SEKYRA Group a. s., přední tuzemská realitní skupina, sdružuje subjekty s ročním objemem investic až 5 mld. korun. Jako developer se společnost SEKYRA Group a. s. zaměřuje především na komerční a rezidenční projekty. Je také investorem do nemovitostí, který buduje vlastní portfolio nemovitostí prostřednictvím dlouhodobých investic.

Výchozí situace

Společnost SEKYRA Group dříve používala ekonomický systém K6 a standardní programy Microsoft Office. Archiv existoval pouze v papírové podobě, nacházel se na několika místech a každoročně do něj přibývalo velké množství spisů. To zahrnovalo těžkopádné vyhledávání. Proto se společnost SEKYRA Group a.s. rozhodla realizovat projekt archivace a vyhledávání dat a případně nahradit stávající informační systém novým.

Business Solution

  • Zajistěte elektronickou archivaci všech tištěných dokumentů.
  • Udržujte přesný obraz vytištěného dokumentu.
  • Archivujte všechny elektronické dokumenty.
  • Zajistěte snadný a rychlý přístup k dokumentům zavedením systému správy dokumentů.
  • Dokumentujte elektronické dokumenty pro komunikaci se zákazníky nebo legislativní potřeby.
  • Vytvoření jednoduchého pracovního postupu pro oběh a schvalování dokumentů.

Business Solution

  • Lepší dostupnost archivovaných dokumentů.
  • Větší rychlost vyhledávání dokumentů.
  • Zjednodušená a efektivnější práce.
  • Sdílení dokumentů umožňuje, aby na jednom dokumentu pracovalo více lidí.
  • Transparentní schvalovací procesy s historií.

Řešení

Nejprve bylo nutné zvážit všechny požadavky skupiny SEKYRA na stav její IT infrastruktury. Následoval návrh na vybudování nového systému správy dokumentů (dále jen DMS), který by umožnil efektivní zpracování papírových i elektronických dokumentů a umožnil další rozšíření jeho funkcí tak, aby vyhovoval obchodním potřebám a rozvoji skupiny SEKYRA.

Řešení je založeno na globálních standardech společností Microsoft a OpenText – největšího světového výrobce a dodavatele nástrojů DMS a ECM (Enterprise Content Management) pro správu dokumentů a obsahu. To zajišťuje výjimečnou hodnotu investice a dlouhodobou podporu a stabilitu řešení.

Základem celého řešení je Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server (dále jen Livelink EAS), jehož součástí je také Livelink Enterprise Scan.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 je škálovatelný portálový server, který propojuje lidi, týmy a znalosti napříč podnikovými procesy. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 poskytuje bezpečné podnikové řešení.

Livelink EAS je základní archivační platformou pro řešení správy podnikového obsahu a poskytuje zákazníkům řadu propojení (například s Microsoft SharePoint Portal Server 2003). Tyto konektory umožňují spravovat podnikové dokumenty v různých aplikacích a propojovat je s podnikovými procesy.

Livelink Enterprise Scan je softwarový nástroj, který je obvykle součástí archivačního serveru Livelink Enterprise Archive Server, archivační platformy pro zpracování a ukládání velkých objemů naskenovaných a elektronických dat. Livelink Enterprise Scan je robustní a vysoce stabilní platforma, která se neustále vyvíjí. Službu Livelink Enterprise Scan používá mnoho zákazníků po celém světě, kteří zpracovávají miliony dokumentů měsíčně nebo ročně.

Přínos pro zákazníka

Použité řešení umožňuje skupině SEKYRA v oblasti DMS spravovat, sledovat a kontrolovat dokumenty, spravovat verze, vyhledávat a vyhledávat archivovaná data a dokumenty nebo vytvářet pracovní skupiny. Papírový archiv byl převeden do elektronické podoby, archivován a zpřístupněn pomocí DMS vytvořeného v Microsoft SharePoint Portal Server 2003.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 se snadno spravuje a udržuje. Přístup lze chránit pomocí řízení oprávnění. Systém využívá technologie související s internetem a poskytuje sdílený, chráněný a bezpečný přístup k dokumentům v rámci celého podniku.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 byl nasazen v pilotní fázi s 10 uživateli s očekávaným rozvojem a integrací do nově budované infrastruktury společnosti Microsoft, včetně plánovaného nasazení informačního systému Microsoft Navision.

Obr.: Struktura řešení Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Řešení poskytuje všem uživatelům velmi přívětivé uživatelské prostředí s vysokým komfortem práce s nástroji DMS.

Dokumenty lze zadávat nebo vytvářet dvěma způsoby:

  • Prvním z nich je digitalizace dokumentu skenováním. Papírový dokument prochází skenovacím pracovištěm, kde je zpracován do elektronické podoby. Na přední straně dokumentu je zaznamenán čárový kód, který po naskenování poskytne dokumentu identifikační atribut potřebný pro zpracování, klasifikaci a následné vyhledání. Jakmile je dokument převeden do elektronické podoby, archivační server (Livelink EAS) zajistí, aby byla příslušná data uložena v archivu a přístupná z prostředí Microsoft SharePoint Portal Server 2003 podle definovaných parametrů. Dokumenty jsou poté přesunuty z archivního serveru do Jukeboxu (archivní knihovny s optickými nebo magnetooptickými médii), kde jsou bezpečně archivovány bez možnosti přepsání.
  • Druhý způsob spočívá v tom, že uživatel vytvoří dokument na svém počítači, například v textovém procesoru Microsoft Word nebo diagramové aplikaci Microsoft Visio, a poté jej archivuje z prostředí Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (čárový kód se nepoužívá pro přiřazení atributů). Kromě toho je postup stejný jako u první možnosti.

Při práci s dokumenty je možné vytvářet různé verze. Můžeme vytvořit další verze archivovaného dokumentu a znovu je archivovat. Je také možné použít funkce check in a check out – v tomto případě je dokument při práci s ním uzamčen.

Na první stránce portálu se nachází úvodní stránka s obecnými informacemi. Pod nimi se nacházejí jednotlivé stránky nižší úrovně, například stránky právního oddělení. Správa celého portálu se řídí přidělenými přístupovými právy, která jsou založena na adresáři Active directory.

Na další stránce portálu, která je zaměřena výhradně na právní oddělení, najdete aktuální informace o oddělení, seznam zaměstnanců, úkoly, vzory dokumentů a smluv, informace o statutárním zastoupení společností a především seznam společností, které právní oddělení spravuje.

Obr.: Struktura webových stránek právního oddělení

Jednotlivé dokumenty jsou uloženy na webových stránkách společností, o které se právní oddělení stará. Zde najdete dokumenty v digitální podobě (Digitální dokumenty) a dříve naskenované dokumenty, které jsou automaticky roztříděny (podle čárového kódu) a umístěny na příslušné stránce společnosti ve složce Digitalizované. Dílčí odesílání provádí v systému Microsoft SharePoint Portal Server 2003 oprávněný uživatel.

Implementace

Implementaci celého řešení Microsoft SharePoint Portal Server 2003 prováděl implementační tým složený z projektového manažera, technického a aplikačního konzultanta, týmu tří vývojářů .NET, správce systému Windows 2003 a specialisty na SQL.

Všechny dílčí aktivity byly realizovány v následujícím časovém sledu:

  • Archivační server Livelink Enterprise – instalace
  • Livelink Enterprise Scan – instalace
  • Microsoft SharePoint Portal Server 2003 – ve fázi implementace Microsoft SharePoint Portal Server 2003 byla provedena instalace a implementace konektoru Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink EAS (Livelink Enterprise Archive Server), úprava knihoven, optimalizace českých znaků a vyhledávání v rámci MS SharePoint Portal Server 2003
  • Práce na softwaru pro vývoj funkcí modulů v Microsoft SharePoint Portal Server 2003 v prostředí .NET

Produkty a technologie

  • Microsoft produkty
  • Microsoft SharePoint Portal Server 2003
  • Windows SharePoint Services
  • Windows Server 2003 Standard Edition (CZ)
  • Microsoft SQL Server Standard Edition SP3a

Produkty třetích stran

  • Livelink for Microsoft SharePoint
  • Livelink Enterprise Archive Server
  • Livelink Enterprise Scan
  • Jukebox PLASMON D120
  • Scanner Bell + Howell 730 DC