ČD - Telematika a.s. ČD - Telematika a.s.

Řešení pro zpracování dodavatelských faktur v systému SAP

ČD Telematika a.s. je stabilní společnost poskytující širokou škálu produktů a služeb v oblasti telekomunikací, informatiky a telematiky. V nabídce akciové společnosti ČD-Telematika je kompletní portfolio internetových, datových a hlasových služeb s vysokou spolehlivostí a garantovanou kvalitou. ČD-Telematika má své klienty v různých segmentech trhu od velkých korporací až po veřejnou správu.

Situace

ČD-Telematika implementovala logistický modul MM SAP R/3 vlastními prostředky a zdroji. V dalším kroku se rozhodla zabezpečit finanční a logistickou likvidaci dodavatelských faktur. Požadavky naplnilo customizované řešení společnosti IXTENT s.r.o., která využila funkcionalitu archivního serveru Livelink Enterprise Archive Server (Open Text). V úzké spolupráci se společností ČD-Telematika tak byla realizována implementace požadovaného řešení.

Řešení

Řešení je realizováno na koncepci elektronického oběhového dokladu v prostředí SAP R/3. Princip elektronického schvalování dodavatelských faktur spočívá v tom, že se pro každou přijatou fakturu vytváří automaticky generovaný oběhový doklad tzv. „elektronická košilka“. Tento elektronický oběhový doklad obsahuje data z naskenované faktury a nahrazuje oběh její papírové formy až do finanční likvidace tj. úhrady faktury. Celý proces je rozfázován na jednotlivá pracoviště.

Již na vstupu – na úrovni podatelny - jsou příchozí faktury digitalizovány za použití technologie Livelink EnterpriseScan a dokumentového skeneru. Livelink EnterpriseScan je výkonný softwarový nástroj a umožňuje nejen samotné naskenování dokumentu, ale i řadu dalších operací (např. rozpoznávání čárového kódu, VRS, skenování vícestránkových dokumentů, řízení skenovacího pracoviště přímo z aplikace, dávkové skenování ze zásobníku včetně separace jednotlivých dokumentů dle zadaných oddělovačů atd.).

V digitalizované podobě jsou příchozí faktury archivovány v prostředí systému SAP R/3 na plnohodnotné archivní úložiště Livelink Enterprise Archive Server (LEAS). LEAS má zcela integrované části, které souvisejí s archivací dokumentů a dat: skenování, velkokapacitní ukládání, univerzálnost využití i mimo SAP, a samotné široké využití v systému SAP pro archivaci: archivace odchozích dokumentů a tiskových sestav, archivace databáze. Nasazení LEAS znamená pro klienta možnost dalšího rozvoje řešení.

Archivace je po naskenování druhým krokem v procesu zpracování faktury v elektronické podobě pomocí workflow systému SAP R/3. Faktuře je přiřazen čárový kód, podle něhož bude identifikována po celou dobu svého životního cyklu.

Obrázek 1 a 2  – Zařazení dokumentu a stromová struktura složek

Obraz originální faktury je podroben formální kontrole, kterou provádí pracovník podatelny a povolí nebo zamítne fakturu po dalšímu zpracování.

Následným krokem je předběžné zadání faktury v logistickém modulu MM. Tento krok zahrnuje zadání dodavatele nebo referenci na nákupní objednávku v SAP R/3.

V případě zadání odkazu na nákupní objednávku v SAP workflow automaticky přepošle fakturu k ověření položek zadavateli objednávky – nákupčímu, který fakturu autorizuje. Tím se data o potvrzení faktury zaznamenají do systému SAP jako příloha faktury a stanou se viditelnými pro další uživatele, kteří mají přístup k této faktuře. Pro nákupčího je také nastavena možnost dodatečného zjišťování dat - v případě ČD-Telematiky propojením zjišťovacího formuláře do Lotus Notes. Doplněné informace se zařadí dle své příslušnosti k faktuře. Jsou-li data z hlediska nákupčího kompletní a správná, posune se workflow k zaúčtování faktury.

Následuje krok doúčtování nebo zrušení předběžně zadané faktury v SAP. Parametricky určená osoba - účetní - opět kontroluje správnost a kompletnost údajů. V případě, že je vše v pořádku, zaúčtuje, resp. zruší předběžnou fakturu.

Schvalovatel má současně možnost sledovat historii workflow, volit priority a určit svoji zastupitelnost. Na archivované doklady je možné znovu nahlížet přímo v prostředí systému SAP R/3.

Obrázek 3 – Historie schvalování

Obrázek 4 – Zobrazení stavu schvalování workitem systému SAP R/3

Elektronický oběhový doklad v prostředí SAP R/3 umožňuje efektivní proces likvidace přijatých faktur, který se tak stává plynulým, kontrolovatelným a plně integrovaným postupem i pro non-SAP schvalovatele. Toto řešení odpovídá nárokům na procesy v moderní společnosti a plně vyhovuje legislativním požadavkům v oblasti financí.