Systém ELF přináší automatizované řízení procesů spojených se zpracováním dodavatelských faktur a fakturačních dokladů. Společnost Nafta tak získala podrobný přehled o pohybu a stavu dokumentů, zrychlila, zefektivnila a usnadnila uživatelům procesy spojené s likvidací a schvalováním faktur.

Výchozí situace

Společnost Nafta a.s. zpracovávala dodavatelské faktury v papírové podobě. Stejným způsobem byly vystavovány i fakturační objednávky.

Vzhledem ke geografickému rozložení různých poboček společnosti bylo často obtížné a pracné dohledat, kde se schválená faktura nachází. Papírové doklady musely při vystavování faktur nebo platebních příkazů často procházet rukama zaměstnanců na různých místech.

Přístup k dokumentům byl obecně dostupný na centrálním místě. Pokud byl dokument potřebný na vzdáleném místě nebo na více místech současně, musel být dohledán, naskenován nebo okopírován a doručen pracovníkovi, který o něj požádal.

Výsledkem optimalizace bylo rozhodnutí zavést elektronický systém likvidace faktur, který by zahrnoval jak proces oběhu dodavatelských faktur, tak proces oběhu faktur vydaných, a který by zpřístupnil příslušné dokumenty zaměstnancům společnosti na základě oprávnění.

Implementované řešení

Společnost Nafta a.s. si v soutěži vybrala řešení založené na produktech MS SharePoint (centrální úložiště dokumentů dostačující pro zpracovávaný objem dokumentů), které rozšířila o Nintex Workflow (nástroj pro návrh, správu a monitorování automatizovaných procesů pro MS SharePoint) a Kofax Express pro digitalizaci dodavatelských faktur.

Vstup dokumentů do aplikace ELF se provádí prostřednictvím skenovací stanice, na které je nainstalován produkt Kofax Express. Po naskenování se obraz dokumentu elektronicky vyčistí, čímž se zvýší jeho čitelnost a zmenší velikost dokumentu. Výsledný soubor se základními atributy je uložen v jádře systému.

Jádro systému tvoří webová aplikace na platformě MS SharePoint. Zde se ukládají dokumenty a evidují všechny dokumenty zpracovávané v ELF, včetně řízení jejich zpracování.

Následující obrázek ukazuje jednoduchou architekturu celého řešení.

Obr. 1.: Jednoduché schéma zpracování dokladu v ELF

Success Story

Kromě toho, že doklady PDF přicházejí do systému ze skenovacího pracoviště a jsou evidovány jako doklady dodavatelských faktur, lze nové doklady vytvářet také přímo v systému. Tento scénář je k dispozici všem zaměstnancům společnosti s přístupem do systému ELF.

Práva k jednotlivým akcím a operacím v systému jsou spravována na úrovni skupin a jsou plně pod kontrolou správce systému.

Pro každý dokument se v systému udržují verze a je snadné dohledat, kdo a jak dokument změnil. Všechny reakce a připomínky schvalovatelů jsou rovněž zaznamenány v historii dokumentu.

Společnost Nafta a.s. provozuje systém SAP ERP

V průběhu implementace byla provedena integrace se systémem SAP. V rámci integrace je realizována synchronizace vybraných číselníků a načítání informací o evidovaných fakturách (není nutné zadávat fakturu duplicitně ve dvou systémech).

Během schvalovacího procesu systém vyhledává další schvalovatele v organizační struktuře – např. vedoucího oddělení, ředitele sekce – na základě pravidel definovaných v „Matici kompetencí“. Z licenčních důvodů je viditelnost dat odvozených ze systému SAP v systému ELF omezena na uživatele, kteří mají licenci SAP.

Obr. 2.: Domovská stránka systému ELF

Proces sledování, správy dotazů, schvalování

Kromě schvalovacího procesu jsou v systému implementovány další 4 procesy, které využívají především pracovníci účetního oddělení pro sledování údajů na fakturách a správu dotazů zaměstnanců před odesláním dokladů ke schválení.

Nejzajímavější částí celého řešení je samotný schvalovací proces, který je kompletně řízen jedinečnou „kompetenční maticí“. Ten je uložen v MS SharePoint na stejném místě jako aplikace ELF.

Tato matice obsahuje informace o schvalovacím řetězci pro daný typ faktury v závislosti na hodnotě faktury a na poskytnutých fakturačních údajích, jako je nákladové středisko, do kterého faktura patří.

Obr. 3.: Ukázka jednoho záznamu v kompetenční matici

Obrázek ukazuje příklad kompetenční matice. Obsahuje několik zajímavých funkcí pro určování schvalovatelů.

Příklad: Funkce PLÁNY vyhledá v systému SAP schvalovatele na základě zadaného identifikátoru úlohy

Funkce ASSET vyhledá schvalovatele v číselníku na základě záznamu na faktuře.

Všechny funkce byly implementovány podle platné kompetenční matice a doplněny ve spolupráci se zaměstnanci společnosti Nafta a.s. tak, aby zefektivnily schvalovací proces a pokryly všechny scénáře, které mohou při schvalování dokumentů nastat.

Matici kompetencí spravuje správce a správce aplikace na straně zákazníka. Toto řešení je tak flexibilní a umožňuje:

  • úpravy pravidel procesu schvalování finančních dokumentů bez vlivu na definici procesního modelu v systému,
  • rozšíření řešení o nové typy faktur bez zásahu do definice procesního modelu nebo programování,
  • snadný online přenos nových nastavení z testovacího prostředí do produkčního prostředí bez nutnosti porovnávat verze softwarových komponent, provádět instalace a plánovat odstávky produkčního prostředí.

Na začátku listopadu 2013 bylo v „Matici kompetencí“ řešení ELF celkem 118 řádků, které představovaly 118 různých schvalovacích postupů zavedených v systému pro finanční dokumenty.

Obr. 4.: Formulář příkaz na fakturaci – nový doklad založený v systému ELF

O spoločnosti Nafta a.s.

NAFTA a.s. je mezinárodní společnost s rozsáhlými zkušenostmi v oblasti podzemního skladování zemního plynu a zároveň slovenský lídr v oblasti průzkumu a těžby uhlovodíků. Společnost působí v Evropě, kde provozuje podzemní úložiště, provádí průzkum a těžbu a podílí se na projektech skladování energie z obnovitelných zdrojů. Společnost NAFTA zajišťuje rozvoj a technické a servisní služby pro zásobníky s celkovou skladovací kapacitou přibližně 64 TWh. Kromě Slovenska působí v České republice, Německu, Velké Británii, Rakousku a na Ukrajině.