Statické intranetové web stránky a zastaralý systém ve společnosti Pražská plynárenská, a.s., jednoho z velkých distributorů plynu v ČR, vyústily k narůstající nespokojenosti koncových uživatelů a technickým problémům. Livelink ECM WCM Server, ECM řešení od společnosti Open Text™, dokázalo nejenom vyřešit problémy, ale také umožnilo realizovat cíle společnosti v oblasti informovanosti. Publikování intranetového obsahu je v současné době snadným úkolem a všechny změny obsahu jsou promítány v reálném čase.

Organizace

Pražská plynárenská, a.s., je čtvrtou největší plynárenskou distribuční společností v České republice a největším dodavatelem energie v hlavním městě Praze. Zemním plynem zásobuje více než 437 000 odběrných míst a spravuje plynovodní sítě o délce přes 4000 km.

Situace

Existující intranet v Pražské plynárenské, a.s., byl založen na statických HTML stránkách, což vyžadovalo značné úsilí pro jeho tvorbu a aktualizaci. Složité procesy si vynutily expertisu webmastera pro každou změnu obsahu. Z toho vyplývalo publikování vždy jen malé schválené části, což vedlo k tomu, že intranetový obsah byl většinou jen částečně aktualizován.

Koncoví uživatelé byli nespokojeni s původním intranetem – workflow technologie a možnost personalizace jeho obsahu patřily k hlavním požadavkům.

Kromě toho se při upgrade operačního systému na Microsoft Windows XP objevily technické problémy Intranetu způsobené zastaralou technologií.

Řešení

Pražská plynárenská, a.s., vydefinovala jasné strategické a funkční cíle, které by měly být dosaženy v souvislosti s hledáním a rozvojem nového systému.

Livelink ECM Web Content Management (WCM) Server od OpenText byl vybrán z důvodu jeho objektově-orientované struktury, technologické otevřenosti a škálovatelnosti.

Pražská plynárenská, a.s., si prostřednictvím své dceřiné společnosti Informační služby – energetika, a.s. vybrala pro toto řešení jako dodavatele společnost IXTENT s.r.o., partnera dodavatele řešení, která disponuje zahraničními zkušenostmi v implementaci ECM technologií za současné maximální efektivity provozu, konsolidace IT systémů a redukci rizika.

Projekt přinesl zvýšený a aktivní zájem zaměstnanců o Intranet a pozvednutí firemní kultury. Specifikace řešení byla navržena na základě dotazování klíčových a koncových uživatelů zaměstnavatele, který se uskutečnil napříč společností.

Výsledky naznačily, že většina uživatelů by měla zájem o intranetový přístup k organizační struktuře doprovázený informacemi jednotlivých oddělení a telefonním seznamem.

Jakmile byla nadefinována finální specifikace řešení, následovala systémová instalace a implementace a pilotní projekt se rozvinul za necelý měsíc. Současná systémová finalizace a optimalizace byla realizována do měsíce po pilotním projektu.

Celkem byl rozvoj Livelink ECM WCM Serveru v Pražské plynárenské hotov během 29 pracovních dnů.

  • V průběhu nasazení řešení, struktury webu, byly pravidla a šablony upraveny tam, kde to bylo nevyhnutelné, a 90% dat bylo migrováno z původního intranetu.
  • Zastaralý obsah, jako například starší tiskové položky, byly automaticky přemístěny do archivu.
  • Tento archiv obsahuje kalendář, podsložky jednotlivých oddělení a funkcionality navigace založené na jednotlivých uživatelských skupinách.
  • Implementace umožnila realizaci funkčních cílů prostřednictvím re-designu web stránek, implementaci mapování intranetu a optimalizaci zdrojů.

Přínosy řešení IXTENT

  • Řešení v Pražské plynárenské se skládá z jedné instalace včetně databáze, staging serveru a live serveru.
  • Jakmile je obsah zaktualizován, změny se promítnou na staging serveru.
  • Replikace obsahu ze staging na live server v Pražské plynárenské, a.s., nastává každých deset minut.
  • Rozvoj a implementace specifických funkcionalit dle požadavků zákazníka byl vyvinut za pomoci scriptovacího jazyka Livelink na bázi JavaScript.

Jednorázové přihlašování uživatele do active directory zpřístupňuje všechny funkcionality pro publikaci obsahu. Implementační tým přizpůsobil přístup k intranetovým stránkám dle specifických oborů. Řešení intranetu v Pražské plynárenské taktéž umožňuje zahrnutí novinek a každodenní monitoring tisku.

Objektově orientovaná architektura Livelink WCM Serveru umožňuje kompletní oddělení tvorby obsahu a administrativní stránky, přetváření publikovaného obsahu a další jednoduché úkony. Tato funkcionalita byla základním cílem projektu, kterého se mělo dosáhnout předdefinováním uživatelských rolí jakými jsou autor a uživatel a autorizačními koncepty jako například přístupová práva a publikační pravidla.

Využitím jednoduchého systémového rozhraní, které nevyžaduje žádné odborné technické znalosti, včetně znalosti HTML, se tak teď každý zaměstnanec může stát přímým tvůrcem obsahu. Workflow technologie urychluje tento proces a obsah může být publikován v reálném čase.

Implementace Livelink ECM WCM Serveru byla první svého druhu v České republice. Výsledkem systému byla potřeba naučit koncové uživatele nejprve si osvojit znalosti a důkladně vyzkoušet nově nabízené funkcionality, uživatelské grafické rozhraní a metody navigace.

Organizace uskutečnila dodatečný uživatelský průzkum s cílem vymezit nové směry, které podnítí k užívání systému a zlepšení spokojenosti uživatelů.