Společnost PPF a.s. komunikuje prostřednictvím tisíců e-mailů, které jsou relevantní v obchodních případech finančně-kapitálových aktivit. Archivací a zabezpečením elektronické pošty PPF a.s. zajistila komplexní a efektivní správu e-mailové komunikace společnosti včetně příloh. Nasazením znalostního a fulltext vyhledávání včetně diakritiky, umožnila rychlou a transparentní doložitelnost interní i externí komunikace, zejména ve vztahu ke klientům, což se pozitivně odrazilo v poskytovaných službách PPF a.s.

Organizace

Mezinárodní skupina PPF úspěšně spravuje aktiva v hodnotě téměř 250 miliard Kč. Je tvořena finančními institucemi (Česká pojišťovna, Penzijní fond ČP, Home Credit, eBanka aj.) a specializovanými společnosti zabezpečující komplexní servis spojený se správou majetku.

Situace

Mail server PPF

Tento server spravuje veškerou elektronickou komunikaci uživatelů společnosti, včetně kompletní historie z důvodu doložitelnosti. Veškeré e-maily jsou ponechávány na serveru, žádné nejsou přesouvány na stanice uživatelů.

PPF a.s. se rozhodla snížit kapacitní nároky mail serveru MS Exchange i v rámci podnikových aplikací. Extrémní zátěž obrovskou databází se omezovala rychlost odezvy serveru – dávkové běhy a administrativní zásahy trvaly nepřiměřeně dlouho, čímž ohrožovaly nepřetržitou kontinuitu provozu mail systému PPF.

Bylo třeba zajistit automatickou i ad-hoc archivaci starších e-mailů

Do té doby bylo maximální stáří e-mailu 6 měsíců, pak nastávala nutnost výmazu nebo vytvoření PST souboru. Zájem společnosti byl o zachování možnosti jednoduchého a bezpečného přístupu uživatelů do archivu z prostředí MS Outlook a o znalostní vyhledávání e-mailů. V době stanovení projektu byl systém zatížen 385 mailboxy, se statisíci maily s hraniční hladinou naplnění mailboxu – cca 87 MB, přičemž průměrná velikost e-mailu byla 77 kB.

Cílem projektu tedy bylo snížit velikost velikosti databáze Exchange. K archivaci byly tedy určeny všechny položky, přílohy i těla zpráv. Požadavkem bylo, aby archivace probíhala automaticky podle stáří zprávy.

Klíčovou oblastí řešení byl požadavek na znalostní vyhledávání v obsahu všech zpráv včetně archivovaných zpráv a jejich příloh.

Řešení

Pro komplexní řešení byla vybrána společnost IXTENT s.r.o., která navrhla pro projekt archivace e-mailů produkty ECM suite korporace Open Text – Livelink ECM for Email Archiving MS Exchange a pro znalostní vyhledávání Convera RetrievalWare Fulltext Search Engine od britské společnosti Convera.

  • Nový systém byl postaven na platformě archivního serveru s kombinací s fulltext serverem a optickým archivem.
  • Velikost databáze MS Exchange výrazně poklesla i přes trojnásobnou dobu provozu a tedy i počet e-mailů uložených v databází MS Exchange.

Základem archivace bylo archivování e-mailů včetně příloh nebo možnost zaarchivování pouze příloh

Tato archivace probíhá automaticky včetně zabezpečení na vstupu výstupu. Kromě tohoto přístupu byly nastaveny široké možnosti nastavení archivační strategie, možnosti automatické i interaktivní/manuální archivace nebo nastavení automatické archivace z administrátorského prostředí na platformě Microsoft Management Console. Zadání PPF a.s. požadovalo i funkcionalitu pro offline přístup k archivovaným položkám a nástroj pro archivaci PST souborů.

Pro znalostní a fulltext vyhledávání byl integrován profesionální nástroj vyhledávání Convera RetrievalWare, který snadno vyhledává požadované informace z e-mailů a příloh přímo z prostředí Exchange klienta.

Společnost PPF a.s. po implementaci řešení konstatovala některá uspokojivá fakta:

  • Rychlost MS Exchange je obnovena.
  • Zkrátila se doba na zálohování.
  • Díky uvolnění kapacity klesla zátěž MS Exchange serverů.
  • Maximální stáří e-mailů uložených na Exchange serveru bylo prodlouženo na zatím neomezenou dobu, přesto systém nevykazoval zatížení.
  • Pomocí nástroje Knowledge Management od společnosti Convera Retrieval Ware resp. indexace všech archivovaných e-mailů bylo umožněno snadné fulltextového vyhledávání ve všech archivovaných e-mailech a přílohách.

Při fulltextovém vyhledávání lze zadat heslo včetně české diakritiky nebo bez ní. Všechny znaky s diakritikou je možno převést na znaky bez diaktritiky, čímž se získává výhodnější výsledek fulltext vyhledávání.

Společnost PPF a.s. získala

  • kontrolu nad obsahem poštovního serveru,
  • zamezila ztrátám dat,
  • umožnila zpracování PST souborů tak, aby nebyla data uložena na lokálních discích uživatelů.

PPF a.s. užívá škálovatelné řešení bez limitů počtu uživatelů či velikosti jejich inboxů. Toto řešení splňuje legislativní požadavky lokálních i mezinárodních norem SEC 17a-4, NASD Rules 3010/3110, NYSE Rule 440, Sarbanes-Oxley.

Pro práci mimo síť je zajištěn offline přístup pro mobilní uživatele nebo přístup pomocí OWA.

Celý systém je otevřený a podporuje nejnovějších verze klientů – MS Exchange 2003. Zárukou stability archivovaných položek je kvalitní úložiště s funkcionalitou Single Instance Archiving (SIA).

Projekt PPF a.s. – Archivace elektronické pošty a znalostního vyhledávání byl nasazen během dvou měsíců.