ČD Telematika a.s. je stabilná spoločnosť poskytujúca širokú škálu produktov a služieb v oblasti telekomunikácií, informatiky a telematiky. ČD-Telematika ponúka kompletné portfólio internetových, dátových a hlasových služieb s vysokou spoľahlivosťou a garantovanou kvalitou. ČD-Telematika má klientov v rôznych segmentoch trhu od veľkých korporácií až po verejnú správu.

Situácia

ČD-Telematika implementovala logistický modul MM SAP R/3 vlastnými prostriedkami a zdrojmi. V ďalšom kroku sa rozhodla zabezpečiť finančnú a logistickú likvidáciu dodávateľských faktúr.

Požiadavky boli splnené prispôsobeným riešením spoločnosti IXTENT s.r.o., ktoré využívalo funkcionalitu archívneho servera Livelink Enterprise Archive Server (OpenText). V úzkej spolupráci so spoločnosťou ČD-Telematika sa realizovalo požadované riešenie.

Riešenie

Riešenie je implementované na základe koncepcie elektronický obežník v prostredí SAP R/3. Princíp elektronické schvaľovanie dodávateľských faktúr spočíva vo vytvorení automaticky generovaného obehového dokladu pre každú prijatú faktúru, tzv. „elektronickej košele“. Tento elektronický obežný doklad obsahuje údaje z naskenovanej faktúry a nahrádza obeh jej papierovej formy až do finančnej likvidácie, t. j. úhrady faktúry. Celý proces je rozdelený na jednotlivé oddelenia.

Digitalizácia došlých faktúr pomocou technológie Livelink EnterpriseScan a skenera dokumentov

Livelink EnterpriseScan je výkonný softvérový nástroj a umožňuje nielen samotné skenovanie dokumentu, ale aj množstvo ďalších operácií (napr. rozpoznávanie čiarových kódov, VRS, skenovanie viacstranových dokumentov, ovládanie skenovacieho pracoviska priamo z aplikácie, dávkové skenovanie zo zásobníka vrátane separácie jednotlivých dokumentov podľa zadaných separátorov atď.).

Prichádzajúce faktúry sa digitálne archivujú v prostredí systému SAP R/3 na plnohodnotnom archivačnom serveri Livelink Enterprise Archive Server (LEAS).

LEAS má plne integrované časti týkajúce sa archivácie dokumentov a údajov: skenovanie, vysokokapacitné úložisko, univerzálne použitie mimo systému SAP a široké využitie v samotnom systéme SAP na archiváciu: archivácia odchádzajúcich dokumentov a tlačových zostáv, archivácia databázy. Nasadenie LEAS znamená možnosť ďalšieho rozvoja riešenia pre klienta.

Po skenovaní je archivácia druhým krokom v procese spracovania faktúry v elektronickej forme pomocou systému SAP R/3 workflow.

Obrázok 1 a 2 – Klasifikácia dokumentov a stromová štruktúra priečinkov

Obraz originálu faktúry úradník podrobí formálnej kontrole a po ďalšom spracovaní faktúru prijme alebo zamietne.

Ďalším krokom je predvyplnenie faktúry v module logistiky MM

Tento krok zahŕňa zadanie referencie dodávateľa alebo nákupnej objednávky v systéme SAP R/3.

Ak je v pracovnom postupe SAP zadané prepojenie na objednávku, automaticky sa faktúra postúpi objednávateľovi – nákupnému agentovi, ktorý faktúru autorizuje – na overenie položiek. Tým sa údaje o overení faktúry zaznamenajú do systému SAP ako príloha k faktúre a sú viditeľné pre ostatných používateľov, ktorí majú prístup k faktúre.

Pre odberateľa je tu aj možnosť dodatočného zisťovania údajov – v prípade ČD-Telematika prepojením zisťovacieho formulára s Lotus Notes. Pridané informácie sa klasifikujú podľa ich významu pre faktúru. Ak sú údaje z pohľadu kupujúceho úplné a správne, pracovný postup prejde k zaúčtovaniu faktúry.

Ďalším krokom je zaúčtovanie alebo zrušenie vopred zadanej faktúry v systéme SAP

Presnosť a úplnosť údajov kontroluje opäť osoba s určitým parametrom – účtovník. Ak je všetko v poriadku, zaúčtuje alebo zruší predbežnú faktúru.

Schvaľovateľ má zároveň možnosť sledovať históriu pracovných postupov, vyberať priority a určovať svoju zastupiteľnosť. Archivované dokumenty si môžete opäť prezerať priamo v prostredí SAP R/3.

Obrázok 3 – História schvaľovania
Obrázok 4 – Zobrazenie stavu schválenia SAP R/3 workit

Elektronický obežný doklad v prostredí SAP R/3 umožňuje efektívny proces likvidácie prijatých faktúr, ktorý sa tak stáva hladkým, kontrolovateľným a plne integrovaným postupom aj pre schvaľovateľov, ktorí nie sú používateľmi SAP. Toto riešenie spĺňa požiadavky na procesy v modernej spoločnosti a plne vyhovuje legislatívnym požiadavkám v oblasti financií.