Pomocí efektivní prvotní analýzy stavu databáze systému SAP R/3 získala společnost HOPI s.r.o. informace nejen o rozsahu archivovaných dat, ale i průběžnou kontrolu nad růstem databáze SAP R/3. Spolu s nastavením úlohy periodické archivace představuje tento postup účinnou ochranu systému SAP před jeho zahlcením neproduktivními daty.

Organizace

Firma HOPI s.r.o. vznikla v roce 1992 jako regionální obchodní firma, která prošla dynamickým rozvojem. V současné době poskytuje své služby v celém regionu střední Evropy, ve kterém je řazena mezi nejvýznamnější logistické společnosti.

Firma má divizní uspořádání, zaměstnává cca 2000 lidí, v oblasti logistiky obsluhuje cca 4000 zákazníků, vlastní 360 vozidel, disponuje skladovým zázemím umožňující skladování suchých, chlazených a mražených produktů – 6 skladů v ČR, 4 v SR a 2 v Maďarsku.

Situace

Společnost HOPI využívá ERP systém SAP R/3. Vzhledem k objemu dat v databázi systému SAP R/3 a pravidelným ročním nárůstům o další data včetně souvisejících problémů s výkonem systému, se společnost HOPI rozhodla realizovat projekt archivace dat, odchozích dokumentů, tiskových sestav a databáze. Bylo vytvořeno centrální úložiště, nad kterým byla postavena další řešení pro jednotlivé oblasti správy a oběhu dokumentů v systému SAP včetně skenování a archivace příchozích dokumentů. Šlo také o správu a oběh dodavatelských faktur. Součástí implementovaného řešení byla i archivace poštovního serveru Microsoft Exchange.

Řešení

Každý systém je nastaven specifickým způsobem a je jedinečný. Z toho důvodu nelze přistupovat k řešení archivace dat v systému jednotným způsobem.

Vzhledem k mnohaletým zkušenostem IXTENT z oblasti archivace dat systému SAP R/3 byl pro potřebu analýzy vyvinut speciální analytický nástroj, který byl spuštěn přímo na SAP R/3 systému společnosti HOPI.

Výhody využití analýzy databáze systému SAP:

  • unikátní metoda datové analýzy (Open Text) je nejrychlejší a nejpřesnější – zlevnění analýzy a implementace datové archivace;
  • stanovení možného rozsahu datové archivace – doporučení archivačních objektů vs. efektivita jejich nasazení.

Projekt datové archivace byl rozdělen do těchto částí:

  • archivace dat SAP;
  • archivace odchozích dokumentů ve formátu pdf;
  • periodická archivace tiskových sestav včetně historických;
  • implementace archivního úložiště a velkokapacitní optické knihovny s technologií UDO.

První částí řešení bylo nastavení řešení pro archivaci všech nově i historicky vystavených odchozích dokumentů. Archivace výstupních tisků vybraných objektů – vystavené faktury, dodacího listu, atd. – bylo prováděno především pro splnění legislativních požadavků a požadavků auditu.

Vlastní řešení probíhá standardními prostředky SAP – výběr a zobrazení odchozího dokumentu z archivu. Archivuje se přesný obraz dokumentu (faktury) ve formátu PDF tak, jak odešel ze systému. Tento PDF soubor je linkován s objektem faktury v SAP a je dostupný přes menu přímo ze SAPGUI.

Následné změny v systému již nemají na archivovaný dokument vliv. Dokument zůstává přesně v té formě, ve které byl archivován.

Obrázek: Zobrazení archivovaného odchozího dokumentu z prostředí vystavené faktury

V druhé části byly implementovány nástroje pro automatické generování a archivaci tiskových sestav (výstupů ABAP reportů ze SAP). Implementované programy umožňují jak periodickou archivaci, tj. automatické generování a archivaci tiskových sestav v okamžiku, kdy nastane rozhodné datum pro jejich generování (např. první pracovní den v měsíci), tak i archivaci historických tiskových sestav, tj. jednorázové vygenerování a archivaci tiskových sestav za všechna uplynulá období (např. 5 roků zpátky). Součástí řešení byla i implementace nástrojů umožňující manuální archivaci tiskových sestav uživatelem.

Tiskové sestavy jsou archivovány ve formátu ALF a XLS a pro účely klasifikace a kategorizace opatřeny doprovodnými atributy, jako např. rok, měsíc, nákladové středisko, účetní okruh, prodejní organizace apod. Na základě hodnot těchto atributů jsou tiskové sestavy zařazeny a prezentovány uživateli ve stromové struktuře (navigátoru) v rámci tzv. DocuLink pohledu, a to přímo v prostředí SAPGUI.

Obrázek: Ukázka stromové struktury (navigátoru) pro řazení tiskových sestav

Archiv je fyzicky oddělen od systému SAP. Data jsou řízeně zpřístupněna a mohou znovu doložit např. auditované procesy v souladu s platnými regulativy. Doba zachování dat odpovídá požadované době ze zákona dle typu informace. Data jsou zpřístupněna během vteřin skrze běžný uživatelský interface.