Když přední globální pojišťovací skupina potřebovala přestěhovat 300 milionů dokumentů ze zastaralého systému do nového DMS – a to během několika měsíců pod hrozbou milionových sankcí za zpoždění, bylo jasné, že půjde o výjimečný projekt. Nešlo jen o objem dat, ale i o komplexní strukturu zdrojových systémů a nutnost zvládnout migraci bez dopadu na provoz dvou sesterských společností.

Přední pojišťovací instituce se rozhodla opustit své zastaralé DMS, přičemž ve stejném systému spravovala dokumenty i sesterská společnost. Obě organizace dohromady čelily migraci přibližně 300 milionů souborů – což je výrazně více, než s čím se obvykle při migracích setkáváme. Zároveň měl projekt pevně daný deadline – do konce roku, kdy končila platnost licencí pro původní DMS. Každé zpoždění by znamenalo dodatečné náklady v řádu milionů korun.

Během analýzy se ukázalo, že data pro každý migrovaný dokument pocházejí ze 7 různých zdrojových systémů. Tato komplexita přinesla řadu výzev, které bylo nutné překonat.

Hlavní výzvy a jejich řešení

1. Omezení API původního DMS

Staré DMS mělo integrační rozhraní postavené na zastaralé technologii, které se ukázalo jako neefektivní pro export velkého množství dat. Částečně jsme proto API obešli a získávali některá data přímo z databáze.

2. Neustálý vývoj zadání

Požadavky se během implementace vyvíjely – přibývaly nové zdrojové systémy, upravovalo se mapování metadat a bylo nutné zohlednit nové krajní situace. Adaptovali jsme se dynamickými úpravami migrační sestavy, případně jsme některé dokumenty v cílovém DMS odstranili a proces migrace spustili znovu.

3. Transformace TIFF souborů na PDF

Velká část dokumentů byla uložena jako TIFF soubory, které bylo nutné spojit do jednoho dokumentu a následně převést do PDF. Problémem bylo, že ve zdrojové aplikaci nebylo možné rozeznat, zda se jedná o jednostránkové nebo vícestránkové soubory. To jsme vyřešili přímou kontrolou exportovaných souborů před transformací.

4. Migrace anotací

Kromě dokumentů bylo nutné přenést i anotace, které si uživatelé přidávali k TIFF souborům. Jelikož zákazník nevěděl, kolik různých typů anotací se v systému nachází, průběžně jsme museli přidávat podporu pro nové typy. Navíc byly anotace uloženy ve třech různých formátech, což vyžadovalo odlišné způsoby zpracování.

5. Zátěž cílového DMS při nahrávání dokumentů

Migrace způsobovala velké zatížení cílového DMS. Už při zpracování šesti paralelních vláken bylo patrné zpomalení a systém se stával pro běžné uživatele téměř nefunkční. Tento kritický problém jsme řešili ve spolupráci se zákazníkem – na naší straně jsme odebrali nadbytečné funkce a kontroly při nahrávání dokumentů, zatímco zákazník zvýšil limity databáze a odstranil zastaralé triggery.

6. Striktní termín

Kvůli nečekanému prodloužení analýzy a implementace zůstaly na samotnou migraci pouze čtyři měsíce, včetně vánočních svátků. Projekt byl pod dohledem managementu všech zapojených společností. Abychom zajistili transparentnost a efektivní řízení, nasadili jsme poloautomatický reporting, který několikrát denně poskytoval aktuální stav migrace a odhad zbývajícího času.

Výsledek

I přes množství překážek a komplikací se nám podařilo úspěšně dokončit migraci v termínu. Díky flexibilnímu přístupu, těsné spolupráci s klientem a optimalizaci procesu jsme předešli vícenákladům za prodloužení licencí a zákazník získal moderní DMS systém odpovídající jeho aktuálním potřebám.

Migrace 300 milionů dokumentů ve striktním termínu? Splněno!

O společnosti

Finanční skupina, která vznikla v Evropě a dnes působí ve více než deseti zemích světa. Na českém a slovenském trhu se specializuje na životní pojištění, penzijní produkty a investiční služby s důrazem na moderní a digitální přístup.