SEKYRA Group a. s. SEKYRA Group a. s.

Správa dokumentů na platfromě MS SharePoint Portálu

Vedoucí tuzemská realitní skupina SEKYRA Group a. s. sdružuje subjekty, které dosahují ročního investičního objemu až 5 miliard korun. SEKYRA Group a. s. se jako developer zaměřuje především na komerční a rezidenční projekty. Zároveň je realitním investorem, který formou dlouhodobých investic buduje vlastní portfolio nemovitostí. Poskytuje dále profesionální služby v oblasti realit, facility managementu a projektového managementu. V neposlední řadě se věnuje správě realitních fondů a spolupráci s veřejným sektorem. SEKYRA Group a. s. rovněž rozvíjí své aktivity na slovenském a ruském realitním trhu.

Situace

Společnost SEKYRA Group dříve využívala ekonomický systém K6 a standardní kancelářské programy Microsoft Office. Archiv existoval pouze v papírové podobě, nacházel se na více lokalitách a docházelo k velkému ročnímu nárůstu složek. K tomu patřilo těžkopádné vyhledávání. Proto společnost SEKYRA Group a.s. rozhodla, že provede projekt archivace a vyhledávání dat a posléze nahradí stávající informační systém novým.

Business Challanges

Business Solution

Řešení

Nejdříve bylo nutné zvážit všechny požadavky společnosti SEKYRA Group s ohledem na stav její IT infrastruktury. Následoval návrh na vybudování nového Document Management systému (dále jen DMS), který umožní efektivní zpracování jak papírových, tak i elektronických dokumentů a umožní další rozšiřování svých funkcí s ohledem na obchodní potřeby a rozvoj SEKYRA Group. Řešení je postaveno na celosvětových standardech Microsoft a Open Text – největšího světového výrobce a dodavatele DMS a ECM (Enterprise Content Management) nástrojů pro správu dokumentů a jejich obsahu. Tím je zajištěno navíc zhodnocení investic a dlouhodobá podpora i stabilita řešení.

Základem celého řešení se stal Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server (dále jen Livelink EAS), který obsahuje také Livelink Enterprise Scan.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 je škálovatelný portálový server propojující osoby, týmy a znalosti v rámci podnikových procesů. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 poskytuje zabezpečené podnikové řešení.

Livelink EAS představuje základní archivační platformu pro řešení Enterprise Content Managementu a nabízí zákazníkům řadu propojovacích prvků (například s Microsoft SharePoint Portal Server 2003). Tyto propojovací prvky umožňují spravovat podnikové dokumenty v různých aplikacích a propojit je s podnikovými procesy.

Livelink Enterprise Scan je softwarový nástroj, který je za standardních okolností součástí Livelink Enterprise Archive Server - archivní platformy pro zpracování a ukládání velkého objemu skenovaných i elektronických dat. Livelink Enterprise Scan je robustní a vysoce stabilní platforma podléhající neustálému vývoji. Systém Livelink Enterprise Scan využívá mnoho zákazníků po celém světě, kteří zpracovávají miliony dokumentů v měsíčním či ročním horizontu.

Použité řešení umožňuje společnosti SEKYRA Group v oblasti DMS správu, sledování a řízení dokumentů, správu verzí, vyhledávání a získávání archivovaných dat i dokumentů nebo vytváření pracovních skupin. Papírový archiv byl převeden do elektronické podoby, došlo k jeho archivaci a zpřístupnění pomocí DMS, který byl vytvořen v Microsoft SharePoint Portal Server 2003.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 je jednoduchý na správu, ale i údržbu. Pomocí kontroly práv je možné ochraňovat přístup. Systém používá technologie příbuzné s internetem k tomu, aby poskytoval sdílený, chráněný a zabezpečený přístup k dokumentům napříč celou společností.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 byl v pilotní fázi nasazen u 10 uživatelů s očekávaným rozvojem a jeho integrací do nově budované infrastruktury Microsoft včetně plánovaného nasazení informačního systému Microsoft Navision.

Obr.: Struktura řešení Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Řešení poskytuje všem uživatelům velmi přívětivé prostředí s vysokým pracovním komfortem nástrojů DMS. Vstup dokumentů, neboli jejich vytváření, je možné dvěma způsoby:

První představuje digitalizace dokumentu skenováním. Papírový dokument projde skenovacím pracovištěm, kde dochází k jeho zpracování do elektronické podoby. Na úvodní stránku dokumentu se zanese čárový kód, který po naskenování přidělí dokumentu potřebný identifikační atribut pro jeho zpracování, zařazení a následné vyhledávání. Po převedení dokumentu do elektronické podoby archivní server (Livelink EAS) podle nadefinovaných parametrů zajistí uložení příslušných dat do archivu a jejich dostupnost z prostředí Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Dokumenty se poté z archivního serveru přesunou na Jukebox (archivní knihovna s optickými nebo magnetooptickými médii), kde jsou bezpečně a nepřepisovatelně archivovány.

Druhým způsobem je vytvoření dokumentu uživatelem na svém PC, například v textovém editoru Microsoft Word nebo aplikaci pro tvorbu diagramů, plánů a schémat Microsoft Visio, a jeho následná archivace z prostředí portálu Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (pro přidělení atributu se neaplikuje čárový kód). Dále je postup stejný jako u první varianty.
Při práci s dokumenty je možné vytvářet různé verze. U archivovaného dokumentu můžeme vytvářet další verze a ty opět archivovat. Dále je možné využít funkce check in a check out – dokument je v takovém případě uzamčen po dobu, kdy se na něm pracuje.

Na první stránce portálu je všeobecná informativní homepage. Pod ní jsou jednotlivé weby nižších úrovní jako například web Právního oddělení. Správa celého portálu je řízena dle přidělených přístupových práv, která vycházejí z Active directory.
Na další stránce portálu, která se již zaměřuje čistě na právní oddělení, jsou zveřejněny aktuální informace o oddělení, seznam zaměstnanců, úkoly, vzorové dokumenty a smlouvy, informace o statutárním zastoupení společností a hlavně seznam společností, které právní oddělení spravuje.

Obr.: Struktura webu Právní oddělení

Jednotlivé dokumenty jsou uloženy na stránkách společností, o něž se právní úsek stará. Nacházejí se tady dokumenty v digitální podobě (Digitální podklady) i dříve naskenované dokumenty, které jsou automaticky (dle čárového kódu) roztříděny a zařazeny na příslušnou stránku společnosti do složky Digitalizováno. Rozdělení do dílčích složek probíhá v Microsoft SharePoint Portal Server 2003 autorizovaným uživatelem.
Implementace celého řešení Microsoft SharePoint Portal Server 2003 byla uskutečněna v realizačním týmu, který vytvořili projekt manager, technický konzultant a aplikační 

konzultant, tým tří vývojářů v prostředí .NET, administrátor systému Windows 2003 a SQL specialista.
Veškeré dílčí činnosti byly realizovány v následující časové posloupnosti:

Produkty a technologie

Microsoft produkty
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
Windows SharePoint Services
Windows Server 2003 Standard Edition (CZ)
Microsoft SQL Server Standard Edition SP3a


Produkty řešitele a třetích stran

Livelink for Microsoft SharePoint
Livelink Enterprise Archive Server
Livelink Enterprise Scan
Jukebox PLASMON D120
Scanner Bell + Howell 730 DC