Potřebujete bezpečně uchovávat a zpřístupnit elektronické dokumenty uživatelům a řídit jejich životní cyklus? Hledáte cestu, jak optimalizovat velikost databáze vašich IT systémů? Chcete zpřístupnit data z historických systémů skrze UI stávajících aplikací? Buďte digitální. Zajistíme spolehlivou archivaci dokumentů i dat v souladu s legislativou.
elektronickou archivaci v souladu s legislativou.
náklady na provoz historických systémů.
proces zálohování informací.
dokumenty a data řízeně a bezpečně.
Pro úspěch jsou třeba všechny profese životního cyklu firmy, nic nezanedbat. Důležité jsou detaily. Detail Vás odliší. Detail vítězí. Osobně se dál řídím pár pravidly: Chceš-li něco udělat, udělej to. Vždy jdi dál a udělej víc. Odlišuj se. Je-li někde fronta, založ si vlastní.
Implementujeme nejkvalitnější technologické řešení pro dokumentovou a datovou archivaci od společnosti OpenText. Většina našich projektů se týká zejména archivace z informačních systémů SAP. Řešení od OpenTextu jsou společností SAP přímo podporována, testována a preferována.
To záleží na typu dokumentu a platné legislativě – lhůty se liší a mění. Proto firmy přesouvají zodpovědnost za jejich hlídání na systém, který automaticky uplatňuje retenční pravidla a zajistí řízenou skartaci ve správný čas.
Elektronická archivace je dlouhodobé, bezpečné uchovávání dokumentů a dat v digitální podobě – s garantovanou důvěryhodností, šifrováním a časovými razítky. Systém řídí celý životní cyklus dokumentu od uložení až po řízenou skartaci a zajišťuje soulad s legislativou včetně GDPR a eIDAS. Pro firmy, které zároveň řeší správu živých dokumentů, přirozeně navazuje na elektronickou správu dokumentů.
Zákonné lhůty pro archivaci dokumentů se liší podle jejich typu – řídí se zákonem o účetnictví, daňovým řádem i zákoníkem práce a pohybují se v rozmezí jednotek až desítek let. Systém s podporou Records Managementu hlídá retenční pravidla automaticky a eliminuje riziko jejich porušení.
Zálohování chrání data před ztrátou a slouží k obnově systému po výpadku – nejde o dlouhodobé úložiště. Archivace naproti tomu zajišťuje řízenou správu dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu, včetně vyhledávání, auditních stop a skartace dle legislativy. Jsou to komplementární, nikoli zastupitelné funkce.
Důvěryhodná elektronická archivace vyžaduje šifrování, časová razítka a neměnnost uložených záznamů. Systém musí splňovat požadavky eIDAS, GDPR a dalších regulatorních rámců relevantních pro váš obor. Klíčová je také komponenta Records Management, která hlídá retenční lhůty a zajišťuje řízenou skartaci.
