Společnost Robert Bosch s.r.o. vyřešila archivaci poštovních serverů MS Exchange za účelem odstranění lokálních souborů PST a snížení zátěže poštovních serverů.

Robert Bosch spol. s r. o. v Českých Budějovicích zaměstnává 2 000 odborníků ve výrobě a vývoji komponentů pro osobní automobily. Hlavní sortiment tvoří moduly čerpací nádrže, sací moduly, kryty hlavy válců a elektronické pedály plynu.

Situace

E-mailová komunikace je nedílnou součástí podnikání. I ve společnosti Robert Bosch s.r.o. se databáze e-mailů časem značně rozrostla a servery MS Exchange byly přetížené. Nutnost mazat e-maily a vytvářet místní soubory PST považovala společnost z dlouhodobého hlediska za nežádoucí, a to nejen z technického hlediska, ale také s ohledem na platnou legislativu.

Řešení

V první fázi byl systém nasazen ve společnosti Robert Bosch pro 800 uživatelů serveru MS Exchange. V současné době používá archivaci příloh e-mailů 1050 uživatelů. Samotná archivace je nastavena jako automaticky řízená periodickými archivačními úlohami s podmínkami:

  • stáří e-mailu je delší než 42 dní,
  • pouze archivace příloh.

Celé řešení archivace poštovního serveru MS Exchange je založeno na archivačním serveru Livelink ECM Enterprise Archive Server a integrační složka Livelink ECM for E-mail Archiving MSE. Livelink ECM je produktem kanadské společnosti OpenText, která má 15 let zkušeností v oblasti správy podnikového obsahu (ECM) a v roce 2006 se stala lídrem na trhu (Gartner).

Livelink ECM Enterprise Archive Server

Komplexní řešení poskytující funkce pro správu rozsáhlých a distribuovaných archivů, rychlý přístup k uloženým datům a automatické sledování činností v archivu. Běží na platformě MS Windows, pracuje s databází MS SQL a poskytuje bezpečnou archivaci poštovních schránek jednotlivých uživatelů, veřejných složek, souborů PST a kalendářů.

Livelink ECM for E-mail Archiving MSE

Běží na samotném archivním serveru a zprostředkovává integraci archivního serveru s e-mailovým systémem MS Exchange. Z pohledu serveru MS Exchange funguje archivační server jako klient. Z tohoto důvodu není nutný žádný zásah do serveru MS Exchange. Archivaci provádějí buď sami uživatelé – individuální archivace, nebo správce systému na základě definovaných postupů bez účasti příslušných uživatelů – role.

Obr. Příklad samostatné archivace
Obr. Příklad automatické archivace na základě kritérií zadaných správcem systému

Archivace uživatelů je v aktuální verzi možná také prostřednictvím ikon umístěných na panelu klienta aplikace Outlook.

Proces archivace je uživatelem vnímán pouze jako změna příznaku zprávy v rámci standardního klienta aplikace Outlook. Tím je informován, že zpráva nebo příloha byla archivována a jeho poštovní schránka byla o archivovanou část zmenšena. Pokud uživatel potřebuje zprávu znovu zobrazit v plné podobě, postupuje stejně jako u běžné přílohy.

Proto není nutné žádné speciální školení ani změna stylu práce na straně uživatele.

Výhody

  • Zajišťuje automatickou archivaci příloh e-mailů, veřejných složek a souborů PST.
  • Interaktivní přístup k archivovaným objektům.
  • Možnost obnovení archivovaných zpráv.
  • Úsporný a efektivní provoz archivačního serveru.

Produkty a technologie

  • OS MS Windows Server 2000 a vyšší
  • Databáza MS SQL
  • Archivační server Livelink ECM Enterprise
  • Livelink ECM for E-mail Archiving MSE