Migrace OpenText TCP na Content Management pro Modrou pyramidu

„Na spolupráci s IXTENT oceňuji především jejich schopnost naslouchat potřebám klienta a hledat řešení, která opravdu vyhovují. Pokud nastane produkční problém, tým se mu okamžitě věnuje a snaží se najít způsob, jak ho co nejrychleji vyřešit. Mohu se na ně spolehnout – jsou flexibilní, ochotní a vždy se snaží najít nejlepší možné řešení. To je pro mě zásadní, a proto bych spolupráci s IXTENT doporučila i dalším firmám.“ MIROSLAVA LUKÁŠKOVÁ | Product owner

Výchozí situace

Proč bylo potřeba migrovat

MPSS dlouhodobě využívá systém DMS OpenText TCP jako centrální úložiště dokumentů pro většinu agend (EAK, ADS, BIO, Sofa), označovaných jako „modré eArchivy“. Toto řešení je však technologicky zastaralé, přičemž však v provozu vydrželo cca od roku 2008.

Rizika původního DMS TCP

Od roku 2025 již není výrobcem plně podporováno, což přináší rizika výpadků, nekompatibility a rostoucích provozních rizik.

Proto se MPSS v roce 2022 rozhodla přejít na moderní platformu DMS OpenText CM (dále jen CM), kde již provozuje nové agendy spojené s KB Hypotékou, s vizí postupné migrace stávajících agend z TCP do CM. V projektu KB Hypotéky se CM používá k ukládání a uživatelské rozhraní pro práci s dokumenty  souvisejících s hypotékami do příslušných složek.

Řešení od IXTENT

V rámci první fáze projektu byla provedena analýza požadavků na migraci z DMS TCP do DMS CM s cílem navrhnout proces migrace a připravit podklady pro fixní nabídku bez rizika navýšení ceny projektu.

V další fázi projektu probíhala implementace, kterou lze rozdělit do dvou separátních streamů:

1. Přípravu prostředí v DMS CM, kde nejdůležitější činnosti jsou zejména tyto:
   • Příprava a návrh datového modelu – definice potřebných atributů pro jednotlivé typy dokumentů a agend.
   • Vytvoření struktury složek a podsložek pro logické členění dokumentů dle agend (EAK, ADS, BIO, Sofa).
   • Nastavení uživatelských oprávnění a rolí – správa přístupových práv k dokumentům a složkám.
   • Implementace různých číselníků (například typy dokumentů).
   • Vývoj funkcí, které uživatelé znají z TCP.
   • Konfigurace integračních bodů pro propojení CM s okolními systémy bez nutnosti zásahu do infrastruktury.
   • Implementace integrovaného prohlížeče dokumentů ContentSuite Viewer přímo v CM.
   • Nastavení obrazovek (perspektiv) a vyhledávacích widgetů pro snadné vyhledávání.
2. Customizace migrační komponenty v podobě nástroje Document Pipeline s napojením na IXTENT Smart Document Flow, které zajišťují čtení dat z původního systému TCP a zakládají je v novém CM. Daný nástroj například řeší:
   • Přípravu migračních tabulek a evidenci stavu migrace.
   • Export původních dat z DMS TCP – správné hodnoty atributů primárně z databáze.
   • Konverze dat do domluvených nových struktur v DMS CM (například číselníky).
   • Zařazení migrovaných dokumentů do připravené struktury složek a podsložek dle agend (EAK, ADS, BIO, Sofa).
   • Nastavení uživatelských oprávnění a rolí pro migrované dokumenty, včetně přístupových práv dle původního nastavení v TCP.
   • Ladění rychlosti migrace a optimalizace jednotlivých komponent.
   • Ověření správnosti zařazení dokumentů, validace metadat a uživatelských práv.

Během testování byl kladen mimořádně velký důraz na rychlost celého procesu migrace, protože v původním systému TCP se nacházelo přibližně 80 milionů dokumentů. Tento vysoký objem dat vyžadoval pečlivou optimalizaci migračních kroků a průběžné ladění výkonu, aby byla zajištěna efektivní a bezpečná migrace všech dokumentů do nového prostředí.

Migrací „modrých eArchivů“ (EAK, ADS, BIO, Sofa) do DMS CM došlo ke sjednocení všech dokumentových agend do jedné moderní platformy.

Výsledek

Využili jsme nově zbudovanou platformu, která byla v pilotním využití určena pro KB Hypotéky a podařilo se nám ji rozšířit o historické agendy z eArchivů (které byly provozovány od roku 2008).

Byla zachována funkčnost, datová integrita i přímé napojení archivních serverů na systémy třetích stran.

Nové prostředí přineslo vyšší stabilitu, jednodušší správu, jednotnou podporu a dlouhodobě udržitelné řešení pro správu dokumentů Modré Pyramidy/Komerční Banky.

„Na projektu migrace DMS pro Modrou pyramidu bylo pro mě zásadní, že se podařilo zachovat všechny klíčové funkcionality původního archivu TCP, které jsou pro nás specifické a běžně je využíváme. Velký důraz jsme kladli na optimalizaci rychlosti aplikace, aby byla práce pro uživatele co nejefektivnější. Sjednocení databázových modelů pro různé agendy nám umožňuje snadnější vyhledávání napříč celým systémem, což výrazně ulehčuje práci – uživatelé mohou jednoduše zpracovávat úvěry, stavební spoření, datové zprávy nebo hypotéky, aniž by museli přecházet mezi různými systémy. Oceňuji, že na projektu pracovali stejní lidé, kteří už dříve implementovali agendu hypoték, což bylo velkým přínosem – měli potřebné znalosti a plynule navázali na předchozí zkušenosti. Během testování migrace se objevily nové situace, které bylo potřeba řešit, ale vždy jsme společně hledali řešení, což je u takto rozsáhlých projektů běžné. Spolupráce byla velmi profesionální a mohla jsem se na tým spolehnout.“ MIROSLAVA LUKÁŠKOVÁ | Product owner