Společnost EvoBus Česká republika (dále jen EvoBus ČR), stejně jako většina výrobních firem, generuje velké množství dokumentace vztahující se jednak k výrobním procesům, ale také k obchodní a administrativní činnosti společnosti. S množstvím dokumentace roste i čas a náklady spojené s její správou a evidencí.
Řešení společnosti IXTENT umožnilo společnosti EvoBus ČR snadno a efektivně spravovat nejrůznější druhy dokumentů a informací v nich obsažených v elektronické podobě a díky mobilní aplikaci efektivně dokumentovat průběh výrobního procesu.
Zákazník
Společnost EvoBus GmbH je největší evropskou dceřinou společností koncernu Daimler AG a je zodpovědná za veškeré aktivity koncernu v oblasti autobusové dopravy po celé Evropě. Na konci 90. let bylo rozhodnuto vedením koncernu také o vstupu společnosti EvoBus do České republiky a založení dceřiné společnosti EvoBus Česká republika s.r.o. s obchodním sídlem v Praze a výrobním závodem v Holýšově u Plzně.
Společnost EvoBus Česká republika je odpovědná za prodej a servis autobusů Mercedes-Benz a Setra v České republice. Kromě toho vyrábí segmenty podvozků a základních konstrukcí pro téměř všechny typy autobusů Mercedes-Benz a Setra. EvoBus Česká republika zaměstnává v ČR více než 600 zaměstnanců.
Počáteční situace
Papírové dokumenty spravované společností EvoBus ČR byly pro potřeby legislativního a interního dokazování uchovávány převážně v papírové podobě v rozsáhlých fyzických archivech, což představovalo značné finanční náklady.
- Údržba a zabezpečení prostor.
- Personální zajištění.
- Vyhledávání jednotlivých dokumentů a informací v těchto dokumentech bylo zdlouhavé a neefektivní.
- Dokumenty bylo navíc nutné v případě potřeby sdílet mezi oběma pracovišti EvoBus ČR – Praha a Holýšov.
EvoBus ČR proto hledal řešení, kterým by celý proces tvorby, správy, sdílení a archivace dokumentů zefektivnil.
Řešení
I. oblast – Digitalizace obchodních a finančních dokumentů a archivace v DMS
Spolupráce se společností EvoBus ČR započala v roce 2011, kdy EvoBus ČR oslovil společnost IXTENT s požadavkem na vytvoření řešení pro digitalizaci dokumentů a elektronický systém pro správu dokumentů (DMS – Document Management System), v němž by byly spravovány dokumenty typu:
- faktura,
- smlouva,
- objednávka,
- prodejní, resp. vozidlová dokumentace,
- včetně pokrytí procesů spjatých s těmito dokumenty pomocí workflow nástroje.
Projekt obnášel
- Převod papírových dokumentů do elektronické podoby (naskenování).
- Následné zpracování elektronických dokumentů ve vnitropodnikových informačních systémech (především DMS a SAP).
- Bezpečnou a důvěryhodnou elektronickou archivaci.
Elektronický archiv byl integrován se službami První certifikační autority (I. CA) pro zajištění aktuálnosti časových razítek spjatých s elektronickými dokumenty.
Součástí řešení DMS bylo také zajištění automatického příjmu a odesílání zpráv z datových schránek, a to prostřednictvím specializované serverové komponenty IXTENT ISDS konektoru, a následné zpracování a archivace datových správ ve vnitropodnikových informačních systémech.
Celé řešení společnosti IXTENT přineslo:
- značné zefektivnění a urychlení práce s papírovými dokumenty,
- potlačení jejich fyzického pohybu a manipulace v rámci společnosti,
- zvýšení kvality výstupních dokumentů,
- úsporu času,
- snížení nákladů na zpracování (oběh mezi odděleními),
- větší bezpečnost (zamezení ztrátě, poškození),
- lepší kontrolu nad tokem dat.
Digitalizace s využitím DMS také přispěla ke zlepšení kategorizace/klasifikace dokumentů, a tím byla dosažena větší míra relevance ukládaných dat a tudíž snazší přístup k požadovaným informacím (reporting, vyhledávání apod.).
Výsledkem společného úsilí se stala jedna moderní a univerzální technologická platforma, která dokáže svými nástroji pokrýt aktuální i budoucí požadavky společnosti EvoBus ČR na profesionální práci s elektronickým dokumentem.
Architektura systému je postavena na platformě SW výrobce OpenText (SW produktový balíček Content Suite). Jádrem systému, resp. aplikační vrstvou systému na správu dokumentů – DMS, je produkt OpenText Content Server 10.5. Pro potřeby dlouhodobé archivace je použita komponenta OpenText Archive Server stejné verze.
II. oblast – Mobilní aplikace pro sběr dat z výroby
V roce 2014 byla zahájena společná diskuze nad novým trendem mobilních aplikací a jejich využitím ve výrobním procesu. Cílem bylo nahradit některé papírové dokumenty, na něž se zaznamenávají data z výroby, mobilní aplikací, která by umožnovala řádné zdokumentování výrobního procesu dle současných požadavků EvoBus ČR.
Mobilní aplikace navržená společností IXTENT umožňuje, aby pracovníci ve výrobě zaznamenávali prostřednictvím tabletu naměřené údaje do elektronických formulářů. Aplikace je upozorní na nad/pod limitní hodnoty a může iniciovat nápravnou akci, například odeslat úkol jiným výrobním pracovníkům, aby došlo k přidání určité látky, díky které se parametry měření dostanou do normy.
Po dokončení měření aplikace vytvoří PDF protokol o výsledku měření, který je archivován ve stávajícím DMS.
Jedná se o čistě webovou responsivní aplikaci vystavenou na technologii HTML 5. Použitím tohoto konceptu je zajištěno, že nezávisle na zvoleném zobrazovacím zařízení, operačním systému či prohlížeči se aplikace bude chovat konzistentně a uživatelsky přívětivě.
Mobilní výrobní aplikace usnadňuje administrativní úkony spojené s výrobním procesem, zajišťuje striktní dodržování výrobních postupů a standardizaci v jejich zdokumentování.
Shrnutí
Řešení společnosti IXTENT usnadnilo společnosti EvoBus ČR přístup k informacím potřebným pro řízení výroby a umožnilo zabezpečené a automatizované zpracování a archivaci elektronických dokumentů.
Řešení správy, tvorby a distribuce výkazů a reportů umožňuje sledovat všechny důležité výkonnostní ukazatelé a pomáhá zajistit, aby všechny potřebné informace byly v pravém okamžiku dostupné správným pracovníkům.
Oboustranně prospěšná spolupráce mezi společnostmi nadále pokračuje a rozvijí se. Do budoucna je přepravován rozvoj řešení mobilních aplikací pro další oblasti výroby či Quality Assurance. Zároveň v rámci utilizace platformy OpenText, a využití jejich rozsáhlých možností, je připravována implementace dalších dokumentových agend a souvisejících procesů, také včetně možnosti jejich geografického rozšiřování v rámci koncernu EvoBus. Touto inkrementální metodou implementace se snižují celkové náklady (TCO) rozpočítané na jednotlivé dokumentové agendy a používání platformy jako celku se stává více a více rentabilní.