EvoBus je největší evropská pobočka koncernu Daimler AG. Se značkami Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus a BusStore zajišťuje celé spektrum služeb na evropském trhu s autobusy. Coby součást divize Daimler Buses je největším evropským výrobcem autobusů a jedním z největších producentů na celém světě.

Počáteční situace

Zákazník spravuje firemní procesy na platformě OpenText Content Suite od roku 2011. Využívá nástroje Claim managementu pro řízení požadavků ve firmě, Contract managementu pro práci se smlouvami.

S využitím nadstavby IXTENT – ISDS connectoru – spravuje přístup do datových schránek (konektor představuje komplexní řešení příjmu, odesílání a správy zpráv datových schránek a jejich integraci s podnikovým informačním systémem bez ohledu na jeho typ, organizace má plnou kontrolu nad zprávami z datových schránek a nehrozí nebezpečí z prodlení při jejím vyřizování).

Klient rovněž archivuje dodací listy, příchozí faktury, objednávky, smlouvy a další dokumenty přes službu Archive Center, importuje dokumenty přes file systém, používá Enterprise scan, platformu OpenText Directory Services, která zajišťuje správu uživatelských účtů.

Ve výrobních halách využívá mobilní aplikaci společnosti IXTENT pro měření prostředí lázní. Webová aplikace Prototube umožňuje přenést naměřené hodnoty z fosfátových van přes tablet do workflow ke schválení odpovědnému pracovníkovi, aplikace je dokonce umí upozornit na nadlimitní či podlimitní hodnoty a může iniciovat nápravnou akci – odeslat úkol jiným výrobním pracovníkům, aby došlo k přidání určité látky, díky které se parametry měření dostanou do normy. Po dokončení měření aplikace vytvoří PDF protokol o výsledku měření, který je archivován ve stávajícím DMS.

EvoBus využívá Document Pipelines, které slouží ke zprostředkování naskenovaných obrazů pro OCR řešení, také zajišťují archivaci získaných dat a přenos vytěžených dat do ERP systému.
Veškeré customizace na míru byly realizovány skrze vlastní produkt IXTENT Smart Document Flow, který je nadstavbou samotného Document Management Systému.

Řešení IXTENT – přínos upgradu

Projekt, který byl uveden do provozu v polovině listopadu 2018, trval 83 dní. Upgrade dovolil zákazníkovi využít přidané hodnoty nejnovější verze softwaru. Nově má EvoBus k dispozici Tempo box, který zjednodušuje práci v oblasti správy obsahu a umožňuje uživatelům synchronizovat, sdílet a ukládat informace mezi všemi zařízeními, které používají, aniž by ztratili bezpečnost správy záznamů a zabezpečení vyžadované vnitřními předpisy a průmyslovými předpisy organizace.

K dalším benefitům aktualizace systému patří funkcionalita Content Suite Mobile, což je mobilní přístup do Document Management Systému přes jakékoliv zařízení.

Produkt Open Textu byl dále optimalizován na míru zákazníka, jedním z dovyvíjených řešení bylo podpisové PDF, takzvaný „PDF signer“, pro elektronické podepisování PDF dokumentů.

Z nových funkcionalit lze podotknout ještě moduly O skriptu, které umí spustit workflow nad více objekty najednou – takzvané „batch workflow“, dále funkci „time stamp check“ pro kontrolu časových razítek.

Mezi důležité přínosy upgradu patří i rozšíření architektury o frontend a backend, což má za následek celkové zrychlení systému. Nová verze systému umožnila EvoBusu také vylepšení funkcí pro optimalizaci reportingu. Do budoucna klient plánuje navýšení počtu licencí.