Společnost GÓRAŽDŽE CEMENT S. A., významný výrobce cementu a člen skupiny Heidelberger Cement Group, implementovala systém SAP R/3 a rozhodla se pokračovat v rozvoji informačních technologií směrem ke stavu, kdy bude práce s papíry nahrazena prací s elektronickými dokumenty.

Nasazení DMS pro SAP R/3 řeší širokou oblast schvalovacího procesu:

  • zajištění přístupu uživatelů,
  • sdílení dokumentů mezi uživateli,
  • zajištění bezpečnosti a autorizace operací,
  • vyhledávání podle atributů,
  • podrobné postupy schvalovacího procesu,
  • archivaci a možnost sledovat historii schvalovacího procesu.

Situace

Pod vedením Andrzeje Chalupky, manažera IT, se vedení nejprve rozhodlo nahradit oběh papírových faktur oběhem naskenovaných dokumentů, přičemž distribučním systémem se stal SAP R/3.

Jak ale nejlépe zajistit konverzi papírových dokumentů do elektronické podoby a integrovat elektronické dokumenty do pracovního toku SAP R/3??

Elektronická správa dokumentů

Pro společnost Góraždže Cement byl sestaven tým specialistů na SAP R/3, kteří se podíleli na úvodní analýze projektu a aktivně spolupracovali při implementaci a školení vlastních uživatelů.

„Jazyk nikdy nebyl překážkou,“ říká Tomáš Hyjánek, hlavní konzultant společnosti IXOS zodpovědný za dodávku řešení. „S týmem SAP R/3 jsme diskutovali o technických záležitostech v angličtině, ale diskuse s klíčovými uživateli systému často probíhaly v česko-polském jazyce.“

Je to velmi důležité, protože nasazení systému DMS je vždy spojeno s výraznou změnou v práci společnosti. Firmy chtějí používat elektronické dokumenty, ale při zadávání projektu si málokdy uvědomují, jak rozsáhlý okruh problémů toto nasazení přinese – pokud jde o přístup uživatelů a sdílení dokumentů, bezpečnost, oprávnění, atributy vyhledávání či podrobný schvalovací proces.mi, bezpečnosť, oprávnenia, atribúty vyhľadávania, podrobný schvaľovací proces?

Průběh implementace

  • Papírové faktury jsou označeny čárovým kódem a naskenovány na vstupu v klientu IXOS Enterprise Scan.
  • Po naskenování jsou jednotlivé dokumenty archivovány.
  • Archivace je řízena z prostředí SAP R/3, kde operátor skenovací stanice zároveň provádí základní klasifikaci dokumentů.
  • Archivací se dokument uloží na archivační server IXOS for SAP a odkaz na něj se uloží do položky pracovního postupu SAP. V systému SAP je dokument sledovatelný pomocí čárového kódu.
  • Dokumenty – faktury – jsou směrovány pomocí systému SAP workflow distributorům, tedy vedoucím účetních oddělení, kteří tyto faktury zpracovávají.
  • Distributoři směrují dokumenty pracovního toku jednotlivým účetním ve svém oddělení, kteří provedou finální klasifikaci faktury a v souladu s podpisovým řádem společnosti fakturu buď odešlou do schvalovacího kola, nebo ji zaúčtují.
  • Schválení probíhá také prostřednictvím pracovního postupu SAP. Záznam o schválení je propojen s archivovaným dokumentem.
  • Zaúčtovaná faktura je propojena s naskenovaným dokumentem. Při prohlížení dokumentu v systému SAP tak lze zobrazit naskenovaný originál i všechny ostatní související dokumenty.

Pro usnadnění práce se systémem SAP pro nové uživatele, zejména z oblasti managementu, byla implementována další součást řešení IXOS – DocuLink. Pro uživatele zvyklé na prostředí MS Windows to představuje výrazné usnadnění práce se systémem SAP.

Jednotlivé dokumenty obchodního procesu (např. nákup) jsou uspořádány v souvisejících složkách a několika kliknutími myší lze v modulu MM najít například všechny objednávky, příjemky a faktury (SES). Archivované původní dokumenty a případně archivované výstupní dokumenty SAP se také zobrazují ve složkách příslušného dokumentu SAP.

Software IXOS otevřel společnosti Góraždže Cement cestu k elektronické správě dokumentů v obchodním procesu a učinil významný krok směrem k bezpapírové společnosti.