Přečtěte si: Jak ulehčit systému SAP archivací historických dat?

Rostoucí objem dat produktivního systému SAP s sebou přináší řadu problémů. Na první pohled jsou patrné hlavně dopady pro administrátora: náročná správa, neúměrně dlouhé a nákladné zálohování a potřeba pravidelného rozšiřování hardwarové kapacity. Zásadní a přímý dopad má ale i na běžné uživatele, frustrované zbytečně dlouhou dobou odezvy systému.

Pravidelná archivace dat jako preventivní řešení

Většina firem začíná hledat řešení, až když už se příznaky zahlceného systému plně projeví a začnou ochromovat chod celé firmy. Nechat dojít situaci tak daleko je ale zbytečné – řešením je pravidelná, preventivní archivace dat. Ta umožní přenést historická data mimo databázi produktivního systému SAP a zároveň zachová možnost k nim v případě potřeby přistupovat z původního systému. Kromě toho pokrývá legislativní požadavky na archivaci nejen účetních dokladů.

Co je datová archivace?

Systém SAP produkuje dva druhy dat, jejichž archivace je vyžadována legislativou:

Transakční data

Protože je k datům z uzavřených účetních období přistupováno pouze zřídka nebo výjimečně, není důvod, proč je udržovat v databázi produktivního systému a připravovat tak prostředí na projev symptomů popsaných v úvodu článku. Zavedením procesu pravidelné archivace, který je nativně podporován systémem SAP, jsou historická data seskupena do tzv. archivačních objektů a přenesena do digitálního archivu. Archivovaná data jsou i nadále dostupná z prostředí SAP prostřednictvím příslušných archivačních objektů.

Tiskové výstupy

Dokumenty generované systémem, jako jsou faktury, objednávky a dodací listy, typicky vytváří SAP pomocí rozhraní pro tiskové výstupy. Tyto dokumenty jsou ale ve své původní podobě po odeslání protistraně nedohledatelné. S řešením pro archivaci odchozích dokumentů jsou dokumenty v okamžiku tisku automaticky uloženy do digitálního archivu ve stejné podobě, jako byly odeslány protistraně a jsou programově provázány s příslušnými transakčními daty v SAP. Jejich zobrazení je pak umožněno přímo v kontextu dat systému SAP. Protože jsou ale tato data uložena mimo databázi systému, nedochází k nárůstu velikosti produktivního systému. Obdobným způsobem lze digitalizovat a připojit k příslušným SAP dokladům i příchozí papírové doklady získané od protistrany.

Dlouhodobé a bezpečné uložení dat pomocí EMC Centera

Řešením pro dlouhodobé ukládání dat s certifikovanou garancí jejich neměnnosti představuje EMC Centera od společnosti EMC. EMC Centera je přímo ideálním a důvěryhodným produktem pro budování digitálních archivů, neboť splňuje ty nejpřísnější technické i legislativní nároky a požadavky.

Hlavní přínosy úložiště EMC Centera

Revoluční technologie Centera významně omezuje provozní náklady díky svým unikátním schopnostem automatické správy a konfigurace pro zajištění integrity a bezpečnosti dat. Systém Centera si vysloužil uznání ve svém oboru jako první diskové médium pro ukládání dat WORM (write once, read many).

Jedná se o úložné zařízení kategorie CAS (Content Addressed Storage), kde jsou uložené dokumenty přístupné výhradně skrze programové rozhraní pomocí speciálního identifikátoru, odvozeného z jejich obsahu matematickou hash-funkcí. Uživatel ani nemá možnost zjistit, kde přesně v úložišti je který dokument fyzicky uložený a nemůže k němu přistoupit z pohledu souborového systému. Jelikož jsou jednotlivé dokumenty identifikovány na základě svého obsahu, je už samotnou technologií zabráněno ukládání duplicitních dat.

Tato úložiště jsou vhodná zejména pro dlouhodobé ukládání neměnných dat s ohledem na přísné legislativními požadavky. Změna dokumentu na tomto druhu úložiště totiž automaticky vyvolá změnu jeho identifikátoru-adresy. Právě s ohledem na legislativu však taková úložiště bývají často provozována v režimu, jenž změnu dat po nastavenou dobu, a to ani jejich výmaz, neumožňuje.

Na úložišti lze definovat samostatné virtuální pooly pro různé aplikace s vlastními přístupovými právy a parametry uložení dat (možnost výmazu dat, časový zámek výmazu dat). Archivní server společnosti OpenText umí zařízení EMC Centera využívat dvojím způsobem: buď k ukládání jednotlivých dokumentů (vhodné pro data oblasti HR), nebo ve formě ISO imagů v rámci tzv. virtuálního jukeboxu, což je výhodné pro hromadnou archivaci tiskových sestav nebo daňových dokladů. Ve srovnání s úložištěm typu SAP Content Server dále Archivní server společnosti OpenText doplňuje možnosti archivace na úložiště EMC Centera o následující prvky: replikaci dat na druhé úložiště ve vzdálené lokalitě, šifrování uložených dat, použití časových razítek.

Úložiště Centera verze 4GLP obdrželo 22. 12. 2011 certifikát č. ATS-20111202 dle ISO/IEC25051 v rozsahu funkcionality dané §§ 68, 69a zákona č. 499/2004 Sb., §§ 16, 17 a 18 vyhlášky č. 191/2009 Sb. a v bodech 3.1, 4.2 a 4.3 Národního standardu pro el. systémy spisové služby.