
KTORÉ KANCELÁRSKE AKTIVITY MÔŽU EFEKTÍVNE NAHRADIŤ KANCELÁRSKE ROBOTY?
Kávovar už máme… Teraz vážne. Veľa firiem vyriešila ERP, ale v oblasti dokument manažment systému (DMS) sú stále nahé. Iba sa nám zmenilo percento – vieme spracovávať cca 20 % štruktúrovaných informácií (spravidla v ERP a čiastočne v ECM – v systémoch na správu podnikového obsahu vrátane DMS) a zostáva nám 80 % neštruktúrovaných, ktoré nie sú pod kontrolou. A práve tie tvoria z veľkej časti dokumenty v akejkoľvek podobe. Všetky môžu nahradiť (až na výnimky) roboty.
Jednoducho sa dá povedať, že kde nie je potrebný ľudský úsudok alebo osobitné zručnosti človeka, tam môže konať robot.
Pozitívny záver: chytré spoločnosti na tejto transformácii dlhé roky pracujú, značnú časť už majú vyriešenú. Tým zrýchľujú svoj únik pred konkurenciou. COVID 19 aj ďalšie podobné krízy preverí, čo je zdravé a čo musí zaniknúť. To je čas, keď sa investície chytrých do technológií zhodnotia najviac.
Už teraz nám ďakujú klienti z radov priemyselných spoločností, že sme im zachránili produktivitu a mohli sa bez problému na kancelárske práce premiestniť v rámci mimoriadnych opatrení domov a produkcia beží ďalej bez obmedzenia. Konkurencia sa nestačí čudovať. Robot sa usmieva.

PRED ROKMI SME SI NEDOKÁZALI PREDSTAVIŤ RAD ZDIEĽANÝCH SLUŽIEB – OD ÚČTOVNÍCTVA, CEZ PERSONALISTIKU, SPRÁVU MAJETKU, AŽ NAPR. PO BEZPEČNOSTNÉ AKTIVITY. AKÉ ĎALŠIE ODBORY MAJÚ POTENCIÁL PONÚKNUŤ NOVÉ SLUŽBY PRIEMYSELNÝM PODNIKOM, KTORÉ UMOŽNIA REDUKOVAŤ KANCELÁRSKE PRÁCE PRI ZACHOVANÍ BEZPEČNOSTI, OBCHODNÝCH A PRIEMYSELNÝCH TAJOMSTIEV?
Prach zatiaľ budeme utierať z pracovných stolov aj naďalej, hoci dodávatelia iste zlepšia aj vzduchotechniku.
Nechcem zabudnúť na nejaký odbor podnikania, teda odpoveď je všeobecná. Upravte si ju podľa vlastnej potreby.
Posun je v jednej oblasti zásadný – teraz konečne všetci pochopili, že výroky: „Nemáme ľudí…“ sú nezmysel. Je to len dôkaz, že rečník včas nereagoval, využíval po starom „lacných ľudí“ a nenahradil ich technológiami v oblastiach, kde mohol. Týchto ľudí, nahradených technológiami, potom nepreradil na inú prácu do miest, kde je potrebný ľudský mozog alebo zručnosť. Teraz trpí a ušiel mu vlak.
Podľa môjho názoru neexistuje žiadna oblasť, ktorá by neprispela pokrokom. Všetci pracujeme na vývoji. Svet sa nám mení pred očami, my ho meníme. Rezistencia pre zmeny je len osobným rozhodnutím daného človeka.
Kancelária je dnes IT. Prestaňme túto oblasť prehliadať a IT nepoužívajme ako nadávku na niečo predplatené alebo nemiestne. Takto nám názor servíruje štát, kde to tak skutočne politici a strany majú a vyžadujú. Ale my nie sme štát. IT ťažko drie a v skutočnosti odvedie podstatne viac, ako za dodávku platíte. Spravidla platíte jednorazovo plus údržba niečoho, čo vám potom zarába peniaze dlhodobo – teda robot. IT je váš kamarát. A znovu – 80 % neštruktúrovaných či semištrúkturovaných informácií dnes stále nemáte pod kontrolou. Tvoria sa vám v logistike, výrobe, vývoji, kanceláriách. Tu je vaše know-how uložené, čaká na zhodnotenie. A na jeho správu slúži ECM. Keď ECM zozbiera dáta, jeho modul AI – Artificial Intelligence – podrastie, vyhodnotí viac. A na konci zase bude váš mozog na finálne rozhodnutie nasledované prítokom do peňaženky.
ECM je bezpečnosť, ECM je obchodné a priemyselné tajomstvo.
Zdieľané, privátne, on premise, cloudové, či mixované služby sú dostupné. Krátkodobo (na projekt) alebo dlhodobo. Každý si vyberie to najlepšie podľa chuti, potreby a peňaženky. Takže automatizujte čokoľvek.

UVÍTAME VAŠE ĎALŠIE NÁZORY A PREDSTAVY, KTORÉ SA TÝKAJÚ DIGITALIZÁCIE KANCELÁRIÍ V PRIEMYSELNOM PODNIKU.
Jednoduché odporúčanie – zastavte sa a zhodnoťte, kde sú pre vás dáta, dokumenty a práca ľudí dôležité. Premeňte si situáciu na peniaze. Začnite od najvyšších prínosov/výnosov/nákladov.
Pre niekoho je životne dôležitý cyklus zmlúv, pre niekoho faktúry, vývojová a výrobná dokumentácia (z výroby a od klientov), dokumentácia kvality, komunikácia s klientom, riadenie brandu, riadenie digitálnych aktív a reach media technológií, zber a vyhodnocovanie dát, archivácia, procesy atď.
Vyberiete si podľa chuti. Čokoľvek pretransformujete do digitálnej podoby, vyrobí vám zisky. Rovnako ako produkcia vašich výrobkov. Návratnosti investícií sa všeobecne pohybujú v priemere na úrovni 3 mesiacov až 2 rokov. A to bez ohľadu na absolútnu cenu dodávky. Ako rýchlo vyrábate peniaze vy? Dá vám ich nejaká banka v úrokoch?
Držím palce.