Prvá stavebná sporiteľňa (PSS) je největší specializovanou bankou na financování bydlení na Slovensku. Na trhu působí od roku 1992 a pro správu dokumentů využívá platformu OpenText – aktuálně je na ní uloženo více než 30 milionů klientských dokumentů. Po úspěšné implementaci a migraci zajišťuje každodenní provoz IXTENT.
Výchozí situace: systém, který přestal stačit
Digitalizaci klientské dokumentace řešila PSS od počátku svého působení – nejprve dokumenty s čárovým kódem na mikrofilmech, později skenování do document management systému. Ten však časem přestal splňovat legislativní požadavky (mimo jiné GDPR) i aplikační a integrační potřeby banky. Padlo rozhodnutí o kompletní výměně.
Proč OpenText a IXTENT
Při výběrovém řízení banka porovnávala více nabídek. Rozhodujícími kritérii byly soulad s existující infrastrukturou, legislativní požadavky, reference a cena. Pro platformu OpenText nakonec rozhodla komplexnost a škálovatelnost řešení, regionální podpora ze strany IXTENT a podpora jazykového balíku.
Migrace desítek milionů dokumentů
Součástí projektu byla migrace desítek milionů historických dokumentů klientské dokumentace ze stávajícího systému. Navzdory rozsahu se ji podařilo úspěšně dokončit.
„Zvládli jsme to všichni společně.“ Ivan Heriban, IT specialista PSS.
Tenký klient: přínos pro uživatele napříč bankou
Předchozí systém vyžadoval instalaci klienta na každý počítač v bance. Nový tenký klient umožnil uživatelům pracovat ve více oknech a změny nasazené přes noc se projevily okamžitě – bez obcházení a přeinstalování stanic. Práci administrátorů navíc výrazně usnadnily webreporty, přes které tým efektivně spravuje metadata i oprávnění.
Správa dokumentů dnes: 5 000 nových denně
Do systému denně přibývá zhruba 5 000 dokumentů – ze skenování doručené korespondence, z automatického generování dokumentů pro klienty i z importů z integračních portálů. Systém přitom není jen úložiště: každý dokument prochází při zpracování různými odděleními a stavy až po archivaci a následnou skartaci.
Provoz se opírá o:
- denní monitoring vstupů ze všech integrací na úrovni service desku i aplikací,
- výkonnostní metriky definované už v projektu (otevírání, import a vyhledávání dokumentů), sledované denně a vyhodnocované týdně,
- bezpečnost jako alfu a omegu – denní sledování zranitelností použitých modulů a implementace záplat v rámci servisních aktivit IXTENT.
V rámci servisní spolupráce proběhl také upgrade platformy z verze 16 na verzi 21, včetně nasazení Intelligent Viewing pro zobrazování dokumentů. „Co jsme si v servisní smlouvě sjednali, to nám IXTENT i dodal,“ doplňuje Ivan Heriban.
Shrnutí
Správa dokumentů na platformě OpenText dnes pokrývá celý životní cyklus dokumentace banky.
„S platformou OpenText jsme spokojení. Je komplexní, bezpečná a pokrývá požadavky, které jsme od informačního systému očekávali. Přidanou hodnotou jsou integrace na všechny systémy v rámci banky – otevřela se nám okna, která jsme dosud neměli,“ uzavírá Ivan Heriban.
Chcete vědět víc? Pusťte si celý rozhovor
Celý rozhovor s Ivanem Heribanem o výběru, implementaci, migraci i provozu řešení si můžete pustit ze záznamu. Stačí vyplnit formulář níže.