Umelá inteligencia dnes ponúka množstvo možností, ako zlepšiť prácu s dokumentmi. Organizácie experimentujú s analýzou obsahu dokumentov, automatickým zhrňovaním informácií alebo generovaním nových dokumentov.

Pri týchto experimentoch však často vzniká otázka, ako vlastne AI do práce s dokumentmi zapojiť. Mnohé firmy totiž hľadajú jeden „AI nástroj na dokumenty“, ktorý by vyriešil všetky scenáre – od analýzy zmlúv až po automatizáciu dokumentových procesov.

V praxi však AI zvyčajne nefunguje ako samostatná aplikácia. Najväčší prínos má vo chvíli, keď je zapojená do existujúcej architektúry práce s dokumentmi – typicky v prostredí systémov na správu dokumentov (DMS). Práve tento prístup sa dnes často označuje ako AI document management, teda využitie AI ako vrstvy nad dokumentovými systémami.

Text vychádza zo skúseností s návrhom a rozvojom DMS v prostredí veľkých organizácií.

V tomto článku nájdete:

AI nad dokumentmi vo firmách nie je len práca s textom

Mnohé experimenty s AI nad dokumentmi sa sústreďujú predovšetkým na text dokumentu. Model analyzuje obsah dokumentu alebo odpovedá na otázky nad dokumentmi.

Vo firemnom prostredí však dokument zvyčajne nie je len samostatný súbor. Je súčasťou širšieho kontextu, ktorý zahŕňa napríklad:

• typ dokumentu
• stav dokumentu v procese
• históriu zmien
• komentáre účastníkov workflow
• vzťahy medzi dokumentmi

Práve tento kontext umožňuje správne interpretovať obsah dokumentu.

DMS ako zdroj kontextu pre AI

Systémy na správu dokumentov uchovávajú informácie, ktoré sú pre prácu s dokumentmi zásadné. Okrem samotného dokumentu obsahujú napríklad:

• metadata dokumentu
• históriu verzií
• informácie o tom, kto dokument upravoval alebo schvaľoval
• väzby medzi dokumentmi a procesmi

Pre AI sú tieto informácie často kľúčové. Umožňujú napríklad rozlíšiť, či je dokument aktuálny, aký má status v procese alebo v akom kontexte vznikol.

Skúsenosť z praxe ukazuje, že práve metadata a kontext dokumentu majú pre správnu interpretáciu dokumentov často väčší význam než samotný text.

Ako AI využíva informácie z workflow

Jednou z najzaujímavejších oblastí využitia AI nad dokumentmi je práca s informáciami, ktoré vznikajú v priebehu workflow.

Počas práce s dokumentom sa totiž ukladá veľké množstvo informácií, napríklad:

• komentáre účastníkov procesu
• dôvody zmien dokumentu
• história rozhodovania
• informácie o tom, kto dokument upravoval alebo schvaľoval

AI môže tieto informácie analyzovať a pripraviť kontext pre ďalšiu prácu s dokumentom. Môže napríklad vytvoriť zhrnutie dokumentu vrátane dôležitých zmien alebo upozorniť na informácie, ktoré môžu byť relevantné pre ďalšie rozhodovanie.

V projektoch, kde sa AI zapája priamo do workflow práce s dokumentmi, sa často ukazuje, že práve tento kontext výrazne zvyšuje hodnotu výstupov AI.

Orchestrácia AI nad dokumentmi

V moderných architektúrach preto často vzniká ďalšia vrstva, ktorá prepája dokumentové systémy, workflow a AI modely. Táto vrstva sa niekedy označuje ako orchestrácia.

Jej úlohou môže byť napríklad:

• pripraviť vstupné dáta pre AI model
• vybrať vhodný model pre konkrétny scenár
• spracovať výstup modelu
• odovzdať výsledky späť do systému alebo workflow

Vďaka tomu môže AI pracovať s dokumentmi v ich skutočnom kontexte a zároveň zostáva súčasťou existujúcich procesov.

Nezávislosť od konkrétneho AI modelu

Ďalším dôležitým princípom moderných riešení je nezávislosť od jedného konkrétneho AI modelu.

Organizácie môžu pre rôzne scenáre využívať rôzne typy modelov, napríklad:

• veľké jazykové modely na analýzu textu
• špecializované modely na klasifikáciu dokumentov
• interné modely prevádzkované v infraštruktúre organizácie

Architektúra, ktorá umožňuje tieto modely kombinovať, dáva organizáciám väčšiu flexibilitu a umožňuje reagovať na rýchly vývoj AI technológií.

AI document management ako vrstva nad dokumentovými systémami

Z pohľadu architektúry teda AI zvyčajne nepredstavuje samostatný systém, ktorý by dokumentové systémy nahrádzal.

Naopak. Vo väčšine organizácií funguje ako ďalšia vrstva, ktorá:

• analyzuje dokumenty
• interpretuje ich obsah
• pripravuje informácie pre používateľov

Práve v tomto spojení – medzi dokumentmi, procesmi a AI – vzniká najväčší potenciál na zlepšenie práce s dokumentmi vo firmách.

V prostredí slovenských a českých organizácií sa práve tento architektonický prístup často ukazuje ako najefektívnejší spôsob, ako AI zapojiť do práce s dokumentmi.

Kontext, prečo AI bez štruktúry dokumentov často neprináša očakávaný prínos, vysvetľujeme aj v článku AI práca s dokumentmi: prečo AI zlyháva v chaose dokumentov.

Chcete zistiť, ako môže AI pomôcť aj vo vašej práci s dokumentmi?

Zavolajte nám

Ozvite sa mi

Napísať správu