ČD Telematika a.s. je stabilní společnost poskytující širokou škálu produktů a služeb v oblasti telekomunikací, informatiky a telematiky. ČD-Telematika nabízí kompletní portfolio internetových, datových a hlasových služeb s vysokou spolehlivostí a garantovanou kvalitou. ČD-Telematika má klienty v různých segmentech trhu od velkých korporací až po veřejnou správu.
Situace
ČD-Telematika implementovala logistický modul MM SAP R/3 vlastními prostředky a zdroji. V dalším kroku se rozhodla zajistit finanční a logistickou likvidaci dodavatelských faktur.
Požadavky splňovalo řešení na míru od společnosti IXTENT s.r.o., které využívalo funkce archivního serveru. Livelink Enterprise Archive Server (OpenText). V úzké spolupráci se společností ČD-Telematika bylo realizováno požadované řešení.
Řešení
Řešení je implementováno na základě konceptu elektronický obežník v prostředí SAP R/3. Princip elektronické schvalování dodavatelských faktur spočívá ve vytvoření automaticky generovaného oběhového dokladu pro každou přijatou fakturu, tzv. „elektronické košile“. Tento elektronický oběžník obsahuje údaje z naskenované faktury a nahrazuje oběh papírové faktury až do finanční likvidace, tj. úhrady faktury. Celý proces je rozdělen do jednotlivých oddělení.
Digitalizace faktur pomocí technologie Livelink EnterpriseScan a skeneru dokumentů
Livelink EnterpriseScan je výkonný softwarový nástroj a umožňuje nejen samotné skenování dokumentu, ale i řadu dalších operací (např. rozpoznávání čárových kódů, VRS, skenování vícestránkových dokumentů, ovládání skenovacího pracoviště přímo z aplikace, dávkové skenování ze zásobníku včetně separace jednotlivých dokumentů podle zadaných separátorů atd.).
Příchozí faktury jsou digitálně archivovány v prostředí SAP R/3 na plnohodnotném serveru Livelink Enterprise Archive Server (LEAS).
LEAS má plně integrované části pro archivaci dokumentů a dat: skenování, vysokokapacitní úložiště, univerzální použití mimo systém SAP a široké využití v samotném systému SAP pro archivaci: archivace odchozích dokumentů a tiskových sestav, archivace databáze. Nasazení systému LEAS znamená pro klienta možnost dalšího rozvoje řešení.
Po skenování je archivace druhým krokem v procesu zpracování faktury v elektronické podobě pomocí systému SAP R/3 workflow.
Úředník formálně zkontroluje obraz originálu faktury a po dalším zpracování fakturu přijme nebo zamítne.
Dalším krokem je předvyplnění faktury v logistickém modulu MM.
Tento krok zahrnuje zadání reference dodavatele nebo nákupní objednávky do systému SAP R/3.
Pokud je v pracovním postupu SAP zadán odkaz na objednávku, je faktura automaticky předána objednateli – nákupčímu, který fakturu autorizuje – k ověření položek. Tím se údaje o ověření faktury zaznamenají do systému SAP jako příloha faktury a jsou viditelné pro ostatní uživatele, kteří mají k faktuře přístup.
Pro zákazníka je zde také možnost dodatečného dotazování – v případě ČD-Telematiky propojením poptávkového formuláře s Lotus Notes. Přidané informace jsou klasifikovány podle jejich významu pro fakturu. Pokud jsou údaje z pohledu kupujícího úplné a správné, přejde pracovní postup k zaúčtování faktury.
Dalším krokem je zaúčtování nebo zrušení předem zadané faktury v systému SAP.
Správnost a úplnost údajů opět kontroluje osoba s určitým parametrem – účetní. Pokud je vše v pořádku, předběžnou fakturu zaúčtuje nebo zruší.
Schvalovatel má zároveň možnost sledovat historii pracovních postupů, vybírat priority a určovat svou zastupitelnost. Archivované dokumenty lze opět prohlížet přímo v prostředí SAP R/3.
Elektronický pracovní dokument v prostředí SAP R/3 umožňuje efektivní proces likvidace přijatých faktur, který se tak stává hladkým, kontrolovatelným a plně integrovaným postupem i pro schvalovatele, kteří nejsou uživateli SAP. Toto řešení splňuje požadavky na procesy v moderní společnosti a plně vyhovuje legislativním požadavkům v oblasti financí.