Popis situace

Společnost GECO, a.s. využívá DMS řešení OpenText Content Suite Platform (dále jen „CSP“) jako centrální elektronický archiv/úložiště dokumentů, primárně zaměřený na efektivní práci HR oddělení. Stávající řešení však vyžadovalo rozšíření o nový dokumentový scénář pro Evidenci dokumentace pro prodejny a velkoobchody.

Představení zákazníka

Společnost GECO, a.s. (dále jen „GECO“) působí na českém trhu již od roku 1991. Je nepostradatelným hráčem v dovozu tabákových výrobků a kuřáckých potřeb v České republice. Její dominance v oboru spočívá v komplexní distribuci a velkoobchodním prodeji, který pokrývá celý národní trh. Paralelně k tomu rozvíjí síť specializovaných prodejen „TABÁK – TISK“, které nabízejí nejen široký sortiment tabákových výrobků a kuřáckých potřeb, ale i periodický tisk, jízdenky MHD, příjem sázek pro loterijní společnosti a výplatu výher.

Rozvoj společnosti se nezastavil na hranicích České republiky. Od roku 2000 expanduje i na slovenský trh a od roku 2010 se etablovala i na německém trhu.

Důvody, které vedly zákazníka k rozšíření stávajícího DMS řešení:

  • Dokumenty prodejen a velkoobchodů byly ukládány nesystémově v různé struktuře ve více úložištích, tj. nebyly centrálně dohledatelné a jejich nalezení zabralo hodně času.
  • Nebylo jasné, zda dané dokumenty vůbec existují, kde jsou uložené, kde je jejich poslední platná verze a zda jsou dokumenty platné.
  • Nebylo nijak řešeno bezpečné uchování dokumentů dle zákonných předpisů pro případ kontroly a jejich pravidelná skartace dle zákona.
  • Přístup k dokumentům nebyl nijak ošetřen komplexnějšími přístupovými právy, tj. citlivé dokumenty mohly být přístupné i nerelevantním osobám.
  • Nebyla evidovaná historie práce s dokumenty, tj. bylo obtížně zjistitelné, co se s dokumentem dělo v minulosti.

Cílem projektu bylo:

  • Zefektivnit ukládání a vyhledávání dokumentů.
  • Zajistit jasnost a transparentnost existence dokumentů, jejich umístění, platnosti a historie úprav.
  • Umožnit bezpečné uchování dokumentů dle zákonných předpisů pro případ kontroly a jejich pravidelnou skartaci dle zákona.
  • Implementovat komplexní řízení přístupových práv a sledování historie práce s dokumenty.
  • Reportovat dokumenty s končící platností a neuložené povinné dokumenty.

Představení řešení

Návrh řešení se zaměřil na co největší automatizaci a předvyplnění údajů (atributů) k nově nahrávaným dokumentům k jednotlivým pobočkám.

Obrázek 1: Logická struktura a členění

Byly vytvořeny šablony s předdefinovanými atributy, jako je typ dokumentu a informace o pobočce (například číslo pobočky nebo její umístění). Uživatelé následně vkládají dokumenty do připravených složek, odkud se automaticky dědí atributy ze složky. Na uživatelích je pouze vyplnění specifických informací o dokumentu.

Na příkladu úvodní obrazovky lze vidět vyhledávací masky, které umožňují efektivní vyhledávání dokumentů díky vyplněným atributům a hlavní složkové struktuře. Každá pobočka je v systému realizována jako „Business workspace“, pod nímž si lze představit digitální prostor, ve kterém se shromažďují informace ke konkrétnímu objektu v DMS.

Obrázek 2: Úvodní obrazovka po přihlášení uživatele

„Business workspace“ se vytváří pomocí předem nadefinovaných šablon.

  • Při vytváření se uživateli zobrazí dialogové okno, ve kterém vyplňuje požadované atributy z kategorie „Pobočka“.
  • Po vyplnění atributů a kliknutí na tlačítko „Save“ vznikne nová pobočka v adresáři „Pobočky“.

Obrázek 3: Vytvoření maloobchodní pobočky

Šablona má předdefinované uživatelské rozhraní, kde v horním řádku je vidět cesta, ve které pobočce a složce dané pobočky se uživatel nachází.

  • Při otevření pobočky uživatelé vidí dvě záložky: Přehled a Dokumenty.
  • V přehledu uživatelé vidí tři dlaždice, které poskytují informace o:
    • vedení pobočky a jejich zaměstnancích,
    • pobočce (např. lokalita, rok založení, druh pobočky atd.),
    • procházení složkovou strukturou dané pobočky (stejné jako záložka „Dokumenty“).

Obrázek 4: Zobrazení pobočky a informací týkajících se dané pobočky

Další dodané funkcionality zahrnují hlídání platnosti dokumentů, kontrolu chybějících dokumentů a dynamické změny oprávnění dle uživatelských skupin v Active Directory. Původní dokumenty uložené na souborovém systému byly migrovány do DMS a přitom byly vyplněny atributy u jednotlivých dokumentů.

Původní dokumenty uložené na souborovém systému byly migrovány do DMS a přitom byly vyplněny atributy u jednotlivých dokumentů.

Závěr

IXTENT úspěšně naimplementoval řešení dle zadání zákazníka. Přínosy řešení se mu podařilo promítnout do zákazníkovy technologie. GECO se tímto stále více posouvá do segmentu digitální společnosti.

Vyjádření zákazníka

Konzultanti a vývojáři splnili požadované zadání a předali funkční rozšíření stávajícího DMS systému. Kromě samotného systému jsme také obdrželi dokumentaci a postupy pro migrace dalších dokumentů. Popisovaný projekt se také rozšiřoval o dynamické změny oprávnění – organizační struktura společnosti GECO se rychle vyvíjí a potřebujeme na vývoj reagovat i v DMS systému.

Vyzdvihnul bych dobré řízení projektu a velkou ochotu přizpůsobovat zadání podle přicházejících požadavků. Všichni měli zájem na úspěšném dokončení projektu podle potřeb GECO.