Proč DMS

DMS - systém pro správu a oběh dokumentů

Většina činností, které ve firmě probíhají, je spojena s dokumenty - správa dokumentů je tedy oblastí, která může výrazně ovlivnit výsledky a efektivitu chodu firmy.
Každý, kdo ve společnosti - bez ohledu na její velikost - pracuje s určitými dokumenty, po nějaké době zjistí, že jejich organizace vyžaduje poměrně výrazné úsilí, pokud chce zajistit, aby byl v dokumentech řád a byly sdílené, tedy přístupné těm uživatelům, kterým přístupné mají být. Celá problematika je ještě složitější v okamžiku, kdy se stejnými dokumenty pracuje více lidí nebo se jedná o dokumenty, u kterých je nutné sledovat historii vzniku spolu s jednotlivými verzemi.

S rostoucí dobou potřebnou pro vyhledání požadované informace klesá hodnota této informace a mnohdy se stává, že dokumenty jsou raději opakovaně vytvořeny nežli opakovaně využity, což má velký dopad na efektivitu práce s dokumenty a informacemi.

Všechny výše uvedené činnosti a negativní důsledky z nich pramenící lze minimalizovat, nebo i zcela odstranit využíváním systému pro správu a oběh dokumentů - DMS. Práce s informacemi dnes tvoří jednu z nejdůležitějších částí činnosti firmy a tak není divu, že i document management (správa dokumentů) nabývá na významu, a pokud je rozumně nasazen, může představovat znatelnou konkurenční výhodu.

Základem DMS jsou dokumenty a jejich spojení s procesy

V první řadě je třeba si říci, že pojem dokument v pojetí DMS neznamená pouze klasický kancelářský papír s určitým textem, tak jak si jej při vyslovení tohoto slova představí většina z nás. Dokument je také soubor v elektronické podobě bez ohledu na jeho formát. Nejčastěji se setkáváme s formáty kancelářských aplikací MS Office, ale dokument může být také e-mail, zvukový nebo video záznam, technický výkres, fax atd. Všechny tyto objekty jsou nositelé informací, které jsou vytvářeny, modifikovány, sdíleny, zpracovávány a ukládány.

Dokumenty lze rozdělit na strukturované a nestrukturované. Strukturované jsou v podobě různých tabulek a databázi, které je velmi snadné elektronicky zpracovávat. Nestrukturované jsou jejich přesným opakem. Aby bylo možné tyto nestrukturované dokumenty, které jsou však také nositeli velmi důležitých informací, efektivně a rychle zpracovávat, vznikly DMS systémy, které spojují tyto dokumenty s reálnými "business" procesy.

Zpracování dokumentů v rámci jednotlivých procesů se za podpory DMS stává mnohem rychlejší a efektivnější. Pro DMS také jednoznačně hovoří poměr mezi množstvím výše uvedených typů dokumentů a informací, které jsou ve firmách zpracovávány: 10 % strukturovaných oproti 90 % nestrukturovaných informací.

Základní funkcionalita

Základním principem DMS je umožnit efektivně spravovat a sdílet jakékoliv dokumenty nebo informace. Toho je docíleno v první řádě implementací bezpečného centralizovaného úložiště.

Nad tímto úložištěm běží aplikace DMS, která uživatelům nabízí širokou funkcionalitu pro zpracování dokumentů a zároveň tato aplikace řídí přístup k dokumentům podle nastaveného autorizačního konceptu, čímž je zamezeno zneužití informací při jejich sdílení.

Mezi základní rysy DMS patří

Přístup do DMS systému je možné zajistit přes webové rozhraní nebo přes DMS klienta instalovaného lokálně. V případě potřeby lze DMS integrovat zcela do prostředí hostitelských aplikací, jako je například ERP systém SAP nebo CRM systémy Siebel, SAP CRM apod.

  • organizace dokumentů do přehledné struktury,
  • automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentů,
  • podpora práce více uživatelů s jedním dokumentem - funkce check in / check out,
  • efektivní vyhledávání dokumentů,
  • podpora vytváření standardizovaných dokumentů, přenos dat do dokumentu,
  • vytváření dynamických pohledů na dokumenty,
  • podpora elektronického schvalování a uvolňování dokumentů,
  • správa firemních šablon dokumentů,
  • evidence historie práce s dokumenty,
  • publikace dokumentů na intranet,
  • podpora převodu papírových dokumentů do elektronické podoby (skenování).

Oblasti využití

Podle procesů a jejich vazeb na dokumenty můžeme oblasti využití DMS rozdělit na tři části:

Dokumenty tvoří výstup určitého procesu - DMS nabízí podporu pro vznik a správu dokumentů během jeho celého životního cyklu. U těchto dokumentů se zároveň vyžadují funkcionality pro elektronické schválení dokumentu před jeho uvolněním. Do této části mohou spadat všechny dokumenty, které ve firmě vznikají - objednávka, žádanka, smlouvy, podklady pro poptávky a nabídky, směrnice, dopisy klientům, informace pro web, projektová dokumentace atd.

Dokumenty jsou vstupem, kterým proces startuje - zde DMS primárně řeší evidenci dokumentu, jejíž součástí je obvykle i jeho naskenování a následné schválení, realizované pomocí elektronického oběhu dokumentů (workflow). Příkladem této skupiny mohou být například příchozí faktury, které jsou zaevidovány, prochází procesem schválení a poté jsou zaúčtovány. Obzvláště u těchto dokumentů je třeba zajistit bezpečnou archivaci a zamezení jejich změny, protože na jejich základě firma provádí své činnosti, které musí být zpětně prokazatelné. Kromě faktur sem můžeme zařadit veškeré příchozí dokumenty. Na archivaci všech příchozích dokumentů je postaveno například řešení spisové služby. V bankovním sektoru mohou být na tomto principu zpracovávány požadavky klientů na různé platební operace, v pojišťovnách podklady pro vypořádání škodní události apod.

Dokumenty podporují dané procesy - do třetí skupiny spadají například veškeré dokumenty, které zaměstnanci potřebují jako podklad pro plnění svých pracovních úkolů. Pro tyto dokumenty je důležité, aby byly snadno dostupné a vyhledatelné. V podstatě se jedná o bezpečný archiv dokumentů, který tvoří většina dokumentů z prvních dvou skupin, které již byly zpracovány a uzavřeny, nicméně musí být pracovníkům stále k dispozici. V rámci firmy jde většinou o aktuální interní předpisy, podepsané smlouvy, odeslané nabídky, schválené objednávky nebo faktury, ISO dokumentace a další.

Výše uvedené rozdělení je však velmi zjednodušené. Obvykle se tyto oblasti vzájemně prolínají a jednotlivé dokumenty a procesy jimi prochází napříč. DMS zároveň přináší řešení pro bezpečnou archivaci všech dokumentů, které jsou jeho součástí, což zajišťuje přístup k těmto informacím i za mnoho let. Systémy DMS jsou velmi flexibilní a jejich customizací je možné je upravit a přizpůsobit konkrétním požadavkům zákazníka.

Závěr

V současné době si stále více firem uvědomuje, že DMS je způsob, jak dát určité věci v organizaci do pořádku. Už se nejedná pouze o firmy, které dokumentaci řídit musí a potřebují to prokazatelně doložit, ale jedná se i o firmy, které tímto způsobem optimalizují své vnitrofiremní postupy a procesy. Nelze jednoznačně říci, kdo DMS potřebuje a kdo ne. Přínosem bude pro všechny společnosti. Spíše jde o to, v jakém rozsahu je tento systém nasazen. Největší přínos lze logicky očekávat při nasazení na klíčové procesy firmy nebo na procesy, se kterými je spojeno nejvíce dokumentů, které je třeba efektivně zpracovávat a bezpečně archivovat. To mohou být jasné a vyčíslitelné položky. S řešením DMS jsou však spojeny i tzv. nevyčíslitelné nebo těžko vyčíslitelné přínosy, které nemusí být ihned po nasazení tak zřetelné, ale mohou se projevit až po delší době využívání DMS (např. spokojenost zákazníků, ale i vlastních zaměstnanců apod.)