AI a dokumenty: 3 scenáre, kde má umelá inteligencia skutočný prínos

Umelá inteligencia sa dnes objavuje takmer v každom nástroji na prácu s dokumentmi. Najčastejšie ide o rôzne chatboty alebo asistentov, ktorí „vedia odpovedať na otázky nad dokumentmi“. V praxi sa však často ukazuje, že práve tieto scenáre majú pomerne obmedzený dopad na každodennú prácu.

Skutočné využitie AI pri práci s dokumentmi sa zvyčajne prejaví až vo chvíli, keď pracuje s dokumentmi v kontexte systému na správu dokumentov (DMS). Práve tam totiž existuje to, čo AI potrebuje na správnu interpretáciu informácií – teda štruktúra dokumentov, metadata, história zmien a procesy, v ktorých dokumenty vznikajú.

Text vychádza zo skúseností s návrhom a rozvojom DMS v prostredí veľkých organizácií.

Dôležité upozornenie: AI potrebuje poriadok v dokumentoch

Skôr než sa pozrieme na konkrétne scenáre, je dôležité spomenúť jednu vec, ktorá sa v praxi ukazuje veľmi rýchlo.

AI nedokáže napraviť chaos v dokumentoch.

Ak sú dokumenty:

• uložené bez štruktúry
• bez metadát
• bez jasných pravidiel správy
• alebo rozptýlené v rôznych úložiskách

AI často len zrýchli nesprávne výsledky.

Aby AI dokázala dokumenty analyzovať a interpretovať ich obsah, potrebuje kontext. Ten v organizáciách zvyčajne vzniká práve v dokumentových systémoch – teda tam, kde sú dokumenty:

• klasifikované
• verzované
• prepojené s procesmi
• a kde existuje história práce s dokumentom

V projektoch, kde firmy skúšajú nasadiť AI nad dokumenty bez predchádzajúceho usporiadania dokumentácie, sa opakovane ukazuje, že najväčším limitom nie je samotná technológia, ale kvalita dokumentov a ich správy.

1. AI dokáže rýchlo analyzovať kontext dokumentu vo workflow

Vo firmách vzniká veľké množstvo úloh spojených s dokumentmi – schvaľovanie zmlúv, kontrola dokumentácie alebo interné rozhodovacie procesy. Každá takáto úloha obvykle obsahuje niekoľko zdrojov informácií:

• samotný dokument
• komentáre predchádzajúcich účastníkov
• históriu zmien dokumentu
• informácie z workflow

Pre človeka to často znamená, že musí prejsť niekoľko dokumentov a poznámok, aby pochopil, čo sa vlastne rieši.

AI môže tento proces výrazne zrýchliť. Dokáže analyzovať dokument, zmeny v dokumente aj komentáre vo workflow a pripraviť stručné zhrnutie situácie pre používateľa, ktorý má o dokumente rozhodnúť.

V niektorých implementáciách sa takéto zhrnutie dokonca stáva hlavným rozhraním, cez ktoré používateľ úlohu rieši.

2. AI môže pomôcť s prvou verziou dokumentu

Druhý scenár sa týka samotnej tvorby dokumentov. Vo väčšine organizácií existujú šablóny pre rôzne typy dokumentov – napríklad zmluvy, interné smernice alebo onboardingové dokumenty.

Napriek tomu však tvorba nového dokumentu často začína ručným dopĺňaním informácií a úpravou textu.

AI môže tento proces urýchliť tým, že vytvorí prvý návrh dokumentu. Ak pracuje priamo v dokumentovom systéme, má pritom k dispozícii dôležitý kontext:

• metadata dokumentu
• informácie o projekte alebo oddelení
• existujúce dokumenty a šablóny

Na základe týchto informácií môže AI pripraviť prvú verziu dokumentu, ktorú používateľ už len upraví a finalizuje. Človek pritom zostáva súčasťou procesu – AI pripravuje návrh, ale konečné rozhodnutie aj zodpovednosť za dokument zostáva na používateľovi.

3. AI dokáže previesť obsah stretnutia na zdokumentované úlohy

Tretí scenár ukazuje, že AI nemusí pracovať len s existujúcimi dokumentmi. Dokáže tiež pomôcť pri vzniku nových informácií, napríklad počas stretnutí.

Moderné modely dokážu z nahrávky stretnutia vytvoriť prepis, identifikovať jednotlivých hovoriacich a analyzovať obsah diskusie. Na základe toho môžu navrhnúť:

• zhrnutie stretnutia
• hlavné rozhodnutia
• zoznam úloh, ktoré zo stretnutia vyplývajú

Tieto informácie potom môžu byť automaticky uložené ako dokument alebo úloha v systéme na správu dokumentov. Vďaka tomu sa dôležité informácie zo stretnutia stávajú súčasťou firemnej dokumentácie a procesov.

Čo majú tieto scenáre spoločné

Najväčšie využitie AI pri práci s dokumentmi sa v praxi ukazuje v konkrétnych situáciách – napríklad pri práci s workflow, pri tvorbe dokumentov alebo pri spracovaní výstupov zo stretnutí.

AI neprináša najväčšiu hodnotu tam, kde len generuje text. Najväčší prínos má vo chvíli, keď dokáže:

• analyzovať dokumenty
• pochopiť ich kontext
• pripraviť informácie pre človeka, ktorý musí urobiť rozhodnutie

V praxi to znamená, že AI funguje skôr ako asistent pri práci s dokumentmi v rámci DMS, než ako nástroj, ktorý by mal ľudí z procesu úplne odstrániť.

Ak vás zaujíma, prečo AI vo firmách často zlyháva kvôli chaosu v dokumentoch, pozrite si aj článok AI práca s dokumentmi: prečo AI zlyháva v chaose dokumentov.