Řada firem se musí každý den vypořádat se zpracováním velkého množství přijatých finančních dokumentů, především pak faktur. Finanční dokumenty přicházejí do společnosti nejrůznějšími způsoby a v nejrůznějších formátech – poštovní zásilkou ale i elektronicky, například faxem, e-mailem, prostřednictvím EDI komunikace. Společnost IXTENT nabízí řešení, které pokrývá celý proces oběhu dokumentů, a umožňuje tak společnostem zkrátit čas před jejich finálním zpracováním, zlepšit řízení finančních prostředků a zároveň vylepšit vztahy s dodavateli.
Zpracování příchozích dokumentů
Pro usnadnění zpracování papírových dokumentů v rámci společnosti dochází nejprve k jejich skenování/ digitalizaci. V rámci podniku pak dokument obíhá pouze jako elektronický image dokumentu a jeho následné zpracování se řídí stanoveným workflow.
Oběh dokumentů (workflow)
Zejména u finančních dokumentů jsou stanovena obecně platná pravidla, na základě kterých je dokument dále zpracováván.
Například, v případě příchozích faktur, je nejprve nutné zajistit jejich schválení, případně spárování s vystavenou objednávkou a potvrzenou příjemkou. Podle výše fakturované částky přejímají zodpovědnost schvalovatelé, kteří musí ověřit věcnou a finanční správnost. Hraje zde roli i čas, potřebný na schválení a také určený datem splatnosti faktury versus optimální doba úhrady faktury z pohledu podnikového cash-flow. Proces končí příchodem do účetního oddělení k zaúčtování a tzv. likvidací faktury.
Archivace dokumentů
Doklady jsou archivovány dle základní klasifikace, v případě faktury např. materiálové, investiční, režijní…, s odkazem/bez odkazu na nákupní objednávku.
Pro potřeby archivace elektronických dokladů v souladu se zákonem je možné opatřit dokumenty elektronickým či biometrickým podpisem a časovým razítkem. Pro jednodušší identifikaci a zpracování se doporučuje i využití čárových kódů.
Zpracování odchozích dokumentů
Faktury, protokoly atd. jsou vytvářeny pomocí elektronických šablon, které zpracovávají data z prostředí ERP, ale i jiných systémů. Umožněno je sofistikované řízení finální podoby dokumentu, včetně umísťování marketingových a jiných zpráv určených vždy konkrétnímu klientovi. Řešení napomáhá zajistit personifikovanou komunikaci s velkým počtem koncových zákazníků, zrychlení plateb od klientů díky rychlé a přesné fakturaci, a tím zlepšení vztahů se zákazníky a snížení nákladů na sběr informací pro fakturaci, tvorbu a distribuci faktur.
Hlavní výhody:
- optimalizace spolupráce nad komplexními finančními transakcemi;
- aktualizované reporty pro klíčové rozhodovatele;
- řízení a snižování finančních rizik;
- zohlednění legislativních požadavků a redukce podnikového rizika;
- logická provázanost správy finančních dokumentů s předmětem smlouvy;
- nízké náklady na vývoj a implementaci řešení – vysoká návratnost investice;
- automatizace šetří zdroje a zaručuje přesnost.
