Spoločnosť GÓRAŽDŽE CEMENT S. A., významný výrobca cementu a člen skupiny Heidelberger Cement Group, implementovala systém SAP R/3 a rozhodla sa pokračovať v rozvoji informačných technológií smerom k stavu, keď bude práca s papiermi nahradená prácou s elektronickými dokumentmi.

Nasadenie DMS pre SAP R/3 rieši širokú oblasť schvaľovacieho procesu:

  • zabezpečenie prístupu používateľov,
  • zdieľanie dokumentov medzi používateľmi,
  • zaistenie bezpečnosti a autorizácie operácií,
  • vyhľadávanie podľa atribútov,
  • podrobné postupy schvaľovacieho procesu,
  • archiváciu a možnosť sledovať históriu schvaľovacieho procesu.

Situácia

Pod vedením Andreja Chalupku, manažéra IT, sa vedenie najprv rozhodlo nahradenie obehu papierových faktúr obehom naskenovaných dokumentov, pričom distribučným systémom sa stal SAP R/3..

Ako však najlepšie zabezpečiť konverziu papierových dokumentov do elektronickej podoby a integrovať elektronické dokumenty do pracovného toku SAP R/3?

Riešenia na správu dokumentov

Pre spoločnosť Góraždže Cement bol zostavený tím špecialistov na SAP R/3, ktorí sa podieľali na úvodnej analýze projektu a aktívne spolupracovali pri implementácii a školení vlastných používateľov.

„Jazyk nikdy nebol prekážkou“, hovorí Tomáš Hyjánek, hlavný konzultant spoločnosti IXOS zodpovedný za dodávku riešenia.

S tímom SAP R/3 sme diskutovali o technických záležitostiach v angličtine, ale diskusie s kľúčovými používateľmi systému často prebiehali v česko-polskom jazyku.

Je to veľmi dôležité, pretože nasadenie systému DMS je vždy spojené s výraznou zmenou v práci spoločnosti. Spoločnosti chcú používať elektronické dokumenty, ale pri zadávaní projektu si málokedy uvedomujú, aký rozsiahly okruh problémov toto nasadenie prinesie, pokiaľ ide o prístup používateľov a zdieľanie dokumentov medzi používateľmi, bezpečnosť, oprávnenia, atribúty vyhľadávania, podrobný schvaľovací proces?

Pokrok v implementácii

  • Papierové faktúry sú označené čiarovým kódom a naskenované na vstupe v klientovi IXOS-Enterprise Scan
  • Po skenovaní sú jednotlivé archivované dokumenty.
  • Archivácia sa riadi z prostredia SAP R/3, kde operátor skenovanie pracovnej stanice v rovnakom čase vykonáva základnú klasifikáciu dokumentov.
  • Archiváciou sa dokument uloží na archivačný server IXOS for SAP a odkaz naň sa uloží do položky pracovného postupu SAP. V systéme SAP je dokument sledovateľný pomocou čiarového kódu.
  • Dokumenty – faktúry sú smerované pomocou systému SAP workflow distribútorom – vedúcim účtovných oddelení, ktorí tieto faktúry spracovávajú.
  • Distribútori smerujú dokumenty pracovného toku k jednotlivým účtovníkom vo svojom oddelení, ktorý vykoná konečnú klasifikáciu faktúry a v súlade s podpisovým poriadkom spoločnosti faktúru buď odošle do schvaľovacieho kola, alebo ju zaúčtuje.
  • Schválenie sa tiež prostredníctvom pracovného postupu SAP. Záznam o schválení je prepojený s archivovaným dokumentom.
  • Zaúčtovaná faktúra je prepojená s naskenovaným dokumentom. Pri prezeraní dokumentu v systéme SAP tak môžete zobraziť naskenovaný originál aj všetky ostatné súvisiace dokumenty.

Na uľahčenie práce so systémom SAP pre nových používateľov, najmä z oblasti riadenia, bola implementovaná ďalšia súčasť riešenia IXOS – DocuLink. Pre používateľov zvyknutých na svet MS Windows to predstavuje výrazné uľahčenie práce so systémom SAP.

Jednotlivé dokumenty obchodného procesu (napr. nákup) sú usporiadané v súvisiacich priečinkoch a niekoľkými kliknutiami myšou nájdete v module MM napríklad všetky objednávky, príjemky a faktúry (SES). Archivované pôvodné dokumenty a prípadne archivované výstupné dokumenty SAP sa tiež zobrazujú v priečinkoch príslušného dokumentu SAP.

Softvér IXOS naučil poľský a Gorajdzze Cement otvoril cestu k používaniu elektronických dokumentov v obchodnom procese a urobil významný krok smerom k bezpapierovej spoločnosti.