Společnost Daimler Buses Česká republika s.r.o. (dále jen Daimler Buses), stejně jako většina výrobních firem, generuje velké množství dokumentace vztahující se jednak k výrobním procesům, ale také k obchodní a administrativní činnosti společnosti. S množstvím dokumentace roste i čas a náklady spojené s její správou a evidencí.

Řešení společnosti IXTENT umožnilo společnosti Daimler Buses snadno a efektivně spravovat nejrůznější druhy dokumentů a informací v nich obsažených v elektronické podobě a díky mobilní aplikaci efektivně dokumentovat průběh výrobního procesu.

Zákazník

Společnost Daimler Buses je největší evropskou dceřinou společností koncernu Daimler AG a je zodpovědná za veškeré aktivity koncernu v oblasti autobusové dopravy po celé Evropě. Na konci 90. let bylo rozhodnuto vedením koncernu také o vstupu společnosti Daimler AG do České republiky a založení dceřiné společnosti Daimler Buses se sídlem v Holýšově u Plzně.

Společnost Daimler Buses je odpovědná za prodej a servis autobusů Mercedes-Benz a Setra v České republice. Kromě toho vyrábí segmenty podvozků a základních konstrukcí pro téměř všechny typy autobusů Mercedes-Benz a Setra. Daimler Buses zaměstnává v ČR více než 600 zaměstnanců.

Počáteční situace

Papírové dokumenty spravované společností Daimler Buses byly pro potřeby legislativního a interního dokazování uchovávány převážně v papírové podobě v rozsáhlých fyzických archivech, což představovalo značné finanční náklady.

  • Údržba a zabezpečení prostor.
  • Personální zajištění.
  • Vyhledávání jednotlivých dokumentů a informací v těchto dokumentech bylo zdlouhavé a neefektivní.
  • Dokumenty bylo navíc nutné v případě potřeby sdílet mezi dvěma pracovišti Daimler Buses – Praha a Holýšov.

Daimler Buses proto hledal řešení, kterým by celý proces tvorby, správy, sdílení a archivace dokumentů zefektivnil.

Řešení

I. oblast – Digitalizace obchodních a finančních dokumentů a archivace v DMS

Spolupráce se společností Daimler Buses započala v roce 2011, kdy Daimler Buses oslovil společnost IXTENT s požadavkem na vytvoření řešení pro digitalizaci dokumentů a elektronický systém pro správu dokumentů (DMS – Document Management System), v němž by byly spravovány dokumenty typu:

  • faktura,
  • smlouva,
  • objednávka,
  • prodejní, resp. vozidlová dokumentace,
  • včetně pokrytí procesů spjatých s těmito dokumenty pomocí workflow nástroje.

Projekt obnášel

  • Převod papírových dokumentů do elektronické podoby (naskenování).
  • Následné zpracování elektronických dokumentů ve vnitropodnikových informačních systémech (především DMS a SAP).
  • Bezpečnou a důvěryhodnou elektronickou archivaci.

Elektronický archiv byl integrován se službami První certifikační autority (I. CA) pro zajištění aktuálnosti časových razítek spjatých s elektronickými dokumenty.

Součástí řešení DMS bylo také zajištění automatického příjmu a odesílání zpráv z datových schránek, a to prostřednictvím specializované serverové komponenty IXTENT ISDS konektoru, a následné zpracování a archivace datových správ ve vnitropodnikových informačních systémech.

Celé řešení společnosti IXTENT přineslo:

  • značné zefektivnění a urychlení práce s papírovými dokumenty,
  • potlačení jejich fyzického pohybu a manipulace v rámci společnosti,
  • zvýšení kvality výstupních dokumentů,
  • úsporu času,
  • snížení nákladů na zpracování (oběh mezi odděleními),
  • větší bezpečnost (zamezení ztrátě, poškození),
  • lepší kontrolu nad tokem dat.

Digitalizace s využitím DMS také přispěla ke zlepšení kategorizace/klasifikace dokumentů, a tím byla dosažena větší míra relevance ukládaných dat a tudíž snazší přístup k požadovaným informacím (reporting, vyhledávání apod.).

Výsledkem společného úsilí se stala jedna moderní a univerzální technologická platforma, která dokáže svými nástroji pokrýt aktuální i budoucí požadavky společnosti Daimler Buses na profesionální práci s elektronickým dokumentem.

Architektura systému je postavena na platformě SW výrobce OpenText (SW produktový balíček Content Suite). Jádrem systému, resp. aplikační vrstvou systému na správu dokumentů – DMS, je produkt OpenText Content Server 10.5. Pro potřeby dlouhodobé archivace je použita komponenta OpenText Archive Server stejné verze.

II. oblast – Mobilní aplikace pro sběr dat z výroby

V roce 2014 byla zahájena společná diskuze nad novým trendem mobilních aplikací a jejich využitím ve výrobním procesu. Cílem bylo nahradit některé papírové dokumenty, na něž se zaznamenávají data z výroby, mobilní aplikací, která by umožnovala řádné zdokumentování výrobního procesu dle současných požadavků Daimler Buses.

Obrázek 1: Záznam hodnot z výrobního procesu prostřednictvím mobilní aplikace

Mobilní aplikace navržená společností IXTENT umožňuje, aby pracovníci ve výrobě zaznamenávali prostřednictvím tabletu naměřené údaje do elektronických formulářů. Aplikace je upozorní na nad/pod limitní hodnoty a může iniciovat nápravnou akci, například odeslat úkol jiným výrobním pracovníkům, aby došlo k přidání určité látky, díky které se parametry měření dostanou do normy.

Po dokončení měření aplikace vytvoří PDF protokol o výsledku měření, který je archivován ve stávajícím DMS.

Jedná se o čistě webovou responsivní aplikaci vystavenou na technologii HTML 5. Použitím tohoto konceptu je zajištěno, že nezávisle na zvoleném zobrazovacím zařízení, operačním systému či prohlížeči se aplikace bude chovat konzistentně a uživatelsky přívětivě.

Mobilní výrobní aplikace usnadňuje administrativní úkony spojené s výrobním procesem, zajišťuje striktní dodržování výrobních postupů a standardizaci v jejich zdokumentování.

Obrázek 2: PDF protokol s výsledky měření

Shrnutí

Řešení společnosti IXTENT usnadnilo společnosti Daimler Buses přístup k informacím potřebným pro řízení výroby a umožnilo zabezpečené a automatizované zpracování a archivaci elektronických dokumentů.

Řešení správy, tvorby a distribuce výkazů a reportů umožňuje sledovat všechny důležité výkonnostní ukazatelé a pomáhá zajistit, aby všechny potřebné informace byly v pravém okamžiku dostupné správným pracovníkům.

Oboustranně prospěšná spolupráce mezi společnostmi nadále pokračuje a rozvijí se. Do budoucna je přepravován rozvoj řešení mobilních aplikací pro další oblasti výroby či Quality Assurance. Zároveň v rámci utilizace platformy OpenText, a využití jejich rozsáhlých možností, je připravována implementace dalších dokumentových agend a souvisejících procesů, také včetně možnosti jejich geografického rozšiřování v rámci koncernu Daimler. Touto inkrementální metodou implementace se snižují celkové náklady (TCO) rozpočítané na jednotlivé dokumentové agendy a používání platformy jako celku se stává více a více rentabilní.