SEKYRA Group a. s., popredná domáca realitná skupina, združuje subjekty s ročným objemom investícií do 5 mld. Ako developer sa SEKYRA Group a. s. zameriava predovšetkým na komerčné a rezidenčné projekty. Zároveň ide o investora do nehnuteľností, ktorý buduje vlastné portfólio nehnuteľností prostredníctvom dlhodobých investícií.

Počiatočná situácia

Spoločnosť SEKYRA Group predtým používala ekonomický systém K6 a štandardné programy Microsoft Office. Archív existoval len v papierovej podobe, nachádzal sa na viacerých miestach a každoročne dochádzalo k veľkému prírastku spisov. To zahŕňalo aj ťažkopádne vyhľadávanie. Preto sa spoločnosť SEKYRA Group a.s. rozhodla zaviesť projekt archivácia a vyhľadávanie údajov a nakoniec nahradiť existujúci informačný systém novým.

Business Solution

  • Zabezpečte, aby sa všetky tlačené dokumenty elektronicky archivovali.
  • Zachovať presný obraz vytlačeného dokumentu.
  • Archivujte všetky elektronické dokumenty.
  • Zabezpečte jednoduchý a rýchly prístup k dokumentom zavedením Document Management System.
  • Dokumentovateľnosť elektronických dokumentov pre komunikáciu so zákazníkmi alebo pre legislatívne potreby.
  • Vytvorenie jednoduchého pracovný postup pre obeh a schvaľovanie dokumentov.

Business Solution

  • Lepšia dostupnosť archivovaných dokumentov.
  • Väčšia rýchlosť pri vyhľadávaní dokumentov.
  • Zjednodušenie a zvýšenie efektivity práce.
  • Zdieľanie dokumentov umožňuje viacerým ľuďom pracovať na jednom dokumente.
  • Transparentné schvaľovacie procesy s históriou.

Riešenie

Najskôr bolo potrebné zvážiť všetky požiadavky skupiny SEKYRA na stav jej IT infraštruktúry. Nasledoval návrh na výstavbu novej Document Management systému (ďalej len DMS), ktorý umožní efektívne spracovanie papierových aj elektronických dokumentov a umožní ďalšie rozšírenie jeho funkcií s ohľadom na obchodné potreby a rozvoj skupiny SEKYRA.

Riešenie je založené na globálnych štandardoch Microsoft a OpenText – najväčší svetový výrobca a dodávateľ DMS a ECM (Enterprise Content Management) nástroje na správu dokumentov a ich obsahu. Tým sa zabezpečí mimoriadna hodnota investície a dlhodobá podpora a stabilita riešenia.

Základom celého riešenia je Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server (ďalej len Livelink EAS), ktorý zahŕňa aj Livelink Enterprise Scan.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 je škálovateľný portálový server, ktorý spája ľudí, tímy a znalosti v rámci podnikových procesov. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 poskytuje bezpečné podnikové riešenie.

Livelink EAS je základnou archivačnou platformou pre riešenia správy podnikového obsahu a poskytuje zákazníkom množstvo konektorov (napríklad s Microsoft SharePoint Portal Server 2003). Tieto konektory umožňujú spravovať podnikové dokumenty v rôznych aplikáciách a prepojiť ich s podnikovými procesmi.

Livelink Enterprise Scan je softvérový nástroj, ktorý je zvyčajne súčasťou archivačného servera Livelink Enterprise Archive Server – archivačnej platformy na spracovanie a ukladanie veľkých objemov naskenovaných a elektronických údajov. Livelink Enterprise Scan je robustná a vysoko stabilná platforma, ktorá sa neustále vyvíja. Službu Livelink Enterprise Scan používa mnoho zákazníkov na celom svete, ktorí mesačne alebo ročne spracujú milióny dokumentov.

Prínos pre zákazníka

Použité riešenie umožňuje skupine SEKYRA Group v oblasti DMS spravovať, sledovať a kontrolovať dokumenty, spravovať verzie, vyhľadávať a získavať archivované údaje a dokumenty alebo vytvárať pracovné skupiny. Papierový archív bol prevedený do elektronickej podoby, archivovaný a sprístupnený pomocou DMS vytvoreného v Microsoft SharePoint Portal Server 2003.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 sa ľahko spravuje a udržiava.Prístup je možné chrániť pomocou kontroly práv. Systém využíva technológie súvisiace s internetom na zabezpečenie zdieľaného, chráneného a bezpečného prístupu k dokumentom v celej spoločnosti.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 bol nasadený v pilotnej fáze s 10 používateľmi s očakávaným rozvojom a integráciou do novovybudovanej infraštruktúry Microsoft vrátane plánovaného nasadenia informačného systému Microsoft Navision.

Obr.: Štruktúra riešenia Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Riešenie poskytuje všetkým používateľom veľmi prívetivé užívateľské prostredie s vysokým komfortom práce s nástrojmi DMS.

Existujú dva spôsoby zadávania alebo vytvárania dokumentov:

  • Prvým je digitalizácia dokumentu skenovaním. Papierový dokument prechádza cez skenovacie pracovisko, kde sa spracuje do elektronickej podoby. Na prednej strane dokumentu je zaznamenaný čiarový kód, ktorý po naskenovaní dodá dokumentu identifikačný atribút potrebný na spracovanie, klasifikáciu a následné vyhľadávanie. Po prevode dokumentu do elektronickej podoby archivačný server (Livelink EAS) podľa definovaných parametrov zabezpečí, aby boli príslušné údaje uložené v archíve a prístupné z prostredia Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Dokumenty sa potom presunú z archivačného servera do Jukeboxu (archivačná knižnica s optickými alebo magnetooptickými médiami), kde sa bezpečne a bez možnosti prepisovania archivujú.
  • Druhým spôsobom je vytvorenie dokumentu používateľom na jeho počítači, napríklad v textovom editore Microsoft Word alebo v aplikácii na tvorbu diagramov, plánov a schém Microsoft Visio, a jeho následná archivácia z prostredia Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (čiarový kód sa nepoužije na priradenie atribútu). Okrem toho je postup rovnaký ako pri prvom variante.

Pri práci s dokumentmi je možné vytvárať rôzne verzie. Môžeme vytvoriť ďalšie verzie archivovaného dokumentu a opäť ich archivovať. Je možné použiť aj funkcie check in a check out – v tomto prípade je dokument počas práce s ním uzamknutý.

Na prvej stránke portálu sa nachádza všeobecná informačná domovská stránka. Pod nimi sa nachádzajú jednotlivé stránky nižšej úrovne, ako napríklad webová stránka právneho oddelenia. Správa celého portálu sa riadi podľa pridelených prístupových práv, ktoré sú založené na adresári Active directory.

Na ďalšej stránke portálu, ktorá sa zameriava výlučne na právne oddelenie, nájdete aktuálne informácie o oddelení, zoznam zamestnancov, úlohy, vzory dokumentov a zmlúv, informácie o štatutárnom zastúpení spoločností a predovšetkým zoznam spoločností, ktoré právne oddelenie spravuje.

Obr.: Štruktúra webovej stránky právneho oddelenia

Jednotlivé dokumenty sú uložené na webových stránkach spoločností, o ktoré sa právne oddelenie stará. Tu nájdete dokumenty v digitálnej podobe (Digitálne dokumenty) a predtým naskenované dokumenty, ktoré sa automaticky (podľa čiarového kódu) roztriedia a umiestnia na príslušnú stránku spoločnosti v priečinku Digitalizované. Podpoložkovanie vykonáva v serveri Microsoft SharePoint Portal Server 2003 oprávnený používateľ.

Implementácia

Implementáciu celého riešenia Microsoft SharePoint Portal Server 2003 vykonával implementačný tím zložený z projektového manažéra, technického konzultanta a aplikačného konzultanta, tímu troch vývojárov .NET, správcu systému Windows 2003 a špecialistu na SQL.

Všetky čiastkové aktivity sa realizovali v nasledujúcom časovom slede:

  • Livelink Enterprise Archive Server – inštalácia
  • Livelink Enterprise Scan – inštalácia
  • Microsoft SharePoint Portal Server 2003 – vo fáze implementácie Microsoft SharePoint Portal Server 2003 bola vykonaná inštalácia a implementácia konektora Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink EAS (Livelink Enterprise Archive Server), úprava knižníc, optimalizácia českých znakov a vyhľadávanie v rámci MS SharePoint Portal Server 2003
  • Softvérová práca na vývoji funkcií modulov v Microsoft SharePoint Portal Server 2003 v prostredí .NET

Produkty a technológie

  • Microsoft produkty
  • Microsoft SharePoint Portal Server 2003
  • Windows SharePoint Services
  • Windows Server 2003 Standard Edition (CZ)
  • Microsoft SQL Server Standard Edition SP3a

Produkty výskumníka a tretích strán

  • Livelink for Microsoft SharePoint
  • Livelink Enterprise Archive Server
  • Livelink Enterprise Scan
  • Jukebox PLASMON D120
  • Scanner Bell + Howell 730 DC