Chcete mít smluvní dokumentaci pod kontrolou, snadno dohledatelnou a přístupnou, bezpečně uloženou a systémově hlídanou, aby se na nic nezapomnělo a probíhalo dle dohodnutých postupů? Naše řešení pro správu smluv udrží celou smluvní agendu i hlídání termínů pod kontrolou.
v požadovaném kontextu
a všech náležitostí smlouvy
pod kontrolou
proti degradaci, ztrátě a neoprávněnému přístupu
smluvní dokumentace a postupů
nákladů na papírový archiv
celého souvisejícího procesu
Smlouvy jsou jedny z nejdůležitějších dokumentů, které společnosti spravují. Složité je už jejich vytváření, při kterém využijete verzování a auditní stopu změn, po podpisu smlouvy musíte naopak zajistit její nezměnitelné uchování a jednoduchý přístup všem, kdo s ní potřebují pracovat. U smluv s citlivými údaji budete klást důraz na to, aby se k nim nedostal nikdo nepovolaný. Další funkci, kterou potřebujete, je upozornění na termíny, které jsou pro danou smlouvu zásadní (výpovědní lhůty, obnovení, platnost, atd.). S tím vším Vám při nasazování Contract Managementu naši konzultanti pomohou.
Správa smluv je řízení celého životního cyklu smluvní dokumentace – od tvorby přes připomínkování, schvalování a podpis až po archivaci a hlídání závazků. Systém nahrazuje ruční sledování termínů, verzí a oprávnění jedním centrálním prostředím. Firmy tak mají smluvní dokumentaci pod kontrolou a nic jim neunikne.
Životní cyklus smlouvy digitalizujete nasazením contract management workflow, které pokryje každý krok – od vzniku přes připomínkování, schvalování a elektronický podpis až po archivaci. Systém automatizuje opakující se kroky a udržuje auditní stopu všech změn. Výsledkem je standardizovaný proces bez papíru a ručního přeposílání.
Termíny smluv nejspolehlivěji pohlídá contract management systém – automaticky sleduje výpovědní lhůty, platnost i obnovu a zasílá upozornění s předstihem. Odpovědnost tak přechází ze zaměstnanců na systém a žádný termín nezůstane bez povšimnutí, ani při správě stovek smluv současně.
Online schvalování smluv nastavíte jako konfigurovatelný contract management process – definujete role, pořadí kroků a pravidla eskalace. Každý schvalovatel dostane notifikaci, vidí kontext smlouvy a může ji schválit nebo připomínkovat přímo v systému. Celý proces je transparentní a auditovatelný.
Správu smluv provážete s oběhem dokumentů tak, že systém propojí smlouvy s fakturami, objednávkami nebo projektovou dokumentací konkrétního dodavatele. Oprávněný uživatel pak vidí celý kontext na jednom místě. Pro firmy řešící správu dokumentů komplexně je to přirozená součást elektronické správy dokumentů.
