Skupina Savencia hledala spolehlivého partnera pro digitalizaci další části svého podnikání. 

Tato nadnárodní výrobní společnost má v Praze Shared Service centrum, které poskytuje účetní servis sesterským společnostem v zemích UK, Nordic a DACH regionu. Rovněž zpracovává finanční agendu pro Českou republiku, Slovenkso a Maďarsko. Do Prahy tedy přicházejí naskenovaná a vytěžená data ze zahraničí k dalšímu zpracování.

Cílem bylo najít efektivní řešení pro automatizované vytěžování faktur pro region Velké Británie, Norska, Dánska a Švédska, výhledově také DACH region. 

Řešení IXTENT

Savencia si vybrala IXTENT jako nezávislého specialistu a implementátora. IXTENT se neomezuje jediným výrobcem softwaru, má pestré portfólio partnerské spolupráce a zkušenosti ze stovek projektů v desítkách zemí světa. Pro roll out finančního řešení byla zvolena osvědčená platforma Kofax Capture a jeho nadstavba Transformation Modules pro automatizaci procesu přijímání faktur. 

Transformační moduly Kofax (KTM) zjednodušují transformaci obchodních dokumentů do strukturovaných elektronických informací.

Tento software pro extrakci dat ověřuje data ze záhlaví, vytěžuje množstevní a řádkové položky z dodavatelských faktur (datum, sumu aj.), aby se snížily náklady na ruční zadávání dat a snížily výjimky z automatického zpracování.

Naskenované faktury – respektive extrahované informace z dokladů – systém importuje do SAP. V rámci vytěžování se systém sám trénuje a rozvíjí, je takzvaně samoučicí. S každou další fakturou, je spolehlivnější, vytěžuje čím dál více efektivněji dle svých zkušeností (míra úspěšnosti extrakce bývá 90-95 %).

IXTENT rozšířil standardní funkcionalitu systému o speciální logiku, která dopočítává určené hodnoty. Zaměstnanci tedy nemusí provádět součty manuálně, což jim šetří čas, ve kterém se mohou věnovat odbornější práci.

V rámci implementace tohoto finančního řešení byla doinstalována i skenovací stanice pro region UK.

Přínosy řešení

Přínosem řešení je jednoznačná a prokazatelná úspora lidské práce a financí automatizací procesu fakturace. Mezi hlavní benefity patří:   

  • Snížené provozní náklady díky systému pro správu dokumentů.
  • Výrazné zkrácení hodin strávených tříděním dokumentů podle typu a ručním vkládáním dat do aplikací.
  • Rychlé převedení papírových nestrukturovaných dat do elektronické podoby na data vhodná k integraci do obchodních procesů.
  • Zvýšená produktivita zaměstnanců (zaměstnanci se mohou věnovat činnostem s přidanou hodnotou pro firmu, místo aby marnili čas manipulací s dokumenty a zadáváním dat).
  • Vylepšená kvalita a konzistence dat.
  • Nástroj pro ověřování správnosti informací z procesu digitalizace, čímž se sníží počet výjimek pro následné zpracování.

Další vývoj 

Savencia si velmi dobře uvědomuje přidanou hodnotu automatizace firemních procesů. Nemarní čas a peníze na manuální práci svých zaměstnanců, co lze, řeší automatizovaně skrze softwarové nástroje.

Jak se realizoval projekt v době „korontény“? 

Na slovíčko s realizačním týmem IXTENT:

Odpovídali: 

  • Hana Horálková, Project & Resource Manager 
  • Jakub Demovič, Account Manager 
  • Juraj Harašta, Technical Consultant
  • Jakub Hájek, Technical Consultant

Čím byl tento projekt výjimečný?

HH: Celý projekt byl vedený virtuálně – tj. od Kick Offu přes dodávku až po akceptaci. 

Takže jste se s týmem klienta vůbec neviděli?

HH: Až na výjimku v obchodě ne. Projektové řízení, technické konzultace a implementace proběhly on-line.

JD: Klienta jsem viděl jen při presalu, ale projekt samotný započal až v době „korontény“. 

Jak se o nás klient vůbec dozvěděl?

JD: Našel si nás na webu, a kontaktoval nás přímo.

Jaké jsou výhody vzdáleně řešeného projektu?

HH: Úspora času na cestování, ale ztráta možnosti osobního kontaktu s klientem.

A naopak – nevýhody projektu vedeného vzdáleně?

JD: Jako obchodník preferuji osobní setkání, to kamera nenahradí. Ale v IXTENT jsme všichni plně vybaveni a připraveni na on-line. Tento projekt je toho důkazem. Nepotřebujeme se s klientem nutně vidět, vše zvládneme na dálku.

HH: Setkávání přes různé platformy je neosobní. Občas se může stát, že nás při velkém vytížení komunikačních nástrojů pozlobí síť, ale s klientem se tomu zasmějeme a projekt běží dál.

JHa: Žádné odlišnosti nevidím, technické nastavení systémů bych řešil i v době mimo „koronténu“ rovněž vzdáleně. I všechny statusy projektu jsme řešili bezproblémově na dálku.

JHá: U bezproblémového projektu této velikosti bych jako konzultant nemusel přijít se zákazníkem do přímého kontaktu ani za normální situace, za mě tedy také žádná změna.