Tento článok sa zameriava na využitie AI pri práci s dokumentmi ako jeden z aspektov správy dokumentov v DMS.

Text vychádza zo skúseností s návrhom a rozvojom DMS v prostredí veľkých organizácií.

V praxi sa ukazuje, že prínos AI nevyplýva zo samotnej technológie, ale z toho, ako sú dokumenty v DMS riadené a zasadené do kontextu.

V tomto článku

Prečo je efektivita AI pri dokumentoch vždy otázkou DMS

AI je dnes prirodzenou súčasťou diskusie o správe dokumentov. Organizácie zvažujú vyhľadávanie, sumarizáciu alebo prácu s dokumentmi naprieč agendami.

Skutočný prínos AI sa však vždy odvíja od toho, ako sú dokumenty v DMS riadené.

AI nemení spôsob práce s dokumentmi. Zosilňuje dôsledky toho, ako je DMS navrhnuté.

Ak nie sú základy konzistentné, prejaví sa to pri využití AI veľmi rýchlo.

Čo AI pri práci s dokumentmi v DMS skutočne robí

AI pracuje s obsahom a súvislosťami.

Typicky:

  • vyhľadáva informácie naprieč dokumentmi
  • interpretuje text
  • vytvára zhrnutia alebo návrhy
  • prepája informácie z rôznych zdrojov

AI však nerozlišuje význam a kontext dokumentu.

Nevie:

  • či je dokument finálny alebo pracovný
  • či je aktuálny alebo historický
  • akú má váhu

Tieto rozdiely musia byť definované v DMS.

Keď AI pracuje bez jasného kontextu dokumentov

Ak DMS neposkytuje jednoznačný kontext, AI môže:

  • pracovať s neplatnými verziami
  • kombinovať rôzne fázy dokumentu v rámci jeho životného cyklu
  • vytvárať ťažko obhájiteľné výstupy

Skúsenosti z praxe ukazujú, že najväčšie riziko AI nespočíva v technológii, ale v neistote ohľadom pôvodu a významu dokumentov, s ktorými pracuje.

„Využitie AI nad dokumentmi najčastejšie nenaráža na technológiu, ale na nejasný kontext, verzie a zodpovednosť dokumentov v DMS.“ Jozef Gotzman, OpenText Solution Architect

AI ako vrstva nad riadenými dokumentmi v DMS

Zmysluplné využitie AI predpokladá, že:

  • dokumenty majú jasne definovaný životný cyklus
  • je určená zodpovednosť
  • je zachovaný kontext
  • je možné dohľadať zdroje

Bez týchto väzieb AI zosilňuje neistotu namiesto toho, aby ju znižovala.

AI a správa dokumentov v DMS – workflow zobrazujúci podmienky pre spoľahlivé využitie AI: životný cyklus, zodpovednosť a kontext dokumentov
AI pri správe dokumentov v DMS prináša hodnotu len tam, kde sú dokumenty zasadené do riadeného kontextu – s jasným životným cyklom, zodpovednosťou a dohľadateľnosťou.

V takomto prostredí AI nepreberá zodpovednosť. Funguje ako podporná vrstva.

AI a zodpovednosť za rozhodnutia

Pri využití AI zostáva zodpovednosť vždy na strane organizácie.

Je potrebné vedieť:

  • z akých dokumentov AI čerpá
  • s akými verziami pracuje
  • ako je možné výstupy vysvetliť

Ak tieto informácie nie sú k dispozícii, AI zvyšuje neistotu namiesto prínosu.

Ako využívať AI v DMS pri rozhodovaní

Pri rozhodovaní má zmysel klásť si otázky:

  • sú dokumenty dôveryhodné
  • je jasný ich význam v čase
  • je možné výstupy AI obhájiť
  • podporuje AI pracovný proces, alebo len zosilňuje existujúce problémy

Odpovede na tieto otázky rozhodujú o tom, či AI prinesie reálnu hodnotu.

Viac k téme správy dokumentov

Viac k téme nájdete v hlavnom článku: Správa dokumentov (DMS): ako vybudovať udržateľný základ pre prácu s dokumentmi vo firme

Autor

Lukáš Hronek, Head of OpenText Team

Lukáš sa venuje oblasti správy dokumentov od roku 2018. Špecializuje sa na platformu OpenText Content Management a OpenText Intelligent Capture, ktoré nasadzoval v prostredí veľkých organizácií v energetike, bankovníctve aj ďalších odvetviach – napríklad pre Západoslovenskú distribučnú, E.ON, Komerčnú banku či GECO. Má skúsenosti s analýzou, konzultáciami aj technickou implementáciou DMS riešení. V spoločnosti IXTENT vedie OpenText tým.

Ako dnes u vás zapadá AI do práce s dokumentmi? Dáva zmysel prejsť si to spoločne?

Zavolajte nám

Ozvite sa mi

Napísať správu