Díky Document Management Systemu (DMS) od společnosti IXTENT došlo k výraznému zrychlení obchodního procesu pronájmu nemovitostí, efektivnější komunikace se zákazníkem a v neposlední řadě zlevnění administrativních procesů spojených s tvorbou dokumentů.

Zákazník

Akciová společnost IMMOTEL byla založena v listopadu roku 2007. Společnost se specializuje na investice do komerčních nemovitostí na území celé České republiky. V roce 2008 odkoupila společnost IMMOTEL portfolio celkem 68 nemovitostí se sto dvaceti budovami o celkové ploše přesahující 200.000 m2 ve více než padesáti městech celé České republiky od společnosti Telefónica O2 Czech Republic, a.s. Tyto nemovitosti zahrnují kancelářské prostory, technologické prostory, byty, sklady, pozemky a parkovací místa.

Mezi hlavní služby společnosti IMMOTEL patří Asset Management a služby spojené s dokumentací realitních investičních transakcí, včetně řešení finančních a organizačních záležitostí vztahujících se k nemovitostem.

Situace

Ke spravovaným nemovitostem společnosti IMMOTEL se váže celá řada technické a obchodní dokumentace – poptávky nemovitostí, nabídky, nájemní smlouvy, přebírací protokoly, cenové nabídky, pojistné smlouvy, dokumenty vztahující se k pojistným událostem, výpovědní smlouvy atd.

Cílem společnosti IMMOTEL je prostřednictvím centralizovaného systému pro správu dokumentů zajistit i v malém počtu administrativních pracovníků efektivní správu a automatizovanou tvorbu všech dokumentů a efektivní řízení obchodního proces.

Řešení

Společnost IXTENT navrhla řešení centralizovaného systému správy a tvorby dokumentů (Document Management System, dále také „DMS“) v prostředí SharePoint 2013. Tato platforma byla vybrána pro své přívětivé uživatelské rozhraní a vysokou míru integrace na ostatní běžně využívané produkty Microsoft (především operační systém Windows a kancelářský balík Office), kdy uživatel zůstává v prostředí, na které je zvyklý, a doba adopce řešení v produktivním provozu se obvykle zkracuje na absolutní minimum. Dalším kritériem pro výběr SharePoint byly i výhodné cenové podmínky.

DMS poskytuje komplexní přehled a informace o všech pronajímaných nemovitostech, klientech (potencionálních i stávajících) a k nim vztahujícím se dokumentům, přičemž proces tvorby dokumentů je v maximální možné míře automatizován.

Obrázek 1: Úvodní stránka DMS IMMOTEL
Obrázek 2: Založení nové položky s výběrem typu obsahu

DMS nabízí také funkci sdíleného skupinového kalendáře, kde jsou zaznamenávány schůzky/ prohlídky jednotlivých nemovitostí obchodníky, obsazenost zasedacích místností a kalendář dovolených pracovníků společnosti IMMOTEL.

Automatizace životního cyklu nájemní smlouvy

  • Proces tvorby nájemní smlouvy začíná přijetím poptávky na pronájem nemovitosti od potencionálního zákazníka.
  • Po akceptaci poptávky obchodníkem je v prostředí DMS vytvořena cenová nabídka, do níž se automaticky doplní informace o poptávané nemovitosti, případně již známé informace o klientovi.
  • Po vyplnění všech požadovaných údajů je vygenerován e-mail s cenovou nabídkou, který je odeslán na zákazníka.
    E-mail obsahuje také odkaz na webový formulář dle typu cenové nabídky, kde zákazník vyplní své osobní, příp. další relevantní údaje.
Obrázek 3: E-mail zaslaný klientovi
Obrázek 4: Klientský formulář s vyznačením povinných polí

Data z webového formuláře cenové nabídky jsou po verifikaci obchodníkem uloženy do DMS a je s nimi možné dále pracovat.

Data o klientech a nemovitostech jsou automaticky vkládána do všech vytvářených dokumentů:

  • nájemní smlouva
  • předávací protokol
  • průvodní dopis
  • záznam o pojistné události
  • výpověď nájemní smlouvy

Každý dokument má svoji šablonu, která se liší dle typu nemovitosti.

Celé řešení bylo od úvodní analýzy, přes vývoj až po finální nasazení implementováno za 10 měsíců.

Přínosy a hodnocení zákazníka

„Zavedení DMS přineslo společnosti IMMOTEL mnoho výhod, zejména zefektivnění a zrychlení procesu uzavírání nájemních smluv a přehlednost a centralizaci všech důležitých informací a dokumentů,“

Ředitelka společnosti IMMOTEL, a.s., paní Veronika Sirotňáková

Shrnutí

Řešení společnosti IXTENT naplnilo hlavní cíl, tedy vytvoření centralizovaného systému pro správu dokumentů, který umožňuje efektivní správu a automatizovanou tvorbu všech dokumentů.