(klient nechtěl být jmenován)

Počáteční situace klienta

Společnost se potřebovala procesně vyčlenit od zbytku skupiny, tuto změnu bylo nutné provést v extrémně krátkém čase.

Obsahem projektu byla migrace řešení pro zpracování dodavatelských faktur od společnosti Kofax/ReadSoft. V rámci migrace měl být proveden upgrade všech uvažovaných komponent na nejnovější verze produktů Invoices a Process Director (upgrade přes šest verzí softwaru).

Řešení IXTENT

IXTENT navrhl společnosti migraci a upgrade řešení. Řešení se skládá ze SAP části (Kofax ReadSoft Process Director), která má za cíl optimalizovat proces zpracování dodavatelských faktur, a OCR části (Kofax ReadSoft Invoices), která zajištuje automatické rozpoznávání a vytěžování dat. Zaměstnanci firmy nemusí s tímto řešením manuálně přepisovat faktury do SAP, nemusí pečlivě kontrolovat obsah každé faktury – v systému běží automatické kontroly vůči datům v SAP, schvalovací proces je elektronický a má pevný řád. Toto automatizované řešení přináší snížení nákladů na administrativní proces o 50 a více procent.

Obrázek: Výhody řešení Kofax ReadSoft Proces Director

Jak to celé funguje? Popis procesu vytěžování faktur…

Veškeré přijaté daňové doklady (faktury) jsou přijímány ve formě PDF souborů jako přílohy e-mailových zpráv. Jakmile se v daných e-mailových schránkách objeví nová e-mailová zpráva, je extrahována její příloha a ta následně zpracována vytěžovacím enginem. Jakmile je dokončeno vytěžení dat, jsou data společně s obrázkem faktury poslána do verifikačního modulu. V této chvíli dochází k jediné činnosti, která se od uživatelů OCR řešení očekává – formální kontrola obrazů daňových dokladů oproti příslušným vytěženým údajům v modulu Verify. Po schválení (eventuálně zamítnutí) daňového dokladu dochází k přenosu dat do SAP systému.

Vytěžení dat z obrazu daňového dokladu je prováděno na pozadí bez účasti uživatele. Doklad je připraven v modulu Verify řádově několik vteřin poté, co byl řádným způsobem zpracován jobem pro vytahování příloh e-mailových zpráv a vytěžen. Základem interpretace je identifikace dodavatelů a s tím spojených šablon daňových dokladů. Tato identifikace probíhá na základě tří údajů – loga dodavatele, IČ dodavatele (pro tuzemské) nebo VAT dodavatele (pro zahraniční) a bankovního účtu dodavatele. Pokud dojde ke shodě v jednom ze zmíněných údajů mezi vytěženými daty z obrazu daňového dokladu a uloženými údaji v šabloně daňového dokladu pro odpovídajícího dodavatele, pak je daná šablona vybrána a na jejím základě je provedeno kompletní vytěžení dat pro daného dodavatele (uplatňují se jednotlivá pravidla pro vytěžování jednotlivých polí z obrazu daňového dokladu).

K větší úspěšnosti přispívá samoučící se systém tohoto produktu.
Pokud bude daňový doklad od určitého dodavatele zpracován poprvé, vytvoří se pro něj šablona pro rozpoznání – obsluha modulu Verify musí dát této šabloně daňového dokladu jméno.
Správný výběr šablony je kritický pro úspěšnost vytěžení. Proto se šablony optimalizují v modulu Optimize, aby bylo dosaženo co největší úspěšnosti identifikace dodavatele a vytěžených dat.

Obrázek: Verifikace daňového dokladu/ukázka vytěžení údajů z faktury

Přínosy řešení

Společnost si koupila poměrně drahé řešení „jen“ pro nižší desítky tisíc faktur procesovaných ročně, přesto se jim investice vyplatila. Měřitelná návratnost investice je v tomto případě jeden a půl roku, to se rovná úspoře platu dvou účetních (úspora 50 % nákladů na lidské zdroje).

Průběh spolupráce

Projekt se obešel bez komplikací, byl zdárně dodán v požadovaném zrychleném termínu. Štěpán Švec, Account Manager v IXTENT, k projektu podotkl: „Projekt byl dokončen ve velmi krátkém čase díky rychlé součinnosti obou zúčastněných stran, IXTENT má jako jeden z mála dodavatelů kompetenci a zkušenost s tímto výjimečným technickým řešením.“

Hana Horálková, Project Manager v IXTENT, k projektu doplnila: „Práce na projektu mě obohatila o další zkušenosti v oblasti licenčních práv, díky projektu jsem měla možnost poznat úžasné lidi, se kterými byla čest spolupracovat, budu se těšit na případnou další spolupráci.“

Pokud chcete i Vy ušetřit a zefektivnit svůj firemní proces dodavatelských faktur, kontaktujte tým IXTENT na adrese: sales@ixtent.com