Robert Bosch s.r.o.

Systém archivace elektronické pošty

Emailová komunikace je nedílnou součástí businessu. Také ve společnosti Robert Bosch s.r.o. časem značně vzrostla databáze emailů a docházelo k neúměrné zátěži MS Exchange serverů. Nutnost výmazu elektronické pošty a vytváření lokálních PST souborů považovala společnost za dlouhodobě nežádoucí a to nejen technicky, ale i s ohledem na platnou legislativu.

Organizace

Společnost Robert Bosch s.r.o. řešila archivaci poštovních serverů MS Exchange s cílem zrušení lokálních PST souborů a snížení zátěže poštovních serverů.

Robert Bosch s.r.o. v Českých Budějovicích zaměstnává 2000 odborníků na výrobě a vývoji komponentů do osobních aut. Hlavní výrobní program tvoří čerpadlové nádržové moduly, sací moduly, víka hlav válců a elektronické plynové pedály.

Situace

Emailová komunikace je nedílnou součástí businessu. Také ve společnosti Robert Bosch s.r.o. časem značně vzrostla databáze emailů a docházelo k neúměrné zátěži MS Exchange serverů. Nutnost výmazu elektronické pošty a vytváření lokálních PST souborů považovala společnost za dlouhodobě nežádoucí a to nejen technicky, ale i s ohledem na platnou legislativu.

Řešení

V první fázi byl systém nasazen ve společnosti Robert Bosch pro 800 uživatelů MS Exchange serveru. V současné chvíli je počet uživatelů využívajících archivaci příloh e-mailů 1050.  Samotná archivace je nastavena jako automaticky řízená pravidelnými archivními joby s podmínkami:

• stáří e-mailu je více jak 42 dnů
• archivace pouze příloh.

Celé řešení pro archivaci poštovních serverů MS Exchange je založeno na archivním serveru Livelink ECM Enterprise Archive Server a integrační komponentě Livelink ECM for E-mail Archiving MSE. Livelink ECM jsou produkty kanadské korporace Open Text,  společnosti s 15ti lety zkušeností v oblasti Enterprise Content Management (ECM) a leadera trhu roku 2006 (Gartner).
Livelink ECM Enterprise Archive Server je komplexním řešením poskytujícím funkce pro správu rozsáhlých i distribuovaných archivů, pro rychlý přístup k uloženým datům a automatické monitorování činností v rámci archivu. Pracuje na platformě MS Windows, spolupracuje s databází MS SQL a zajišťuje bezpečnou archivaci poštovních boxů jednotlivých uživatelů, veřejných složek, PST souborů a kalendáře.

Livelink ECM for E-mail Archiving MSE běží na samotném archivním serveru a zprostředkovává integraci archivního serveru se systémem elektronické pošty MS Exchange. Z hlediska MS Exchange Serveru se archivní server tváří jako klient. Z tohoto důvodu není potřeba na MS Exchange Serveru dělat žádný zásah do systému. Archivace je prováděna  buď samotnými uživateli – individuální archivace, nebo správcem systému na základě definovaných procedur, a to bez účasti příslušných uživatelů – joby.

Obr. Příklad individuální archivace

Obr. Příklad automatické archivace na základě kritérií zadaných správcem systému

Uživatelská archivace v aktuální verzi je možná i prostřednictvím ikon umístěných v liště Outlook klienta.

Proces archivace uživatel vnímá pouze jako změnu příznaku zprávy v rámci standardního Outlook klienta. Tím je informován, že uvedená zpráva nebo její příloha byla archivována a jeho poštovní schránka se o velikost archivované části zmenšila. V případě nutnosti tuto zprávu znovu zobrazit v plné podobě uživatel postupuje stejně jako v případě běžné přílohy. Z toho vyplývá, že ani na straně uživatele není třeba žádné zvláštní školení nebo změna stylu práce.

Přínosy

• Zajištění automatické archivace příloh e-mailů, veřejných složek a PST souborů
• Interaktivní přístup k archivovaným objektům
• Možnost obnovy archivovaných zpráv
• Ekonomický a efektivní provoz archivního serveru

Produkty a technologie

• OS MS Windows Server 2000 a výše
• Databáze MS SQL
• Livelink ECM Enterprise Archive Server
• Livelink ECM for E-mail Archiving MSE