Aplikace IRD výrazně zrychlila proces přípravy nových interních směrnic a postupů a zkrátila čas potřebný pro připomínkování a schvalování. Zároveň snížila CO2 stopu díky šetření papíru a poštovních služeb, neboť celý proces probíhá elektronicky.
Michal Piecka, Vedoucí integrací a BPM, Západoslovenská distribuční, a.s.

Zákazník

Skupina společností Západoslovenská energetika, a.s. (ZSE), která je energetickou holdingovou společností působící na Slovensku se sídlem v Bratislavě. Hlavní činností skupiny ZSE je prodej elektřiny a plynu a distribuce elektřiny koncovým zákazníkům. Západoslovenská energetika, a.s. je společnost se stoletou historií.

Počáteční situace

Původní aplikace IRD neumožňovala vytváření dokumentů ani řízený proces připomínkování. To bylo v kompetenci autora mimo aplikaci a dokument musel být fyzicky podepsán všemi připomínkujícími. Aplikace umožňovala prohlížet dokumenty jen jedním způsobem, což bylo hodnoceno jako nedostatečné. 

Základní požadavky skupiny ZSE na aplikační/IT systém se týkaly vytváření a evidování dokumentů a řízení procesu připomínkování k interním řídicím dokumentům. Zveřejnění schváleného dokumentu všem zaměstnancům a zaslání oznámení o zveřejnění dokumentu a jeho dostupnosti všem zaměstnancům. Řešení by mělo obsahovat i archiv dokumentů po skončení platnosti s možností podávání zpráv. Účelem nové aplikace je také možnost zobrazit platné dokumenty podle různých filtrů, např. podle autora nebo data vydání.

Řešení pro správu řízení dokumentace

V rámci řešení pro zákazníka byly vyspecifikovány všechny postupy, na základě kterých byla připravována jednotlivá Workflow. Přistoupilo se k úplné automatizaci procesu přípravy dokumentů, následného připomínkování, schvalování a na konci k uveřejnění dokumentu a zaslání příslušných notifikací. Nové řešení poskytlo i příslušný nový vzhled s možnostmi hledání a filtrování dokumentů.

Domovská obrazovka pre správcov dokumentácie vnútornej kontroly.
Domovská obrazovka pro správce dokumentace vnitřní kontroly.
Domovská obrazovka IRD pre bežného používateľa.
Domovská obrazovka pro běžného uživatele.

Součástí dodávky řešení byla také kompletní migrace všech původních dokumentů do nového řešení, což znamenalo značné úsilí při přípravě dokumentů, správném označování, vytváření kódových knih a postupné migraci, která byla několikrát opakována a odladěna, aby bylo zajištěno, že vše proběhlo v pořádku. Dokumenty byly přesunuty do tzv. archivu (speciální složky).

Náhľad do archívu z pohľadu správcu IRD.
Náhled archivu z pohledu správce IRD.

Závěrem

IXTENT společně se zákazníkem zrealizoval úspěšné nahrazení původní jednoduché aplikace pro řízení interní dokumentace zcela novým systémem, který pokrývá kompletní životní cyklus dokumentu od jeho vzniku, připomínkování, schvalování až po finální zveřejnění. Díky tomu se mohl zákazník kompletně zbavit papírového procesu a všechny dokumenty byly převedeny do elektronické formy.