O společnosti
Náš klient je mezinárodní společnost ze sektoru energetiky, která se zaměřuje na nové pojetí služby zaváděním inteligentních energetických sítí. Inovativními řešeními zlepšuje úroveň využívání služeb svých zákazníků, koncových uživatelů elektřiny.
Počáteční situace klienta
Klient je dlouhodobým spokojeným zákazníkem IXTENT, ke kterému před časem přešel od jiného dodavatele softwaru OpenText. Svoji aktuální poptávku směřoval opět na IXTENT, který měl díky předchozím implementacím (např. konsolidaci document management systému) největší vhled do infrastruktury tohoto energetického gigantu.
S počátkem platnosti nového nařízení Evropské unie, které se týká poskytovatelů elektrické energie, oslovil klient společnost IXTENT s požadavkem na návrh technického řešení tzv. legal unbundlingu. Energetické firmy musí mít povinně oddělenou obchodní a distribuční část firmy, aby nebyli znevýhodněni prodejci energie oproti výrobcům. Požadavek klienta tedy směřoval na rozdělení systému pro správu dokumentů dle příslušných sekcí na samostatné celky.
Šíře nového řešení se vyvíjela v čase, IXTENT přicházel ke klientovi s návrhy, kde by se dal proces vylepšit, zadavatel návrhy akceptoval a svoje původní zadání rozšířil o spoustu dalších užitečných funkcionalit. Klient si přál navrhnout architekturu nového řešení, vybrat optimální hardwarové a softwarové prostředky k jejímu dosažení, vytvořit testovací prostředí a následné produkční, rozdělit data organizace dle zákonem stanovených sekcí na příslušné složkové struktury. Současně chtěl optimalizovat stávající procesy, v rámci nové verze softwaru nastavit všechny dostupné funkcionality pro efektivnější zpracování energetických agend, navrhnout ideální datový model, napojit potřebné integrace a celkově vyladit výkonnost užívané platformy.
Řešení
Ideální řešení klientova zadání skýtal nástroj Enterprise Content Management (systém skladby procesů a technologií, který řídí informační tok dat skrz organizaci – od vytěžení informací – přes další zpracování – po archivaci). V rámci DMS (document management systému) a business workspaces (jednotlivých pracovních prostředí), bylo možné různorodé procesy zdárně oddělit. Zároveň bylo třeba nastavit odlišné úrovně oprávnění na jednotlivá oddělení či konkrétní osoby. IXTENT tedy DMS rozdělil na složky, ke kterým přiřadil specifické role konkrétním uživatelům systému.
Přínosy řešení
Klastr Legal Unbundling našeho klienta v České republice, nyní splňuje požadavky evropského práva na oddělení distribuční sítě od obchodní, aniž by příslušná změna IT infrastruktury negativně ovlivnila business, ba právě naopak. Oddělení obchodu nové řešení posunulo kupředu, elektronicky zpracovává více potřebných agend než dříve, z původních 4 procesních linií stouplo číslo na neuvěřitelných 40.
Z původně legislativního projektu dokázal IXTENT vytvořit řešení lepšího vytěžení systému jako takového, klient například nově:
- automatizovaně skenuje smlouvy a žádosti svých zákazníků,
- disponuje efektivnějším řešením pro příchozí komunikaci jak pro B2B, tak pro B2C sektor,
- komunikaci archivuje a spravuje v SAPu, stejně tak data, která sám generuje.
IXTENT tedy zefektivnil požadované procesy – optimalizoval tok práce ve společnosti a rozdělil DMS na distribuci a prodej dle evropského práva. Tímto projektem, dokončeným v listopadu 2019, spolupráce s klientem nekončí, na stole jsou další témata jako například přechod do cloudu, upgrade řešení OpenText Content Server na verzi 16, archivační agendy dokumentace s velmi vysokým napětím, evidence měřidel, analýzy výstupů oddělení telco a mnohá další.