IXTENT Smart Document Flow

Co je IXTENT Smart Document Flow?

Bezkonkurenční produkt společnosti Ixtent, jenž funguje jako mezičlánek mezi DMS (systémem pro správu podnikového obsahu /OpenText Content Suite/) a informačními vstupy. Rozhraní samotného DMS je pro řadu firem nedostatečné, proto společnost Ixtent vyvinula vlastní komponentu inspirovanou potřebami zákazníků. Smart Document Flow nabízí užitečné široce konfigurovatelné nadstavbové funkce, které jsou mimo možnosti samotného DMS. A které to jsou?

Animace produktu

Hlavní přínosy:

GDPR: nastavení Records Management klasifikace (určení pravidel
výmazu dokumentů); dovoluje logický i fyzický výmaz dokumentů;
umožňuje nastavení práv pro jednotlivé skupiny dokumentů či uživatelů
podle typu; lze omezit vstup i výstup dat podle volajícího;

Umožňuje řešení kolizí ve jménech souborů;

Umožňuje aplikaci časového razítka na dokument (časovým
razítkem se opatřují dokumenty, u nichž je třeba doložit, že pochází
z určitého systému a nikdo je za určenou dobu nezměnil);

Umožňuje elektronické podepisování dokumentů;

Je rozšiřitelný pomocí doplňků (pokud chce zákazník připojit
jakýkoliv svůj software, je to možné);

Provádí VIRUS scan na vstupu, napojí se na antivirový software
firmy.

Řešení dále umožňuje:
Business logiku při práci s dokumenty (umístění dokumentu v systému, vypočtení hodnot metadat,
přiřazování kategorií, používání dokumentových typů – DMS nemá typologii dokumentů);

Validaci dat (validuje data na vstupu), aplikace může odmítnout irelevantní dokumenty, zajišťuje tedy
správná/dohledatelná data, SDF rovněž říká, co je na datech špatně (DMS ne);

Umožňuje úpravy proklientského charakteru (vložení jiných typů dokumentů na vstupu);

Optimalizační přístup systému (vyvažování zatížení systému distribucí skrze možné dostupné prostředky).

Licenční ujednání:

Produkt IXTENT Smart Document Flow je licencován na prostředí a existují pro něj dva typy licencí - Basic a Enterprise. Basic licence je omezena možností instalace SDF pouze na 1 serveru a 1 milionem průchozích transakcí za rok. Enterprise licence není nijak omezena z pohledu počtu serverů, na nichž je SDF v rámci jednoho prostředí nainstalován, ani z pohledu počtu průchozích transakcí. Prostředím máme na mysli komplexní architekturu konkrétního řešení. Tedy složitější architektura jednoho řešení ve scénáři vysoké dostupnosti zahrnující instalaci jednotlivých komponent (Content Server, Archive Server, Directory Services, atd.) na více serverech je stále jen jedním prostředím. Oproti tomu i jednoduché instalace dvou oddělených řešení v jednom datovém centru (např. dva oddělené DMS systémy používané nezávisle dvěma různými společnostmi ze stejné skupiny) jsou dvěma prostředími. Průchozí transakcí máme na mysli jedno volání některé z funkcí rozhraní (upload dokumentu, download dokumentu, download metadat dokumentu, aktualizace metadat, atd.), v rámci něhož může být provedena jedna nebo více operací (klasifikace, antivirový sken, elektronické podepsání, apod.). Možnost instalace na vývojové a testovací prostředí je zahrnuta v licenci.

Ukázka prostředí: