V TOS VARNSDORF jsme realizovali další projekt, který rozšířil předcházející „Agendu obchodního případu“, a to o agendu „Servisní volání.“ Cílem tohoto projektu bylo maximálně zautomatizovat a zefektivnit proces při výjezdech montérů. Za tímto účelem bylo vytvořeno workflow a použit nástroj ModuleSuite.

V předchozím projektu „Agenda Obchodního případu“ jsme v TOS VARNSDORF implementovali CSP od OpenText. V současném projektu jsme řešení pouze rozšířili o agendu „Servisní volání“. Implementace probíhala 09/2022–04/2023.

Ve snaze co nejvíce zautomatizovat a urychlit proces při výjezdech montérů bylo řešení postaveno na workflow (WF), které běží přímo v DMS. Jako výchozí pomůcka při tvorbě tohoto WF posloužila navržená mapa od TOS VARNSDORF. K automatizaci byl také použit nástroj ModuleSuite (AnswerModules), který poskytuje rozšířenou funkcionalitu pro systém DMS. Bez funkcionality (AnswerModules) by nebylo možné proces dle požadavků zákazníka uskutečnit.

Popis procesu WF:

  • Workflow spouští technik manuálně přímo z business workspace konkrétního servisního volání pomocí tlačítka. Poté vybírá hlavního montéra servisního zásahu.
  • Montér si otevře danou úlohu ve workflow a vybírá kolegy, kteří se s ním výjezdu zúčastní, a dále jazykovou mutaci, ve které budou formuláře generované.
  • Po výběru počtu montérů se generují ve workflow montážní výkazy pro evidenci pracovních hodin.
  • Hlavní montér ve workflow vyplňuje formulář se všemi potřebnými údaji, které se poté doplňují do jednotlivých formulářů.
  • Poté, co montér vyplní všechny potřebné údaje, ukáže formulář zákazníkovi a nechá jej podepsat. Podpis se automaticky doplní do generovaných formulářů.
  • Po podepsání a vygenerování formulářů se emailem odesílají na zákazníka potřebné dokumenty.
  • Poté, co montér potvrdil odeslání a zákazník podepsal dokumenty, se workflow posune na vedoucího, který tyto dokumenty zkontroluje a potvrdí jejich správnost ve workflow.
  • Workflow dále pokračuje na referentku, která zkontroluje dokumenty, zpracuje je do interní dokumentace a potvrdí ve workflow, že je vše zpracováno. Po potvrzení referentky workflow končí a dokumenty se nahrají do konkrétního umístění v DMS.
  • Technici na servisním zásahu využívají přenosné zařízení (tablety a chytré telefony) s nainstalovaným produktem OpenText Content Server Mobile.

Projekt „Servisní volání“ dodával pětičlenný tým na straně IXTENTu pomocí vodopádového přístupu. V současné chvíli probíhá analýza a přípravy na zahájení implementace další agendy „Smluvní dokumentace“.