Emailová komunikace je nedílnou součástí businessu. Také ve společnosti Robert Bosch s.r.o. časem značně vzrostla databáze emailů a docházelo k neúměrné zátěži MS Exchange serverů. Nutnost výmazu elektronické pošty a vytváření lokálních PST souborů považovala společnost za dlouhodobě nežádoucí a to nejen technicky, ale i s ohledem na platnou legislativu.
Organizace
Společnost Robert Bosch s.r.o. řešila archivaci poštovních serverů MS Exchange s cílem zrušení lokálních PST souborů a snížení zátěže poštovních serverů.
Robert Bosch s.r.o. v Českých Budějovicích zaměstnává 2000 odborníků na výrobě a vývoji komponentů do osobních aut. Hlavní výrobní program tvoří čerpadlové nádržové moduly, sací moduly, víka hlav válců a elektronické plynové pedály.
Situace
Emailová komunikace je nedílnou součástí businessu. Také ve společnosti Robert Bosch s.r.o. časem značně vzrostla databáze emailů a docházelo k neúměrné zátěži MS Exchange serverů. Nutnost výmazu elektronické pošty a vytváření lokálních PST souborů považovala společnost za dlouhodobě nežádoucí a to nejen technicky, ale i s ohledem na platnou legislativu.
Řešení
V první fázi byl systém nasazen ve společnosti Robert Bosch pro 800 uživatelů MS Exchange serveru. V současné chvíli je počet uživatelů využívajících archivaci příloh e-mailů 1050. Samotná archivace je nastavena jako automaticky řízená pravidelnými archivními joby s podmínkami:
- stáří e-mailu je více jak 42 dnů
- archivace pouze příloh.
Celé řešení pro archivaci poštovních serverů MS Exchange je založeno na archivním serveru Livelink ECM Enterprise Archive Server a integrační komponentě Livelink ECM for E-mail Archiving MSE. Livelink ECM jsou produkty kanadské korporace Open Text, společnosti s 15ti lety zkušeností v oblasti Enterprise Content Management (ECM) a leadera trhu roku 2006 (Gartner).
Livelink ECM Enterprise Archive Server je komplexním řešením poskytujícím funkce pro správu rozsáhlých i distribuovaných archivů, pro rychlý přístup k uloženým datům a automatické monitorování činností v rámci archivu. Pracuje na platformě MS Windows, spolupracuje s databází MS SQL a zajišťuje bezpečnou archivaci poštovních boxů jednotlivých uživatelů, veřejných složek, PST souborů a kalendáře.
Livelink ECM for E-mail Archiving MSE běží na samotném archivním serveru a zprostředkovává integraci archivního serveru se systémem elektronické pošty MS Exchange. Z hlediska MS Exchange Serveru se archivní server tváří jako klient. Z tohoto důvodu není potřeba na MS Exchange Serveru dělat žádný zásah do systému. Archivace je prováděna buď samotnými uživateli – individuální archivace, nebo správcem systému na základě definovaných procedur, a to bez účasti příslušných uživatelů – joby.
Uživatelská archivace v aktuální verzi je možná i prostřednictvím ikon umístěných v liště Outlook klienta.
Proces archivace uživatel vnímá pouze jako změnu příznaku zprávy v rámci standardního Outlook klienta. Tím je informován, že uvedená zpráva nebo její příloha byla archivována a jeho poštovní schránka se o velikost archivované části zmenšila. V případě nutnosti tuto zprávu znovu zobrazit v plné podobě uživatel postupuje stejně jako v případě běžné přílohy. Z toho vyplývá, že ani na straně uživatele není třeba žádné zvláštní školení nebo změna stylu práce.
Přínosy
- Zajištění automatické archivace příloh e-mailů, veřejných složek a PST souborů
- Interaktivní přístup k archivovaným objektům
- Možnost obnovy archivovaných zpráv
- Ekonomický a efektivní provoz archivního serveru
Produkty a technologie
- OS MS Windows Server 2000 a výše
- Databáze MS SQL
- Livelink ECM Enterprise Archive Server
- Livelink ECM for E-mail Archiving MSE