Digitalizace papírového archivu Voith

Skenování našich dokumentů proběhlo hladce a spolehlivě. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Režim „fixed price“ ušetřil našemu finančnímu řediteli jakékoliv překvapení.

_{René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP, Voith}

Jednou z přidaných hodnot společnosti IXTENT spočívá v navázání dlouhodobého partnerství s každým zákazníkem. V průběhu spolupráce v oblasti ECM přišla řeč také na potřebu přesunout papírový archiv společnosti Voith Hydro do menšího prostoru v rámci lokality a související digitalizaci i skartaci dokumentů.

Požadovaná nabídka měla pokrýt celý proces digitalizace, což obnášelo převod všech papírových šanonů z fyzického úložiště do elektronické formy, následnou fázi certifikované skartace, a nakonec automatizovaný import dokumentů do DMS, kde by byly pro uživatele pohodlně dostupné.

René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP ve společnosti Voith Digital Ventures, projekt zhodnotil takto:

Skenování našich dokumentů uložených v papírovém archivu proběhlo hladce a spolehlivě od fyzického vyzvednutí až po dodání jejich digitalizovaných verzí. Vše bylo dodáno ve stejném uspořádání. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Pevná cena navíc ušetřila našeho finančního ředitele jakýchkoli překvapení.

Po dokončení skenování bylo možné přistoupit k jedinečnému řešení (USP) , kvůli kterému byla spolupráce s firmou IXTENT navázána. Služba totiž neskončila fyzickým předáním souborů, namísto toho skončila až v okamžiku, kdy se dokumenty nacházely v jejich cílovém umístění na našem OpenText Content Serveru.

Na Content Server bylo migrováno více než 300 000 dokumentů, a to jak nově naskenovaných, tak těch, které byly různými poskytovateli skenovacích služeb nebo interně naskenovány v průběhu posledních 20 let s využitím různých typů a názvů souborů a složek.

Dokumenty a data na Content Serveru jsou navíc konzistentní se stále aktivní SQL databází, která zůstala využívána pro kombinované a bezlicenční vyhledávání skenovaných a neskenovaných složek a jejich obsahu.

Řešení importu prostřednictvím Document Pipeline a SDF se ukázalo jako stabilní a spolehlivé. Bylo zachováno pro budoucí účely „skenování na vyžádání“.

V neposlední řadě:

• všechny dokumenty byly spojeny se svými metadaty v SQL databázi Voith,
• všechny dokumenty, které dosud nebyly v SQL databázi zaneseny, získaly nová metadata,
• všechny dokumenty byly na Content Server umístěny společně s metadaty, aby bylo umožněno kombinované vyhledávání (jak s pomocí metadat, tak i fulltextové vyhledávání),
• odkazy (ID uzlů na Content Serveru) na všechny dokumenty byly uloženy do naší SQL databáze.

Implementace projektu digitalizace archivu

• Materiál pro digitalizaci byl naložen v prostorách klienta v Rakousku.
• Zpracovány byly dva kamiony papírových dokumentů.
• Veškerá dokumentace byla po přepravě a skenování uložena na zabezpečeném místě nepřístupném pro neoprávněné osoby.
• Místo pro uskladnění bylo zabezpečeno pomocí monitorovacího systému (přístup pracovníků byl možný pouze na základě osobního oprávnění) a byl zaveden systém předávacích protokolů.
• Naskenované dokumenty byly importovány pomocí document pipelines do příslušných složek Content Serveru společnosti Voith a obohaceny o metadata.

Skartace byla provedena s využitím certifikovaného hardware (včetně velkých formátů, CD…). Po skartování byl vydán oficiální protokol certifikované autority. Společnost Voith si mohla vybrat úroveň důvěrnosti skartace (1-6) v souladu s lokálními předpisy (čím vyšší úroveň důvěrnosti, tím náročnější agenda a pomalejší proces zpracování).

Skenovací a skartační služby byly zahrnuty v rámci pevné cenové nabídky, riziko větší pracnosti než předpokládané vzal na sebe IXTENT.

Službou na klíč „Scan as a Service“ od IXTENT získáte:

• kvalitu a rychlost provedení,
• zajímavé a konkurenceschopné ceny („fixed price“ – jistotu konečných nákladů),
• komplexnost procesu (digitalizaci/scan, sofistikované vytěžování, validaci, zabezpečení, archivaci, řízenou skartaci),
• zajištění hardwaru, logistiky, monitoringu,
• spolehlivého a důvěryhodného partnera (lokální reference na vyžádání),

O skupině Voith Group

Voith Group je globální technologická firma. Se svým širokým portfoliem systémů, výrobků, služeb a digitálních aplikací definuje Voith standardy v energetice, ropném a plynárenském průmyslu, v papírenství, těžbě surovin, dopravě a v automobilovém průmyslu. Společnost byla založena v roce 1867 a dnes má více než 19 000 zaměstnanců, tržby dosahující 4,3 miliardy EUR a pobočky ve více než 60 zemích světa, což ji řadí mezi velké evropské rodinné firmy.

Divize Voith Hydro je součástí skupiny Voith Group a předním dodavatelem komplexních řešení pro vybavení vodních elektráren. Společnost Voith vyvíjí individuální dlouhodobá řešení a služby pro velké i malé vodní elektrárny po celém světě. Její portfolio výrobků a služeb pokrývá celý životní cyklus a všechny hlavní součásti elektráren od generátorů, turbín, čerpadel a systémů automatizace, přes dodávky náhradních dílů, údržbu a školení, až po digitální řešení pro inteligentní vodní elektrárny.