Elektronizace procesu vydávání drahých kovů pomocí biometrického podpisu

GOLDEN GATE je lídrem na českém trhu s investičními drahými kovy. Klientům však může nabídnout něco ještě cennějšího než drahé kovy: ekonomický kontext a pochopení fungování světa peněz a v neposlední řadě dlouhodobou vizi, jak budovat vlastní bohatství v souladu s ekonomickými cykly.

Golden gate udává trendy ve spoření v drahých kovech vytvořením revolučního produktu nazvaného Komoditní účet, který jako první na trhu nabízí spoření ve zlatě, stříbře a platině v rámci jednoho produktu.

Smluvní dokumentace mezi obchodními stranami má na trhu s drahými kovy zásadní význam vzhledem k samotné povaze obchodované věci. Smlouvy, protokoly, formuláře nebo jiné dokumenty musí být v naprostém pořádku a přístupné kdykoli a odkudkoli (nejlépe všechny elektronicky). Proto má společnost IXTENT ve svém portfoliu řešení pro elektronizaci procesu předkládání dokumentů pomocí technologie biometrického podepisování dokumentů pomocí podepisovacích tabletů.

Situace

Společnost GOLDEN GATE v současné době provádí velké množství dokumentových operací souvisejících s každodenním chodem společnosti ručně, pomocí papírových kopií dokumentů. S růstem společnosti a počtu jejích zákazníků roste i složitost obsahu a objemu smluvní dokumentace. To má za následek zvýšení nákladů na archivaci, ale především na správu dokumentů obecně.

Elektronizace klíčových dokladových agend, zejména procesu předávání drahých kovů zákazníkovi nebo výkupu kovů, má za cíl:

ušetřit náklady,
zjednodušení práce vašich zaměstnanců,
zvýšit kvalitu služeb zákazníkům.

Zároveň je důležité, aby celý proces byl v souladu s platnou legislativou a aby nové digitalizované dokumenty obstály při případném právním napadení.

Požadavkem klienta je také využití stávající platformy (informační systém GOLDEN GATE – GIS) jako centrálního úložiště dokumentů.

Návrh řešení

Po analýze potřeb klienta byl vybrán vhodný software (od německého výrobce Signotec), který se specializuje výhradně na oblast elektronických podpisů. Výhodou nabízeného řešení je jeho robustnost, certifikace a integrace se systémy třetích stran v jakémkoli prostředí s využitím standardizovaných rozhraní pro komunikaci se systémy.

Řešení se skládá ze softwaru SignoSign UNIVERSAL a podpisových tabletů, včetně implementace založené na službě pro příjem dokumentu a automatické odeslání podepsaného dokumentu do webové služby zákaznického informačního systému.

SignoSign/Universal Server je multiplatformní řešení, které umožňuje podepisování na pracovních stanicích a noteboocích prostřednictvím podpisových podložek i na speciálních tabletech s aktivním displejem a perem. Tablety mohou být se systémem Windows, Android nebo iOS. Samotné podepisování probíhá přímo ve webovém prohlížeči.

Popis scénáře řešení

Systém SignoSign/Universal lze integrovat do téměř jakéhokoli systému. Po úvodní analýze byla pro komunikaci s IS klienta a proces podepisování zvolena integrace pomocí služeb REST – REST API.
V rámci implementace bude vytvořena webová služba pro příjem dokumentů.

Po příjezdu na výdejní místo GOLDEN GATE se koncový zákazník zaregistruje na recepci. Na recepci se zákazník zařadí do „fronty“ v GIS (ZLATÁ BRÁNA).
Pracovník, který zboží vydává, vidí zákazníka v systému GIS (Vyzvednutí > Pobočka) – nyní je zde tlačítko „Odeslat doklad na tablet“, které stiskne, systém GIS vygeneruje předvyplněný protokol/smlouvu již podepsanou pro stranu GOLDEN GATE.
PDF má jedno pole pro vyplnění čísla OP a jedno pole pro podpis. Zdrojový systém odešle dokument PDF prostřednictvím rozhraní REST-API k podepsání.

GIS odesílá s dokumentem následující údaje:

ID dokumentu (jedinečný identifikátor)
uživatel

Dokument je uložen v interní DB podpisového serveru a je přístupný prostřednictvím fondu dokumentů. Pracovník klienta si vezme tablet, zboží (během výdeje) a jde na výdejní místo. Následně otevře na tabletu aplikaci pro podepisování a přihlásí se (odkaz na bod výše – Uživatel).

Zobrazí se zásobník dokumentů s dokumenty k podpisu. Každý dokument má ikonu fotoaparátu pro pořízení fotografické přílohy k dokumentu.

Scénář výdeje bez plné moci

Podpisová pole se automaticky přidávají v rámci otevření dokumentu podle definice. Současně se do dokumentu přidá formulářové pole pro vyplnění identifikačního čísla. Zaměstnanec GOLDEN GATE požádá o OP a vyplní číslo OP na tabletu do protokolu. Předá zboží zákazníkovi a na tabletu ukáže předávací protokol. Klient zkontroluje protokol a biometricky jej podepíše. Po podepsání dokumentu se dokument uloží pomocí tlačítka s ikonou diskety.

Pracovník klienta dokončí úpravy dokumentu na tabletu a podepsaný dokument PDF se přenese zpět do systému GIS, který jej uloží. Klient odchází. Podpisový server odešle podepsaný dokument do systému GIS, který jej rovněž zašle e-mailem klientovi. Dokument je odstraněn ze zásobníku dokumentů. (Poznámka: Pokud probíhá předání zprostředkovateli, obdrží zprostředkovatel další dvě kopie předávacího protokolu pro koncového zákazníka, které však nemají žádný vliv na biometrický podpis.)

Scénář pro vyřízení plné moci

Podpisová pole se automaticky přidávají v rámci otevření dokumentu podle definice. Současně se do dokumentu přidá formulářové pole pro vyplnění identifikačního čísla. Pracovník GOLDEN GATE si vyžádá OP a autorizaci, vyplní číslo OP na tabletu v protokolu a vyfotí autorizaci tabletem přímo v místnosti. Fotografie plné moci se stane součástí souboru PDF. Předá zboží zákazníkovi a ukáže mu předávací protokol na tabletu. Klient protokol zkontroluje a biometricky podepíše. Po podepsání dokumentu se dokument uloží pomocí tlačítka s ikonou diskety.

Pracovník klienta odejde s papírovou plnou mocí, dokončí úpravy dokumentu na tabletu a podepsaný dokument PDF se přenese zpět do systému GIS, který jej uloží a odešle e-mailem klientovi. Klient odchází. Dokument je odstraněn ze zásobníku dokumentů.

Scénář odkoupení bez plné moci

Scénář odkoupení s plnou mocí

Jediný rozdíl je v tom, že plná moc je vyfotografována, jakmile je uvedeno číslo OP. Po uložení podepsaného dokumentu zpět do systému GIS je dokument ve všech případech odeslán na e-mail zákazníka. Pokud je výdej nebo odkup na základě plné moci, pracovník (bez papírové verze předávacího protokolu nebo smlouvy) ji založí do archivu seřazenou podle dnů. Papírové plné moci jsou proto stále vedeny v papírové podobě! Součástí protokolu je také jejich fotografie.

Vizuální podoba podpisu v dokumentu (podpis)

Podpisová data v zašifrované podobě. Po dešifrování budou tato data použita forenzním znalcem k porovnání signatur. Tj. proces je totožný s podpisem na papíře a není třeba mít databázi podpisů pro porovnání.

Biometrické podepisování se provádí na 12 pobočkách a obsluhuje je přibližně 20 uživatelů, přičemž na každé pobočce jsou dvě podepisovací zařízení. Proces podepisování lze provádět i „v terénu“ (je nutné připojení k internetu). Podpisové zařízení je připojeno k centrálnímu serveru, který je přístupný z internetu. Podepsaný dokument lze uložit v systému GIS a zaslat e-mailem na příslušnou adresu.

Hlavní výhody a přidaná hodnota řešení

Osvědčené řešení světové úrovně s mnoha relevantními referencemi
Škálovatelnost a budoucí využití řešení pro další typy dokumentů
Licenční model založený na uživatelích, nikoli na počtu podepsaných dokumentů.
Jednoduché uživatelské rozhraní a z toho plynoucí pozitivní uživatelské zkušenosti
Integrita softwaru v infrastruktuře klienta
Řešení Compliance – řešení je plně kompatibilní s legislativou ČR a EU

Závěrem

Z legislativního hlediska je nově zavedené řešení v souladu s evropskou (eIDAS) i českou legislativou. To umožní následnou zaručenou identifikaci podepsaných osob a neměnnost podepsaného dokumentu, což ve skutečnosti znamená právně „rovnocenný“ status elektronického dokumentu s biometrickým podpisem s papírovou verzí smlouvy. Kromě toho eliminuje potřebu fyzické archivace pořadačů nebo vytváření papírových kopií dokumentů a minimalizuje stárnutí, poškození nebo ztrátu dokumentů.

Cílem řešení bylo také využít stávající platformu (informační systém GIS GOLDEN GATE) jako centrální úložiště dokumentů, což se podařilo. Společnost GOLDEN GATE tímto krokem využila svou stávající IT infrastrukturu a přiblížila se své vizi bezpapírové společnosti, která drží krok s konkurenčními inovátory na trhu. V současné době se řešení používá pro biometrické podepisování předávacích protokolů, ale v budoucnu bude (po úpravách) využíváno i pro podepisování dalších dokladových agend.