Spoločnosť Sauer Danfoss je jednou z popredných svetových spoločností v oblasti hydraulických, elektrických a elektronických systémov pre mobilné zariadenia.

S cieľom optimalizovať procesy a zvýšiť konkurencieschopnosť sa spoločnosť rozhodla centralizovať riadenie fakturácie a súvisiacich účtovných a finančných procesov pre svoje európske prevádzky.

Situácia

V slovenskej pobočke spoločnosti Sauer – Danfoss bolo zriadené centralizované centrum finančných služieb. Jedným z kritických problémov pri prevádzke centra bolo spracovanie a získavanie účtovných informácií z papierových dokumentov pochádzajúcich z dcérskych spoločností Sauer – Danfoss v celej Európe.

Táto činnosť predstavuje významnú časť prepisu údajov z papiera do počítača a je náročná na čas aj ľudské zdroje. Samotná centralizácia spracovania finančných dokumentov na jednom európskom mieste by preto logicky znamenala výrazné zvýšenie počtu zamestnancov. To však nebolo v súlade s cieľom vytvoriť efektívne spoločné služby a obmedziť náklady.

Obrázok 1 – Schéma automatizovaného spracovania finančných dokumentov

Na základe definovaných prevádzkových požiadaviek vypracovali finanční a IT špecialisti spoločnosti Sauer – Danfoss víziu technického riešenia a pracovných procesov s využitím moderných technológií rozpoznávania textu OCR/ICR.

Tieto technológie však museli byť úzko integrované do schvaľovacích procesov SAP, ktoré sú v skupine Sauer – Danfoss štandardom.

ReadSoft INVOICES bol vybraný ako vhodná platforma na automatizáciu spracovania papierových šablón, ktorá umožňuje rozpoznávanie a ďalšie spracovanie informácií o finančných dokladoch – jednostránkových a viacstranových faktúrach – až na úroveň položky.

Spoločnosť IXTENT, partner spoločnosti ReadSoft s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti archivácie a integrácie dokumentov do systému SAP R/3, bola vybraná ako implementačný partner pre riešenie INVOICES.

Implementované riešenie

Prvým krokom pri spracovaní dokumentov je dnes doručenie fyzických dokumentov do finančného centra. Tu sa dokumenty hromadne naskenujú pomocou optimalizačných nástrojov na zlepšenie kvality výsledného neskenovaného obrazu a odošlú sa do programu ReadSoft INVOICES na ďalšie spracovanie.

Prvou zložkou aplikácie INVOICES je modul Interpreter, ktorého cieľom je pomocou zložitých matematických metód rozpoznať textové informácie obsiahnuté v grafike naskenovaných obrázkov a interpretovať ich ako znaky – text, čísla – ktoré možno ďalej spracovať počas schvaľovacieho procesu.

V procese rozpoznávania sa vyhľadávajú kľúčové polia, ako je identifikačné číslo, aby sa vytvorilo prepojenie na partnera hlavných údajov SAP, ako aj jednotlivé položky materiálu, množstvá a ceny. Pomocou prednastavených jazykových profilov Interpret ďalej zabezpečuje, aby sa dokumenty triedili do pracovných schránok podľa krajín a tak sa posielali na overenie/overenie.

Modul Interpret obsahuje aj technológiu optimalizácie rozpoznávania, ktorá zabezpečuje proces učenia sa nad dokumentmi od jednotlivých obchodných partnerov s cieľom zabezpečiť vyššiu výťažnosť pri opakovaných výskytoch.

Obrázok 2: Triedenie dokumentov do pracovných schránok podľa krajiny

Modul overovania/validácie poskytuje operátorom jednotný pohľad na digitálnu predlohu a extrahované údaje

Ak sa údaje nepodarilo extrahovať alebo ak extrakcia nezodpovedá definovaným podmienkam, aplikácia upozorní používateľa na tieto nezrovnalosti a požiada ho o opravu.

Okrem overovania formátu rozpoznaných údajov (napr. celé číslo, percentuálna hodnota atď.) INVOICES tiež krížovo kontroluje číselné hodnoty (napr. výpočet DPH, celkový súčet atď.) a upozorňuje na tieto potenciálne nezrovnalosti.

V prípade, že dokument, ktorý sa má overiť, je faktúra obsahujúca napríklad výkaz materiálu, operátor validácie/overovania môže požiadať o zadanie hodnôt priamo z objednávky na nákup vystavenej k tejto faktúre v systéme SAP a overiť zhodu jednotlivých položiek objednávky na nákup a faktúry. Ak faktúra nespĺňa požadované náležitosti, je označená ako vrátená odosielateľovi.

Ak všetko prebehlo v poriadku, posledným krokom validácie/overovania je odoslanie naskenovaného obrazu faktúry a získaných informácií do systému SAP. Používajú sa technológie XML (na odosielanie získaných informácií) a BAPI (na synchronizáciu prenosu).

Obrázok 3: Pracovný priestor validácie/overovania s prepojením na objednávky SAP

V prípade, že sa počas fázy importu vyskytne chyba, príslušná chybová správa sa eskaluje kľúčovému používateľovi. V prostredí SAP sa potom naskenované obrazy faktúr archivujú pomocou SAP DMS a rozhrania SAP ArchiveLink do centralizovanej archivačnej platformy Livelink ECM – Archive Server.

Zároveň sa v systéme SAP spustí proces workflow, ktorý riadi schvaľovanie a účtovanie jednotlivých faktúr a položiek faktúr v rámci spoločnosti. Zamestnanci majú k dispozícii nielen rozpoznané informácie z jednotlivých faktúr, ale aj naskenované obrazy originálnych dokladov.

Záver

Výsledné riešenie tak spĺňa cieľ hromadného spracovania v priemere 350 000 finančných dokumentov ročne pre celkovo viac ako 20 európskych pobočiek spoločnosti Sauer – Danfoss. Tento objem finančných dokumentov sa digitalizuje pomocou jedného profesionálneho skenera Fujitsu-Siemens. Na skenovaní, interpretácii a overovaní dokumentov sa podieľa 18 zamestnancov.