Skenování našich dokumentů proběhlo hladce a spolehlivě. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Režim „fixed price“ ušetřil našemu finančnímu řediteli jakékoliv překvapení.
René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP, Voith
Společnost Voith hledala dodavatele pro upgrade Content Serveru z verze 10 na verzi 16. Voith kvitoval rozsáhlé zkušenosti a odbornost IXTENT, stovky referencí a realizací z celého světa, a tak společnému projektu nestálo nic v cestě. Do roka proběhl úspěšný upgrade Content Serveru na nejnovější podporovanou verzi.
Jednou z přidaných hodnot společnosti IXTENT spočívá v navázání dlouhodobého partnerství s každým zákazníkem. V průběhu spolupráce v oblasti ECM přišla řeč také na potřebu přesunout papírový archiv společnosti Voith Hydro do menšího prostoru v rámci lokality a související digitalizaci i skartaci dokumentů.
Požadovaná nabídka měla pokrýt celý proces digitalizace, což obnášelo převod všech papírových šanonů z fyzického úložiště do elektronické formy, následnou fázi certifikované skartace, a nakonec automatizovaný import dokumentů do DMS, kde by byly pro uživatele pohodlně dostupné.
René Schreyer, Senior Consultant ECM/SAP ve společnosti Voith Digital Ventures, projekt zhodnotil takto:
Skenování našich dokumentů uložených v papírovém archivu proběhlo hladce a spolehlivě od fyzického vyzvednutí až po dodání jejich digitalizovaných verzí. Vše bylo dodáno ve stejném uspořádání. Ocenili jsme stejně dobrou spolupráci jako u klasických ECM projektů. Pevná cena navíc ušetřila našeho finančního ředitele jakýchkoli překvapení.
Po dokončení skenování bylo možné přistoupit k jedinečnému řešení (USP) , kvůli kterému byla spolupráce s firmou IXTENT navázána. Služba totiž neskončila fyzickým předáním souborů, namísto toho skončila až v okamžiku, kdy se dokumenty nacházely v jejich cílovém umístění na našem OpenText Content Serveru.
Na Content Server bylo migrováno více než 300 000 dokumentů, a to jak nově naskenovaných, tak těch, které byly různými poskytovateli skenovacích služeb nebo interně naskenovány v průběhu posledních 20 let s využitím různých typů a názvů souborů a složek.
Dokumenty a data na Content Serveru jsou navíc konzistentní se stále aktivní SQL databází, která zůstala využívána pro kombinované a bezlicenční vyhledávání skenovaných a neskenovaných složek a jejich obsahu.
Řešení importu prostřednictvím Document Pipeline a SDF se ukázalo jako stabilní a spolehlivé. Bylo zachováno pro budoucí účely „skenování na vyžádání“.
V neposlední řadě:
- všechny dokumenty byly spojeny se svými metadaty v SQL databázi Voith,
- všechny dokumenty, které dosud nebyly v SQL databázi zaneseny, získaly nová metadata,
- všechny dokumenty byly na Content Server umístěny společně s metadaty, aby bylo umožněno kombinované vyhledávání (jak s pomocí metadat, tak i fulltextové vyhledávání),
- odkazy (ID uzlů na Content Serveru) na všechny dokumenty byly uloženy do naší SQL databáze.
Implementace projektu digitalizace archivu
- Materiál pro digitalizaci byl naložen v prostorách klienta v Rakousku.
- Zpracovány byly dva kamiony papírových dokumentů.
- Veškerá dokumentace byla po přepravě a skenování uložena na zabezpečeném místě nepřístupném pro neoprávněné osoby.
- Místo pro uskladnění bylo zabezpečeno pomocí monitorovacího systému (přístup pracovníků byl možný pouze na základě osobního oprávnění) a byl zaveden systém předávacích protokolů.
- Naskenované dokumenty byly importovány pomocí document pipelines do příslušných složek Content Serveru společnosti Voith a obohaceny o metadata.
Skartace byla provedena s využitím certifikovaného hardware (včetně velkých formátů, CD…). Po skartování byl vydán oficiální protokol certifikované autority. Společnost Voith si mohla vybrat úroveň důvěrnosti skartace (1-6) v souladu s lokálními předpisy (čím vyšší úroveň důvěrnosti, tím náročnější agenda a pomalejší proces zpracování).
Skenovací a skartační služby byly zahrnuty v rámci pevné cenové nabídky, riziko větší pracnosti než předpokládané vzal na sebe IXTENT.
Službou na klíč „Scan as a Service“ od IXTENT získáte:
- kvalitu a rychlost provedení,
- zajímavé a konkurenceschopné ceny („fixed price“ – jistotu konečných nákladů),
- komplexnost procesu (digitalizaci/scan, sofistikované vytěžování, validaci, zabezpečení, archivaci, řízenou skartaci),
- zajištění hardwaru, logistiky, monitoringu,
- spolehlivého a důvěryhodného partnera (lokální reference na vyžádání),
O skupině Voith Group
Voith Group je globální technologická firma. Se svým širokým portfoliem systémů, výrobků, služeb a digitálních aplikací definuje Voith standardy v energetice, ropném a plynárenském průmyslu, v papírenství, těžbě surovin, dopravě a v automobilovém průmyslu. Společnost byla založena v roce 1867 a dnes má více než 19 000 zaměstnanců, tržby dosahující 4,3 miliardy EUR a pobočky ve více než 60 zemích světa, což ji řadí mezi velké evropské rodinné firmy.
Divize Voith Hydro je součástí skupiny Voith Group a předním dodavatelem komplexních řešení pro vybavení vodních elektráren. Společnost Voith vyvíjí individuální dlouhodobá řešení a služby pro velké i malé vodní elektrárny po celém světě. Její portfolio výrobků a služeb pokrývá celý životní cyklus a všechny hlavní součásti elektráren od generátorů, turbín, čerpadel a systémů automatizace, přes dodávky náhradních dílů, údržbu a školení, až po digitální řešení pro inteligentní vodní elektrárny.