Chcete mať zmluvnú dokumentáciu pod kontrolou, ľahko dohľadateľnú, prístupnú, bezpečne uloženú a systémovo strážiť všetko potrebné, aby sa na nič nezabudlo a prebiehalo podľa dohodnutých postupov? Naše riešenie pre správu zmlúv udrží celú zmluvnú agendu aj sledovanie termínov pod kontrolou.
v požadovanom kontexte
a všetkých náležitostí zmluvy
pod kontrolou
proti degradácii, strate a neoprávnenému prístupu
zmluvnej dokumentácie a postupov
nákladov na papierový archív
celého súvisiaceho procesu
Zmluvy sú jedny z najdôležitejších dokumentov, ktoré spoločnosti spravujú. Zložité je už ich vytváranie, pri ktorom využijete verzovanie a auditnú stopu zmien, po podpise zmluvy naopak musíte zabezpečiť jej nezmeniteľné uchovanie a jednoduchý prístup všetkým, ktorí s ňou potrebujú pracovať. Naopak, u zmlúv s citlivými údajmi budete klásť dôraz na to, aby sa k nim nedostal nikto nepovolaný. Ďalšiu funkciu, ktorú potrebujete, je upozornenie na termíny, ktoré sú pre danú zmluvu zásadné (výpovedné lehoty, obnovenie, platnosť, atď.). S tým všetkým Vám pri nasadzovaní Contract manažmentu naši konzultanti pomôžu.
Správa zmlúv je riadenie celého životného cyklu zmluvnej dokumentácie – od tvorby cez pripomienkovanie, schvaľovanie a podpis až po archiváciu a sledovanie záväzkov. Systém nahrádza ručné sledovanie termínov, verzií a oprávnení jedným centrálnym prostredím. Firmy tak majú zmluvnú dokumentáciu pod kontrolou a nič im neujde.
Životný cyklus zmluvy digitalizujete nasadením contract management workflow, ktoré pokryje každý krok – od vzniku cez pripomienkovanie, schvaľovanie a elektronický podpis až po archiváciu. Systém automatizuje opakujúce sa kroky a udržiava auditnú stopu všetkých zmien. Výsledkom je štandardizovaný proces bez papiera a ručného preposielania.
Termíny zmlúv najspoľahlivejšie sleduje contract management systém – automaticky monitoruje výpovedné lehoty, platnosť aj obnovu a zasiela upozornenia s predstihom. Zodpovednosť tak prechádza zo zamestnancov na systém a žiadny termín nezostane bez povšimnutia, ani pri správe stoviek zmlúv súčasne.
Online schvaľovanie zmlúv nastavíte ako konfigurovateľný contract management proces – definujete pozície, poradie krokov a pravidlá eskalácie. Každý schvaľovateľ dostane notifikáciu, vidí kontext zmluvy a môže ju schváliť alebo pripomienkovať priamo v systéme. Celý proces je transparentný a auditovateľný.
Správu zmlúv prepojíte s obehom dokumentov tak, že systém prepojí zmluvy s faktúrami, objednávkami alebo projektovou dokumentáciou konkrétneho dodávateľa. Oprávnený používateľ tak vidí celý kontext na jednom mieste. Pre firmy riešiace správu dokumentov komplexne je to prirodzená súčasť elektronickej správy dokumentov.
