Přestože se ESMO stále přizpůsobuje a učí se novému způsobu práce, jsme s tímto řešením spokojeni. Rád bych všem poděkoval za podporu a za dobře odvedenou práci na projektu SharePoint.

Cesare Melchiorre, ITDS Department Head, ESMO

Evropská společnost pro lékařskou onkologii (ESMO) je přední evropskou odbornou organizací v oblasti lékařské onkologie, která sdružuje více než 25 000 onkologů ve více než 160 zemích.

Posláním společnosti je spojovat odborníky s různým zázemím za účelem zlepšení péče o pacienty. ESMO usiluje o stírání hranic v péči o onkologicky nemocné – mezi zeměmi a specializacemi. Své poslání plní v oblasti onkologie po celém světě.

Ve společnosti ESMO se neustále snaží řešit problémy, které se týkají jednotlivců i celé onkologické profese. Jejich cílem je rozvíjet a propagovat obor lékařské onkologie, poskytovat postgraduální vzdělávání a odbornou přípravu lékařských onkologů a vytvářet platformy pro šíření a sdílení znalostí. Podporuje multidisciplinární přístup k léčbě rakoviny s cílem předcházet rakovině a zajistit optimální léčbu pro všechny pacienty s tímto onemocněním.

Počáteční situace klienta

Společnost ESMO se obrátila na společnost IseoLabs AG, Zug (která pověřila společnost IXTENT technickou implementací) s požadavkem na upgrade intranetového systému a řešení pro lepší spolupráci mezi týmy v rámci širšího sdružení.

Společnost ESMO vytvořila první verzi intranetu na platformě SharePoint v rámci interního oddělení IT. Vzhledem k váhavému přijetí intranetu uživateli a stále rostoucí složitosti nestandardizovaného řešení se společnost ESMO rozhodla znovu implementovat moderní platformu podle současných průmyslových standardů.

Řešení společnosti IXTENT

Intranet V2 je označení celkového intranetového řešení nasazeného v prostředí Office 365 v ESMO, které implementovala společnost IXTENT. Jedná se o nástupce původního intranetového řešení implementovaného IT oddělením ESMO. Řešení se skládá z desítek moderních webových stránek seskupených do logických oblastí podle oddělení, týmů a spolupráce s externími partnery.

Společnost IXTENT poskytla společnosti ESMO intranetové řešení kombinované se systémem pro správu dokumentů na platformách Microsoft 365 a SharePoint Online. V další fázi budou všechny dokumenty chráněny pomocí služby Azure Information Protection.

Dodané řešení lze rozdělit do následujících/hlavních oblastí:

  • společnou domovskou stránku jako rozcestník k dalším částem řešení,
  • portál pro jednotlivá oddělení,
  • centrum pro spolupráci,
  • extranet pro externí sdílení (ESMO „Drop Box“).

Společnost ESMO navíc souběžně s novým řešením provozuje dosud nemigrované části původního intranetového řešení (klasické stránky a pracovní postupy) a úložiště OneDrive pro každého uživatele. ESMO převedla velkou část obsahu dříve hojně využívaného systému souborů na nové stránky pro spolupráci a podařilo se jí dosáhnout nové úrovně přijetí mezi uživateli.

Přínos řešení

Smluvním řešením společnosti ESMO je jedna centrální intranetová domovská stránka, která slouží jako portál pro sdílení interních informací nebo komunikaci a jako brána ke všem zdrojům a sdíleným nástrojům uvnitř i vně společnosti.

Webové stránky se dále dělí podle typů na:

  1. Webové stránky oddělení – přiřazené k určitému oddělení/pracovnímu místu/činnosti.
  2. Místa pro týmovou práci – „otevřená a spravovaná“ napříč odděleními pro spolupráci na konkrétních projektech nebo pracovních činnostech souvisejících s podnikovými procesy.
  3. Extranet – stránky pro externí sdílení.

Webové stránky každého oddělení nebo týmu obsahují 4 hlavní knihovny:

  • týmovou pro oddělení/tým,
  • veřejnou pro ostatní oddělení/týmy,
  • přísně důvěrnou pro management,
  • archivní.

Kromě toho web obsahuje sdílený kalendář, galerii obrázků, videogalerii a seznam kontaktů.

Výhody řešení společnosti IXTENT

Klient má nyní k dispozici nástroj pro interní i externí spolupráci na dokumentech a obchodních procesech. Řešení společnosti IXTENT poskytuje platformu pro spolupráci odborů, kanál pro šíření informací z organizace a portál pro spolupráci mezi odděleními, který zahrnuje různé týmové nástroje nebo externí zdroje pro sdílení.

Všichni uživatelé ESMO mohou snadno vyhledávat v uložených dokumentech, mohou používat „mobilní kancelář“ odkudkoli (není nutné připojení VPN) a jejich data jsou chráněna (GDPR). Dokumenty jsou klasifikovány, propojeny s dalšími systémy a podnikovými procesy, jako je řízení projektů, každodenní činnosti, různé pracovní postupy včetně vysoké úrovně zabezpečení, propojení všech zařízení, klasifikace dokumentů, přidělování přístupových práv v závislosti na rolích v organizaci atd.

Systém v současné době používá 110 interních uživatelů a 250 externích uživatelů.

Dne 2. ledna 2020 jsme spustili nový intranet ESMO SharePoint. Po téměř měsíci používání můžeme říci, že nasazené řešení a migrace dokumentů provedená během vánočních svátků byla úspěšná. K dnešnímu dni jsme poskytli podporu všem oddělením a individuálně většině uživatelů. Přestože se ESMO stále přizpůsobuje a učí se novému způsobu práce, tento úspěch nás těší. Rád bych všem poděkoval za podporu a za dobře odvedenou práci na projektu SharePoint.

Cesare Melchiorre, ITDS Department Head, ESMO