Správa smluv (Contract Management)

Smlouvy patří ke stěžejním dokumentům každého právního subjektu. Do procesu jejich tvorby, správy a aplikování vstupuje velmi často mnoho činitelů z různých míst organizace, a je tedy potřeba zajistit jejich vzájemnou koordinaci. V mnoha organizacích bývá také problémem nejednotnost evidence smluv, dodatků a souvisejících dokumentů na různých místech. Společnost IXTENT nabízí řešení Centrální správy smluv, neboli Contract Management, které zajistí dlouhodobě sjednocené a efektivní postupy práce s právními dokumenty od jejich vzniku, přes věcné aplikování obsahu, až po bezpečné archivování, resp. skartaci, ve shodě s platnou legislativou.

Contract Management poskytuje systémový přístup ke všem druhům právních dokumentů - zakládací listiny, pracovní smlouvy, dodavatelské smlouvy, nájemní smlouvy, licenční smlouvy, smlouvy o spolupráci aj.

Contract Management zajistí podniku jak řešení smluv po formální stránce (použití šablon, určení schvalovacího scénáře, zatřídění smlouvy atd.), tak sledování obsahu smluv po věcné stránce (předmět, platnost smlouvy, objemy, ceny aj.), a to po celou dobu jejich životního cyklu (tj. od vzniku, přes změny, doplňky, ukončení platnosti a dobu uchování).

Contract Management umožňuje centrální ukládání smluv, sofistikované vyhledávání a evidenci ke každé jednotlivé smlouvě, včetně archivace po ukončení platnosti smlouvy. Právní dokument má vždy jediný platný exemplář s vnořenou funkcionalitou sledování změn (tj. jeho verzování, vč. autorizace) a dodatků. Při práci s dokumentem je ho možné alokovat, zamykat, určovat přístupová práva, používat odkazy (shorcuts) místo příloh, používat anotace prostřednictvím emailového klienta atd.

Contract Management a jeho další vlastnosti: