O zákazníkovi

Klient je důležitou součástí globální průmyslové skupiny, která patří mezi přední světové vývojáře a dodavatele technologií a komponent pro automobilový průmysl. Skupina provozuje komplexní účetní strukturu zahrnující 6 účetních okruhů ve dvou zemích. Zpracování dodavatelských faktur v SAP probíhalo napříč celou touto strukturou, což kladlo vysoké nároky na konzistenci, sledovatelnost a míru automatizace celého procesu.

Výchozí situace

Klient provozoval dvě oddělená řešení pro zpracování dodavatelských faktur: OCR systém OpenText Invoice Capture Center (ICC) zajišťoval digitalizaci a extrakci dat, zatímco procesní a schvalovací logiku obstarávalo řešení třetí strany integrované do SAP.

Přímým impulsem ke změně bylo blížící se ukončení podpory produktu ICC ze strany výrobce. Zároveň však stávající architektura – dvě samostatné komponenty od různých dodavatelů – přinášela systémová omezení: pomalejší výměnu dat mezi OCR vrstvou a procesní částí, vyšší nároky na údržbu integrací a omezenou funkčnost oproti nativním řešením. Klient chtěl reagovat na aktuální trendy v automatizaci finančních procesů a nastavit infrastrukturu, která bude dlouhodobě udržitelná a schopná reagovat na aktuální technologické výzvy.

Analýza ukázala, že kombinace IC4SAP + VIM od OpenTextu tvoří nativní tandem s přímým přístupem k datům v SAP – to umožňuje automatickou validaci fakturačních dat vůči kmenovým datům přímo v systému, bez externí integrace a s výrazně širší funkční výbavou. Nahrazení řešení třetí strany za OpenText VIM znamenalo unifikaci prostředí pod jednoho dodavatele a otevření cesty k výraznější automatizaci zpracování faktur.

Řešení

Projekt byl realizován ve třech navazujících fázích.

Fáze 1 – Pilotní nasazení (Rapid Deployment)

Implementace probíhala metodikou Best Practice – maximální využití standardní funkcionality VIM bez zákaznických úprav. Cílem bylo rychlé nasazení do testovacího prostředí na jeden účetní okruh a ověření funkčnosti celého procesu.

Analytická fáze zahrnovala detailní zmapování stávajícího řešení, identifikaci procesních rozdílů a návrh cílového konceptu. Výsledkem byl Business Blueprint definující rozsah implementace.

Implementační fáze zahrnovala konfiguraci vstupních kanálů, nastavení workflow pro PO a NPO faktury, zapojení standardních obchodních pravidel a propojení IC4SAP s VIM. Po šestitýdenní fázi testování s klíčovými uživateli (UAT – User Acceptance Testing) bylo řešení úspěšně předáno k akceptaci.

Schéma End-to-End zpracování dodavatelské faktury v SAP přes OpenText VIM
Standardní proces End-to-End zpracování faktury.

Fáze 2 – Customizace a rozšíření

Na základě výsledků testování byl sestaven balíček změnových požadavků reflektujících specifika zákazníkova SAP prostředí. Implementovány byly tyto oblasti:

  • Automatické přiřazení účetního okruhu na základě dat z objednávky.
  • Směrování faktur ke správným schvalovatelům dle role a typu objednávky.
  • Blokace faktur po zaúčtování pro servisní a limitní objednávky jako kontrolní krok.
  • Nastavení EDI kanálu (elektronická výměna dat) pro příjem faktur od dodavatelů.
  • Smart Coding pro NPO faktury – automatizace kódování faktur bez nákupní objednávky.
  • Podpora různých typů PO faktur: standardní, rámcové i servisní objednávky.
Propojení byznys objektů a dokumentů v OpenText VIM for SAP Solutions
Propojení byznys objektů a souvisejících dokumentů v prostředí OpenText VIM for SAP Solutions

Fáze 3 – Nasazení zpracování faktur v SAP do produkce

Po zapracování rozvojových požadavků proběhlo nasazení do produkčního prostředí pro všechny účetní okruhy v rámci dvou zemí, včetně adaptace na specifika jednotlivých okruhů a podpory při spuštění.

Výsledkem je jednotné produkční prostředí pokrývající 6 účetních okruhů ve dvou zemích, kde celý tok zpracování faktury – od digitalizace přes OCR extrakci až po zaúčtování v SAP – probíhá v rámci jedné integrované platformy OpenText.

Správa výjimek při zpracování faktur v OpenText VIM for SAP Solutions
Popisek obrázku: Správa výjimek v prostředí OpenText VIM for SAP Solutions

Výsledek

Projekt přinesl zásadní změnu v architektuře zpracování dodavatelských faktur. Klient nahradil dvě oddělená řešení od různých dodavatelů – dosluhující OCR systém a procesní vrstvu třetí strany – jednotnou platformou OpenText: nativním tandemem IC4SAP + VIM integrovaným přímo do SAP.

Propojení dvou systémů různých výrobců znamenalo méně funkcí dostupných out-of-the-box, náročnější údržbu a rizika při upgradech. Nativní tandem IC4SAP + VIM tento problém odstraňuje: systém má přímý přístup k SAP kmenovým datům a disponuje stovkami předkonfigurovaných obchodních pravidel aktivovatelných bez zákaznického vývoje.

Projekt pokryl 6 účetních okruhů ve dvou zemích a byl realizován metodikou Rapid Deployment – nejprve čistý standard, poté cílená customizace. Platforma je připravena pro rollout do dalších zemí skupiny.

Pro finanční oddělení přináší řešení viditelnost finančních dat v cash flow od okamžiku vstupu faktury do systému. Faktura je dostupná pro reporting a finanční plánování prostřednictvím předběžného pořízení účetního dokladu ještě před finálním zaúčtováním – bez čekání na ruční zpracování.

Pro IT oddělení znamená projekt zjednodušení infrastruktury: jedno řešení místo dvou oddělených komponent, čistota SAP ekosystému a ochrana investic do SAP – řešení je v souladu s roadmapou výrobce a zajišťuje dlouhodobou podporu a rozvoj.