Digitální archiv faktur pro finanční oddělení KIA Slovakia

„Tým IXTENT byl vždy k dispozici a vždy našel způsob, jak problém vyřešit. Nezáleželo na tom, jestli šlo o běžný dotaz, nebo o něco složitějšího – reakce přišla hned a řešení také. Takový partner se hledá těžko.“ Jana Frátriková, vedoucí účetního oddělení, KIA Slovakia s.r.o.

Výchozí situace

Finanční oddělení KIA Slovakia zpracovávalo přibližně 30 000 faktur ročně – celkový roční objem fakturační dokumentace přesahoval 200 000 souborů. Převážnou většinu faktur (99 %) tvořily elektronické faktury doručené e-mailem ve formátu PDF, zbývající 1 % tvořily papírové faktury od nových dodavatelů.

Dokumenty k fakturám byly roztříštěné mezi třemi nesourodými systémy: FileServer X jako hlavní úložiště, SAP Content Server pro vybrané dodací listy ukládané skladníky a globální aplikace AutoWay pro žádosti o schválení nákupů (RFA). SAP sloužil de facto jen jako rozcestník s odkazy do různých úložišť – nenabízel jednotné vyhledávání ani konzistentní správu oprávnění.

Klíčové problémy, které si vyžádaly změnu:

• Faktury byly po úhradě fyzicky tištěny a zakládány do pořadačů. Na začátku roku se přesouvaly do centrálního papírového archivu v jiné budově – přístup k dokladům vyžadoval součinnost oddělení General Affairs a nebyl okamžitý.
• Dokumenty neměly v systémech uložený typ, což znemožňovalo automatizovanou kontrolu úplnosti fakturační dokumentace. Přibližně 70 % faktur procházelo automatickým zaúčtováním, zbývajících 30 % vyžadovalo ruční propojení příjemky nebo objednávky.
• Neexistovalo centralizované úložiště garantující integritu dat, neměnnost dokumentů po úhradě faktury a konfigurovatelná retenční pravidla.
• Riziko ztráty papírových dokumentů, neautorizovaného přístupu nebo chybného smazání digitálních souborů rozložených ve více systémech.

Výsledkem byl časově náročný proces: nalezení konkrétního dokladu vyžadovalo přístup do více systémů nebo fyzický výdej z archivu v jiné budově.

Řešení

Projekt byl zahájen v prosinci 2024; implementace platformy probíhala ve třech prostředích (DEV, TEST, PROD). Systém byl nasazen do produkce v září 2025, migrace historické dokumentace byla dokončena v únoru 2026.

Platforma a business workspace faktury

Jako centrální dokumentová platforma byl nasazen OpenText Extended ECM X2 for SAP, zahrnující Content Server (DMS funkcionalita), Archive Center (úložiště se šifrováním a časovými razítky), Directory Services (správa uživatelů napojená na KIA Active Directory), System Center a Intelligent Viewer pro zobrazení dokumentů přímo v prostředí xECM.

Pro každou fakturu vzniká v xECM automaticky business workspace (WS) – strukturovaný pracovní prostor navázaný přímo na objekt faktury v SAP modulu FI. Workspace má přesně definovanou složkovou strukturu s oddělenými podsložkami pro 16 typů dokumentů: faktury (INV), dodací listy (DNO), objednávky (PRO), žádosti o schválení (RFA), celní doklady (SAD), akceptační certifikáty (FAC, SIC) a další. Metadata workspace jsou průběžně synchronizována ze SAP – zahrnují typ faktury, variabilní symbol, čísla objednávek, údaje o dodavateli, částky i stav úhrady.

Každý workspace obsahuje tři záložky: Overview (metadata faktury a složková struktura), Documents (správa souborů s navigačním stromem) a Completeness Check (stav povinné dokumentace). Přístup je řízen pomocí AD skupin s přesně definovanou maticí oprávnění. Po archivaci přechází workspace do režimu pouze pro čtení.

Integrace s existujícími systémy

Klíčovým požadavkem bylo zachovat existující uživatelské procesy a zároveň zajistit automatické ukládání všech dokumentů do xECM. Integrace pokryla čtyři systémy:

• SAP FI: Instalace SAP Add-On balíčku OpenText xECM for SAP, konfigurace ArchiveLink a Generic Object Services (GOS) pro ukládání dokumentů přímo k objektům faktur. Single Sign-On přes OpenText Directory Services napojené na KIA Active Directory. Business workspace faktury je dostupný prokliknutím ze SAP GUI přes transakci FB03 a menu GOS → Business content.
• KMS (schvalovací aplikace nad SAP): KMS bylo rozšířeno tak, aby dokumenty nahrávané během schvalování faktury byly ukládány paralelně do xECM přes SAP ArchiveLink. Uživatelský workflow v KMS zůstal beze změny.
• OCR (ABBYY FlexiCapture): Příchozí faktury z e-mailu zpracovává OCR – vytěžuje hlavičkové údaje, zakládá objekt faktury v SAP a automaticky ukládá fakturu, přílohy i samotný e-mail do příslušného workspace v xECM.
• AutoWay (globální schvalovací systém KIA na bázi MS SharePoint): Dokumenty RFA jsou získávány z AutoWay a ukládány do xECM přes KMS a SAP ArchiveLink.

Automatizovaný completeness check

Jednou z klíčových funkcionalit nového řešení je automatizovaná kontrola úplnosti fakturační dokumentace. Podmínky pro každý typ faktury jsou konfigurovány přes číselník Invoice_CompletenessCheck – systém rozlišuje 21 typů faktur a pro každý definuje sadu povinných dokumentů. Požadavky se mohou lišit nejen podle typu faktury, ale i podle čísla objednávky (PRO number) nebo kódu dodavatele (Vendor code), přičemž pořadí vyhodnocení podmínek určuje atribut Priority.

Pro každý povinný typ dokumentu systém vyhodnocuje jedno ze tří pravidel:

• Exactly one document required – faktura musí obsahovat právě jeden dokument daného typu.
• At least one document required – postačuje alespoň jeden dokument daného typu.
• Document count must match other group – počet dokumentů daného typu musí odpovídat počtu dokumentů jiného typu (typicky počet akceptačních certifikátů FAC nebo SIC musí odpovídat počtu objednávek PRO).

Stav completeness checku je viditelný přímo ve workspace faktury v záložce Completeness Check. Před úhradou faktury volá KMS přes REST API completeness check report v xECM. Pokud jsou všechny povinné dokumenty přítomny, faktura je uhrazena a workspace je automaticky archivován. Pokud dokumenty chybí, KMS předá fakturu uživateli k dořešení. Systém každé pondělí automaticky odesílá report o uhrazených nekompletních fakturách na definované e-mailové adresy.

Archivace, časová razítka a retence

K archivaci workspace dochází automaticky v okamžiku, kdy je faktura uhrazena a splňuje completeness check. OpenText Archive Center zajišťuje šifrování veškerého dokumentového obsahu a opatření každého dokumentu kvalifikovaným časovým razítkem. Při pokusu o uložení duplicitních souborů Archive Center zajistí, aby byl soubor fyzicky v úložišti jen jednou – všechny odkazy z xECM i SAP směřují na tento jediný soubor.

Faktury jsou archivovány po dobu 10 let od roku přijetí. Po uplynutí retenční doby jsou označeny ke skartaci, kterou musí schválit odpovědný správce spisovny prostřednictvím skartačního reportu v modulu Records Management.

Migrace historických faktur

Součástí projektu byla migrace historické fakturační dokumentace z FileServeru do xECM. Migrace probíhala ve dvou fázích a vyžádala si jeden change request. Ten upřesnil rozsah migrace již archivovaných SAP objektů, jejichž přesná specifikace nebyla součástí původního zadání.

Pro vytvoření business workspace pro historické faktury byl použit zákaznický SAP report spuštěný hromadně na pozadí přes transakci SA38. Stejným reportem byly migrovány i dokumenty uložené v SAP Content Serveru přes ArchiveLink – čímž se zajistilo nahrání dokumentů a metadat do správných workspace v xECM. Všechny migrované dokumenty jsou dostupné ze SAP otevřením workspace přímo z objektu faktury přes GOS.

Výsledek

KIA Slovakia měla jasný cíl: přestat tisknout faktury, zbavit se roztříštěných úložišť a mít všechny dokumenty dostupné okamžitě ze SAP. To se podařilo. Systém je v provozu od září 2025 a zpracovává veškerou novou fakturační dokumentaci – příjem přes OCR, schvalování přes KMS, ukládání přes SAP, vše automaticky skončí na jednom místě v xECM. Completeness check hlídá povinné přílohy bez manuální práce, archivace a retence běží automaticky. Migrace historických faktur z FileServeru byla dokončena v únoru 2026. Historická fakturační dokumentace je nyní dostupná na jedno kliknutí přímo ze SAP, v novém xECM. KIA zavedla pravidlo, že všechny faktury musí projít novým systémem xECM, a tím výrazně přispěla k tomu, aby přechod na nový systém proběhl úspěšně a rychle.

„Dříve jsme měli dokumenty roztříštěné v několika systémech a nalezení konkrétního dokladu vyžadovalo čas i úsilí. Teď máme vše na jednom místě – faktury, dodací listy, objednávky, schválení. To, co dříve trvalo, dnes vyřeší jedno kliknutí.“ Jana Frátriková, vedoucí účetního oddělení, KIA Slovakia s.r.o.